Когда понадобятся документы
Помещение, в котором расположены офис компании или производство, нуждается в ремонте. Нанимать для этого стороннюю компанию порой не имеет смысла – все то же самое, но за меньшие деньги могут сделать свои же рабочие.
Сумму, потраченную на ремонт, можно списать в расходы сразу в полном объеме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Так поступить можно и в случае, когда помещение арендованное. Только основанием здесь уже будет пункт 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Конечно, при условии, что собственник помещения не возместил вашей компании стоимость ремонта.
Организацией и сметой ремонтных работ займутся управленцы. Главная же забота бухгалтера – оформить бумаги так, чтобы налоговики не придрались и не приняли текущий ремонт за модернизацию или реконструкцию. Ведь при ремонте затраты можно списать сразу, а при реконструкции (модернизации) – через амортизацию.
Еще одна опасность – доначисления по НДС. Если инспекторы во время проверки решат, что ремонт относится к строительно-монтажным работам, то могут начислить налог на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Разница между ними есть, и вот какая: ремонт основного средства не увеличивает стоимость и не изменяет первоначальные свойства объекта в отличие от строительно-монтажных работ, в результате которых либо возникает новый объект, либо изменяются первоначальная стоимость и свойства существующего. Второе возможно в случае достройки, реконструкции, модернизации. По крайней мере такое мнение высказали чиновники из Минфина России еще в 2003 году и придерживаются его до сих пор (письмо от 5 ноября 2003 г. № 04-03-11/91) То есть, к примеру, теплый склад в результате ремонта не может превратиться в столовую. И это должно быть четко зафиксировано в ваших документах. Перечень бумаг, которые подтвердят обоснованность ваших затрат на ремонт, можно увидеть ниже.
Как лучше оформить бумаги
Остановимся подробнее на двух актах – о сдаче-приемке выполненных работ и о списании материалов.
Первый документ докажет налоговикам, что переданные материалы были потрачены действительно на ремонт (см. образец ниже). Это убережет вас от доначислений по налогу на прибыль. В нем же нужно зафиксировать объем, в котором были произведены работы согласно утвержденной смете или отклоняясь от нее. Так как работы будут передаваться внутри предприятия, то их стоимость в акте сдачи-приемки указывать необязательно. Лучше сделать это в акте на списание материалов, который вы составите уже на основании первого документа. См. пример того, как составить акт.
Акт сдачи-приемки ремонтных работ. Образец
Акт на списание материалов. Образец
Ну и конечно, общее правило для всех бумаг, составленных в произвольной форме: в документе должны присутствовать все реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В данном случае обязательным реквизитом будут подписи всех членов комиссии, которая будет принимать работы или списывать материалы.
О чем еще нужно не забыть
Вы оформили все документы по учету расходов. Но это еще не все. Не забудьте привести в порядок бумаги на отремонтированное помещение (или другое основное средство). А именно:
– оформить акт о приеме-сдаче отремонтированного объекта основных средств по форме № ОС-3 (в нем также нужно указать вид ремонтных работ и их стоимость);
– внести данные о выполненных работах в инвентарную карточку по форме № ОС-6.
Эти документы докажут налоговикам, что деньги потрачены на текущий ремонт
1. Дефектная ведомость и приказ директора о проведении ремонта. О том, как лучше составить дефектную ведомость, мы писали в статье «Ведомость, которая подтвердит правомерность расходов компании на ремонт» (опубликвана в журнале «Главбух» № 4, 2010).
2. Накладные от поставщиков материалов.
3. Смета расходов, ведомости по зарплате сотрудников, занятых в ремонте.
4. Акт о списании израсходованных материалов.
5. Внутренний акт о приемке-сдаче выполненных работ.
6. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (по форме № ОС-3).
7. Бухгалтерская справка (в ней можно указать общую стоимость ремонта: заработную плату рабочих, сумму страховых взносов, расходы на материалы и пр.).
8.Накладная о перемещении материалов. Последний документ может быть типовым. Например, требование-накладная по форме № М-11, если ремонт проводится на той же территории, что и склад материалов. Или накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) в случае, когда ТМЦ использовались в другом месте.