В статье вы можете узнать ситуации с подотчетными, в которых чаще всего путаются коллеги. Проверьте, не допускаете ли вы такие ошибки.
Справочник от Системы Главбух: как оформить и учесть выдачу подотчета>>
Выдают подотчет посторонним
Подотчет выдают, чтобы «физик» потратил деньги на нужды компании. Но одной деловой цели недостаточно. Выдать деньги под отчет можно только штатнику либо «физику», с которым у компании заключен ГПД (п. 5, 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Если выдать деньги, к примеру, родственнику сотрудника, такая выдача не будет считаться подотчетом. Причем даже если родственник потратит средства на нужды организации.
Пример
Генеральный директор снял деньги с расчетного счета и передал их под отчет своему родственнику, который не состоял ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях с компанией. Несмотря на то что деньги были потрачены на хозяйственные нужды компании, инспекторы сочли сумму доходом директора, которым он распорядился по своему усмотрению, и доначислили страховые взносы. Суд с ними согласился (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023).
Если выдадите деньги посторонним из кассы, инспекторы признают это нарушением кассовой дисциплины. Штраф — до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП).
Сотрудники передают друг другу подотчетные
Передавать деньги от одного подотчетника к другому нельзя. Такой порядок не предусмотрен в Указании № 3210-У. Прежде всего передача налички между подотчетниками — это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП). Ведь выдавать подотчетные можно только из наличной выручки или денег, снятых со счета. Но, даже если выдавали деньги на карту, перекидывать их между сотрудниками рискованно. Отчитаться о выдаче подотчетных должен именно тот сотрудник, который получил деньги, а остаток вернуть в компанию. Для этого он составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы от своего имени.
Если работник сам решил не тратить деньги, а поручить покупку другому, средства все равно нужно вернуть в компанию. А затем деньги нужно выдать на основании приказа или заявления уже другому работнику. Если сотрудник, который изначально получил деньги, не отчитается или не вернет всю сумму в компанию, выданные ему средства налоговики могут приравнять к доходам, начислить НДФЛ и взносы.
В Системе Главбух вы найдете гид по проводкам. Как учесть расчеты с подотчетными лицами в примерах и проводках
Сотрудник возвращает деньги, и их сразу передают другому
Речь идет о ситуации, когда сотрудник взял деньги под отчет, отчитался о тратах и вернул неиспользованный остаток в кассу. Эти деньги кассир сразу выдает под отчет другому работнику. Это нарушение кассовой дисциплины. Выдавать деньги под отчет в общем случае можно только из наличной выручки. То есть из денег, которые поступили в кассу в качестве оплаты за проданные товары, работы, услуги (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Если наличной выручки нет, деньги нужно снять с расчетного счета, а затем выдать под отчет. Что касается остатка подотчетных, их нужно положить на счет компании в банке, снять оттуда и только потом выдавать заново (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). Поэтому, если, кроме возвращенного подотчета, нет других средств в этот день, выдавать новый подотчет не стоит.
Какие документы оформить для подотчета
Не выдают деньги сотруднику, если за ним висит долг за прошлый аванс
Нет никаких ограничений для выдачи подотчета сотрудникам, которые не отчитались по предыдущему авансу. Есть лишь одно требование — сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в срок (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но даже если работник задерживает авансовый отчет, это не мешает выдать ему новую сумму.
Вы вправе установить свои сроки для выдачи денег подотчетникам и представления авансовых отчетов. Закрепить сроки можно в локальных актах или в приказе директора. Общеустановленный срок отсутствует. Исключение — командировки. Отчитаться о командировочных расходах сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749).
Памятка от Системы Главбух: какие проводки в бухучете при выдаче подотчета из кассы >>
Не исчисляют НДФЛ и взносы по прощенному подотчету
Руководство может решить не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым тот не отчитался. Например, если сотрудник потратил деньги на нужды компании, но не смог подтвердить расходы документально. Прощенные суммы, которые не нужно возвращать, — это доход «физика», и с него исчислите НДФЛ (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210, п. 4 ст. 226 НК). Удержать НДФЛ с подотчетной суммы нужно с ближайшей выплаты, например зарплаты (письмо Минфина от 27.05.2022 № 03-04-06/50088). На сумму прощенного сотруднику долга начислите взносы (письмо Минфина от 18.10.2019 № 03-15-06/80212).
Что делать, если сотрудник не вернул подотчет
Подотчет на карту выдают без заявления
Вы вправе выдавать подотчет на любую личную карту сотрудника. Причем на безналичную выдачу не распространяются правила из Указания № 3210-У. Из-за этого некоторые коллеги не берут заявления у сотрудников или не оформляют приказ руководителя, чтобы выдать подотчет на карту. Это рискованно. Без документов средства могут посчитать доходом работника, начислить НДФЛ и взносы.
Чтобы выдать подотчет на карту, оформите приказ или возьмите у работника заявление. В документах должны быть реквизиты карты. Это может быть и зарплатная карта (письма Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В платежке укажите конкретные цели и основания для перечисления. К примеру, «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных нужд компании».
Под отчет можно выдать любую сумму денег, никаких ограничений в законодательстве не установлено. Организации и ИП вправе определить максимальную сумму подотчета самостоятельно. Ее можно прописать в локальном нормативном акте, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами, или указать в приказе (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Документы, которые необходимы, чтобы оформить расчеты с подотчетниками
- Как проверить документы от подотчетников
- Разъяснения судей о том, кому нельзя давать деньги под отчет
- Приказ на подотчетных лиц в 2024 году: 10 образцов под скачивание
- Как подстраховаться, если переводите подотчетные на зарплатные карты сотрудников