Правила расчета НДФЛ зависят не только от налогового статуса работника, но и от того, где он получил доход — в России или за рубежом. Разберемся, как считать НДФЛ с доходов ваших работников, которые уехали из РФ.
Памятка от Системы Главбух: как определить ставку для расчета НДФЛ>>
Сотрудник уехал за границу
Если сотрудник выполняет свои трудовые обязанности на территории иностранного государства, НДФЛ с его доходов удерживать не нужно. И тут не важно, является он налоговым резидентом РФ или нет (письмо Минфина от 07.07.2022 № 03-04-05/65409). Но есть важное условие: рабочее место не просто находится за рубежом, а это прямо указано в трудовом договоре (образец 1). Только в этом случае налоговики признают, что зарплата, которую вы выплачиваете, относится к доходам от источников за пределами России (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). И если сотрудник не является налоговым резидентом РФ, он заплатит налог с дохода, полученного от российского работодателя, в той стране, где работает.
Образец 1. Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)
Изучайте в Системе Главбух: как удержать НДФЛ с зарплаты сотрудника-иностранца >>
Если окажется, что в России сотрудник пребывал не менее 183 дней в течение календарного года, платить НДФЛ с его доходов придется здесь. Однако внести налог в бюджет должен сам работник (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК). Ведь с даты вступления в силу допсоглашения о смене места работы российская компания не является налоговым агентом в отношении доходов дистанционщика. Такой же подход применяйте в отношении выплат по гражданско-правовым договорам.
Контролировать, где именно сотрудник трудится, в обязанности работодателя не входит. Главное, как в трудовом договоре указано место работы. Но чтобы вас не обвинили в преднамеренном занижении НДФЛ, обяжите работника информировать компанию о пересечении границы (образец 1). Представленные им сообщения подтвердят факт переезда в другую страну.
Эксперты Системы Главбух помогут ответить на вопрос: как вернуть излишне удержанный НДФЛ и отразить в бухучете>>
Если гражданин фактически выполняет работу за рубежом, но место работы у него указано на территории России, удерживайте НДФЛ в общем порядке. Иначе налоговая инспекция оштрафует компанию по статье 123 НК (схема).
Схема. Как платить НДФЛ при дистанционной работе
Заметим, что работодатель не обязан вносить изменения в трудовой договор и менять в нем место работы на заграничный адрес. Более того, против таких договоров выступают в Минтруде. Работнику можно отказать в просьбе изменить трудовой договор в связи со сменой места пребывания. Но тогда придется самостоятельно контролировать его налоговый статус. Иначе есть риск недоплатить НДФЛ.
Минтруд против трудовых договоров на дистанционную работу за границей
В Минтруде против дистанционных трудовых договоров с сотрудниками, которые работают за границей, потому что положения трудового законодательства действуют только на территории России (письма от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245 и от 07.08.2015 № 17-3/В-410). По мнению Минтруда, это достаточное основание для отказа работнику вносить изменения в трудовой договор в части места работы. На его запрос о причине отказа ответьте так: в связи с невозможностью соблюдения требований действующего законодательства.
С таким подходом можно поспорить. Трудовой кодекс не содержит прямого запрета заключать трудовые договоры с работниками, которые проживают за пределами РФ (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 14.05.2021 № 77/7-13019-21-ОБ/10-17963-ОБ/18-1356). На расчет НДФЛ эти противоречия не влияют. Для исчисления НДФЛ нужно руководствоваться только НК.
Как проверить налоговый статус для НДФЛ
Сотрудник утратил статус налогового резидента РФ, но место работы формально указано в России
Если дистанционный сотрудник перестал быть налоговым резидентом РФ, при выплате очередного дохода пересчитайте НДФЛ с начала года по ставке 30 процентов и обнулите все предоставленные вычеты. Определите, какую сумму НДФЛ с доходов работника нужно удержать дополнительно. При этом ежемесячно из каждой зарплаты или среднего заработка удерживайте сумму НДФЛ за текущий месяц и часть недоудержанного ранее налога с учетом общего ограничения в 20 процентов от суммы зарплаты, причитающейся к выдаче на руки после удержания из нее текущего НДФЛ. Для удержания НДФЛ с иных выплат ограничений нет (письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@).
Если налоговый статус еще может измениться до конца года
С месяца, в котором сотрудник стал нерезидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 30 процентов. Налог за прошлые месяцы пока не пересчитывайте.
Как налоговому агенту рассчитать НДФЛ
Если до конца года не получится полностью удержать НДФЛ, исчисленный с доходов работника по ставке 30 процентов, сообщите об этом в налоговую инспекцию и работнику (п. 5 ст. 226 НК). НДФЛ доплатит он сам на основании налогового уведомления.
Пример
Пересчет НДФЛ после утраты статуса налогового резидента РФ
Сотрудник в марте покинул Россию и по договоренности с администрацией работает удаленно. При этом никаких изменений в трудовой договор стороны не вносили. В сентябре 2022 года он утратил статус налогового резидента РФ. Оклад работника — 70 000 руб., никаких других выплат работник не получал.
Как посчитать НДФЛ?
Решение
При выплате зарплаты за сентябрь бухгалтер рассчитал НДФЛ по ставке 30 процентов. Налог к уплате за сентябрь — 21 000 руб. (70 000 руб. × 30%), зарплата на руки — 49 000 руб. (70 000 – 21 000).
Долг по налогу за период с января по август — 95 200 руб. [70 000 руб. × 8 мес. × (30% – 13%)]. Доудержать из зарплаты за сентябрь бухгалтер может дополнительно 9800 руб. (49 000 руб. × 20%). Разницу он удержит с выплат за следующие месяцы до конца года. А если их не хватит, бухгалтер сообщит в ИФНС и работнику о невозможности удержать налог.
Как заполнить 6-НДФЛ на работника-иностранца
Контролировать налоговый статус работников и подрядчиков обязан налоговый агент. И тут есть риски. Дистанционные сотрудники не всегда уведомляют о смене места проживания. Пока данные из миграционной службы не поступают в налоговую в автоматическом режиме. Но такой проект уже разработан. Сейчас налоговики сами запрашивают миграционную службу о фактах пересечения физлицом границы РФ. Если проверяющие выяснят, что по итогам года сотрудник перестал быть налоговым резидентом, компании, которая это не учла при расчете НДФЛ, грозит доначисление налога.
Чтобы избежать лишних расходов, пропишите в трудовом договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка условие о том, что сотрудник обязан уведомить работодателя в случае выезда за рубеж, а также после возвращения домой. Также обяжите работника предоставлять вам сведения о каждом пересечении границы (образец 2).
Образец 2. Трудовой договор (фрагмент)
Как видим, безопаснее указать в трудовом договоре фактическое место работы дистанционщика, чем делать вид, что он трудится на территории РФ. Это позволит и НДФЛ не удерживать, и за налоговым статусом не следить. Выгодно это и самому работнику. Правда, скорее всего, со следующего года платить налог придется.
Какой штраф за неуплату НДФЛ налоговым агентом
Доходы дистанционных работников будут облагаться НДФЛ, даже если они работают из заграницы
Чиновники решили «вернуть» НДФЛ в Россию. Удерживать налог нужно будет независимо от того, где человек выполняет работу. Это пропишут в новых подпунктах 6.2 и 6.3 пункта 1 статьи 208 НК.
Выплаты «зарубежным» сотрудникам будут считаться доходами от источников в России. Компании обяжут удерживать с них НДФЛ по ставке 13 или 30 процентов. Из какой страны и по какому договору (трудовому или гражданско-правовому) работает человек на российскую компанию, не важно.
Сотрудник уехал в долгосрочную загранкомандировку
Командированный продолжает оставаться работником и место его работы находится в России. Поэтому средний заработок за время командировки является его доходом от источников в нашей стране (письма Минфина от 26.03.2018 № 03-04-05/18898, ФНС от 13.07.2016 № ОА-3-17/3228@). Следовательно, со среднего заработка за время длительной загранкомандировки организация должна удержать НДФЛ.
Ставка налога зависит от того, как долго ваш сотрудник пробудет в командировке. Если он утратит статус налогового резидента, ставка составит 30 процентов, если нет — 13 процентов.
Кроме среднего заработка, за каждый день поездки работнику полагаются суточные, которые не облагаются НДФЛ в пределах норм. Поэтому есть риск, что налоговики увидят схему: компания маскирует работу за границей под командировку, чтобы часть зарплаты заменить на суточные.
Не удерживайте НДФЛ с выплат, перечисленных в статье 217 НК, независимо от того, кто является их получателем. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Умный график отпусков на 2024 год: как составить, заполнить и утвердить
- Когда суд обвинит работодателя, объявившего работнику взыскания, в злоупотреблении
- Как организовать пропускной режим с тестированием
- Отгул в ТК РФ: что это такое, как предоставляют и оформляют
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту