«У нас довольно большой ежедневный обмен документами внутри холдинга, хотим упростить. Мы слышали, что сейчас есть какие-то программы, которые позволяют обмениваться документами, в том числе первичными, в электронном виде и при этом еще обеспечивать их юридическую силу. Что это за программное обеспечение и что потребуется, чтобы перейти на такой электронный документооборот?..»
Андрей, вы правы. Сейчас в IT-индустрии активно развивается новое направление: SaaS (Software as a service – программное обеспечение как услуга, или веб-сервис). При его использовании компаниям нет необходимости что-либо разрабатывать, достаточно подключиться к готовому интеренет-сервису и пользоваться им за определенную ежемесячную плату. В вашей ситуации подойдет интернет-услуга электронного документооборота.
Компания «СКБ Контур» в данный момент запускает один из таких сервисов – «Контур DiaDoc». Абонентская плата за его использование составляет от 2000 до 15 000 рублей в год для каждой компании – участника документооборота в зависимости от количества пересылаемых документов.
После того как вы решите технический вопрос с электронным документооборотом, можно приступать к обеспечению юридической значимости документов. Это гарантируется наличием электронной цифровой подписи и соблюдением регламентов работы с ней (Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).
Для формирования ЭЦП вам потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и сертификат ЭЦП. Стоимость СКЗИ зависит от количества необходимых рабочих мест (в среднем 500–700 рублей за каждое место).
Сертификат ЭЦП выпускается удостоверяющим центром. Организация собственного удостоверяющего центра обойдется компании примерно в 3,5 млн рублей, а его обслуживание – порядка 500 тыс. рублей в год. Услуги же стороннего удостоверяющего центра стоят всего от 2 до 4 тыс. рублей в год за сертификат.
Темы: