Алгоритм действий, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Определите:
- количество дней неиспользованного отпуска;
- продолжительность расчетного периода;
- заработок сотрудника за расчетный период;
- средний дневной заработок;
- итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Рассчитайте компенсацию по особым правилам, если в расчетном периоде сотруднице выплачивали премии или у нее менялся размер зарплаты.
Как рассчитать средний дневной заработок для компенсации за отпуск при увольнении после декрета
Порядок расчета среднего дневного заработка для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении декретницы зависит от того, полностью сотрудница отработала расчетный период или нет. Также от этого зависит и размер выплаты при увольнении после декретного отпуска по собственному желанию.
Если учет рабочего времени сотрудника ведется в днях, определите количество рабочих дней, которое приходится на период сохранения среднего заработка. Фактическое количество рабочих дней определите по производственному календарю. Если же сотрудник работает по индивидуальному графику, рабочие дни определите по этому графику. Об этом вы можете подробно прочитать в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
В случае, если расчетный период сотрудница отработала полностью, чтобы определить средний дневной заработок нужно сумму фактически начисленной за расчетный период заработной платы разделить на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней (29,3).
Обратите внимание, что сумму заработка за расчетный период считают в особом порядке (ч. 4 ст. 139 ТК, абз. 1 п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Какие выплаты включать в расчет суммы заработка, рассказали эксперты Системы Главбух.
Формула для расчета среднего заработка для компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении по собственному желанию после отпуска по уходу за ребенком или после декрета ниже:
Средний дневной заработок, если период отработан полностью | = | Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка | : | 12 мес. | x | 29,3 |
С 1 января 2023 года пособия выросли за счет нового расчетного периода (2022 и 2021 годы), повышения федерального МРОТ до 16 242 руб. С 1 февраля 2023 года пособия увеличены за счет ежегодной индексации, коэффициент — 1,119 (постановление Правительства от 30.01.2023 № 119). Новые минимальные и максимальные размеры смотрите в таблице.
Расчетный период отработан не полностью
В случае, если расчетный период отработан не полностью, знаменатель будет представлять собой сумму слагаемых:
Средний дневной заработок, если период отработан не полностью | = | Заработок, начисленный за расчетный период | : | ( | 29,3 | x | Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода | + | Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце) | ) |
Если какие-то месяцы в расчетном периоде отработаны полностью, в знаменателе они будут отражены как произведение числа таких месяцев и среднемесячного числа календарных дней (29,3). Прочие слагаемые — расчетные величины количества учитываемых календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце.
Обратите внимание, что при расчете необходимо учитывать исключаемые периоды и выплаты. О том, какие периоды необходимо исключить, рассказали эксперты Системы Главбух.
Для расчета показателя за один не полностью отработанный месяц следует количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, разделить на количество календарных дней месяца и умножить на 29,3 (абз. 3 п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце рассчитайте по формуле:
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце |
= |
29,3 |
: |
Количество календарных дней месяца |
x |
Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце |
В последний день работы сотрудника выплатите ему окончательный расчет и компенсацию за неиспользованный отпуск. Также выдайте сотруднику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, выписку из персонифицированных данных о физлицах, копию раздела 3 расчета по страховым взносам, а также сведения из подраздела 1.2 раздела 1 и выписку из подраздела 2 раздела 1 формы ЕФС-1, если сотрудник имеет право на досрочную пенсию.
Как посчитать количество неиспользованных дней отпуска для компенсации за отпуск при увольнении после декрета
Для расчета количества дней неиспользованного отпуска при увольнении после декрета нужно знать:
- стаж работника, дающий право на ежегодный отпуск;
- количество фактически использованных календарных дней отпуска.
Количество дней неиспользованного отпуска за один рабочий год определяем по формуле:
Количество неиспользованных календарных дней отпуска | = | Количество дней отпуска в году (28 календ. дней) | : | 12 мес. | х | Количество полных отработанных месяцев | - | Использованные календарные дни отпуска |
За полный отработанный месяц принимайте период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключите. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169.
При расчете отпускного стажа следует учитывать положения статьи 121 ТК. В ней перечислены периоды, которые засчитывают в отпускной стаж, и периоды, которые из него исключают. О том, какие периоды нужно исключить, рассказали эксперты Системы Главбух.
При увольнении после отпуска по уходу за ребенком до 3 лет для расчета компенсации учтите, что период отпуска по беременности и родам нужно включать в отпускной стаж, а период отпуска по уходу за ребенком до полутора или трех лет из него нужно исключить. Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 28 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, и статьи 121 ТК.
То есть за время отпуска по беременности и родам, а это 140 календарных дней или 5 месяцев, сотрудница заработает 11,67 календарного дня ежегодного основного оплачиваемого отпуска (28 календ. дн. : 12 мес. × 5 мес.). А за период отпуска по уходу за ребенком она не заработает ничего.
Справочник по отпускам в 2023 году
Пример 1. Расчет количества неиспользованных дней отпуска, если сотрудник проработал в организации более 11 месяцев
А.С. Кондратьев работает в организации с 15 апреля. Ему положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
16 октября следующего года Кондратьев уволился. Ежегодный отпуск он ни разу не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер определил так.
С 12 по 25 января Кондратьев был в отпуске без сохранения зарплаты (14 календарных дней). Данные 14 дней надо учитывать при расчете стажа для отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 121 ТК). Значит, в первом рабочем году сотрудник трудился все 12 месяцев и за этот год ему положена полная компенсация. То есть количество неиспользованных календарных дней отпуска за первый рабочий год – 28.
За второй рабочий год сотрудник отработал меньше 12 месяцев (с 15 апреля по 16 октября). Поэтому за этот год бухгалтер рассчитал ему пропорциональную компенсацию. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска в этом году, бухгалтер определил, что количество полных отработанных (рабочих) месяцев в период с 15 апреля по 16 октября равно шести:
с 15 апреля по 14 мая;
с 15 мая по 14 июня;
с 15 июня по 14 июля;
с 15 июля по 14 августа;
с 15 августа по 14 сентября;
с 15 сентября по 14 октября.
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет два (с 15 по 16 октября). Это меньше половины рабочего месяца. Поэтому при расчете компенсации их не учитывают.
Количество неиспользованных дней отпуска за второй рабочий год бухгалтер определил так:
28 дн. : 12 мес. × 6 мес. = 14 дн.
Итого количество дней, за которые нужно выплатить Кондратьеву компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, составило:
28 дн. + 14 дн. = 42 дн.
Учтите, что обнаружив ошибку в расчете компенсации за отпуск, ее размер придется определить заново. Занизив по ошибке сумму, доплатите сотруднику разницу (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Суммы же, излишне выданные, удержите из его зарплаты. При этом стоит учитывать, что по общему правилу вычесть из зарплаты можно не более 20 процентов от зарплаты (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Бывает, что сумма удержания превышает такой лимит. Тогда самый простой вариант для организации – взять с сотрудника письменное согласие (ст. 137 ТК РФ). Для этого оформите приказ, и пусть увольняемый поставит в нем свою подпись. Если человек не согласен вернуть излишне выплаченные суммы добровольно, их можно взыскать в судебном порядке (ст. 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ).
Пример 2. Расчет количества неиспользованных дней отпуска, если сотрудник проработал в организации менее 11 месяцев
В.К. Волков работает в организации с 21 ноября. Сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
27 февраля следующего года Волков уволился. Ежегодный отпуск он не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер определил так.
Сотрудник отработал в организации менее 11 месяцев (с 21 ноября одного года по 27 февраля следующего года). Поэтому ему положена пропорциональная компенсация. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что количество полных отработанных (рабочих) месяцев равно трем:
с 21 ноября по 20 декабря;
с 21 декабря одного года по 20 января следующего года;
с 21 января по 20 февраля.
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет семь (с 21 по 27 февраля). Это меньше половины рабочего месяца (28 дн. : 2). Поэтому при расчете компенсации они не учитываются.
Бухгалтер рассчитал количество неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить Волкову компенсацию, так:
28 дн. : 12 мес. × 3 мес. = 7 дн.
Сотрудникам, которые увольняются после 1 января, выдавайте на два документа меньше, чем обычно. Теперь для них не надо оформлять справку по форме № 182н и выписку из СЗВ-М. Подробности читайте ниже.
Как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении после декрета
Компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, – это средний заработок сотрудника (ст. 127, 114 ТК). Неважно, ведете учет рабочего времени сотрудника в днях или ему установлен суммированный учет рабочего времени. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск в связи с увольнением считайте по формуле:
Компенсация за неиспользованный отпуск в связи с увольнением |
= |
Средний дневной заработок |
× |
Количество неиспользованных дней отпуска |
МРОТ при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении учитывайте, если средний месячный заработок сотрудника, который отработал полную норму рабочего времени, оказался меньше минимума. Об этом сказано в пункте 18 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.
Среднедневной заработок считайте по формуле:
Средний дневной заработок |
= |
Заработок, начисленный за расчетный период |
: |
12 |
: |
Среднемесячное число календарных дней (29,3) |
Для расчета среднего дневного заработка из МРОТ формула такая:
Средний дневной заработок из МРОТ |
= |
МРОТ на дату выплаты компенсации |
: |
Среднемесячное число календарных дней (29,3) |
После этого определяйте размер компенсации исходя из количества календарных дней отпуска.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту