Работник не отчитался о подотчетных суммах в положенный срок и получил средства снова. Контролеры в таких ситуациях штрафуют организацию, но судьи отмечают, что административная ответственность за это не предусмотрена.
Календарный год на авансовый отчет. Руководитель должен утвердить приказ, в котором будут перечислены сотрудники, ответственные за закупку материальных ценностей. Только они могут брать средства под отчет. В приказе оговорите сроки, на которые выдаются деньги. Это поможет компании обезопасить себя от претензий проверяющих. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного советом директоров ЦБР 22.09.93 № 40, работник должен отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги. Если такой срок не установить, проверяющие могут счесть, что работники должны отчитываться по полученным авансам в тот же день. Деньги можно выдавать только сотрудникам, уже отчитавшимся за более ранние авансы. Хотя административная ответственность за нарушение этого правила не предусмотрена (см. постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.11.08 № А56-5137/2008).
Если работник не отчитался в срок, полученные средства не считаются его доходом, т.к. в использовании подотчетных денег нет экономической выгоды, а значит, нет и объекта обложения НДФЛ. Если авансовый отчет не представлен вовсе или сдан с опозданием, налоговые агенты, не включившие соответствующую сумму в доход работника, имеют шансы на положительное решение суда (см. постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.11.08 № А66-4549/2007). Но стоит учитывать следующее. Если работник не отчитался об использовании средств до конца года, к нему не переходит право собственности на эту сумму, но возникает право распоряжаться ею. Следовательно, подотчетная сумма признается его доходом и с нее нужно удержать НДФЛ.
Темы: