Идеальные условия в приказе о подотчете, которые защитят от споров. Новые правила ведения кассовых операций не требуют от компании составлять приказ о расчетах с подотчетными сотрудниками. В то же время есть смысл и в этом году утвердить такой документ, а в нем предусмотреть как минимум пять правил, которые упростят работу. Приводим наиболее оптимальные формулировки приказа.
Основание для выдачи аванса под отчет
Идеальная формулировка: «Кассир выдает работнику деньги под отчет по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».
На проверке это условие в приказе компанию ничем не защищает, ведь оно закреплено непосредственно в новых правилах ведения кассовых операций (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). Но большинство работников этих правил не читали. Ознакомив их с приказом, работодатель избежит лишних объяснений с сотрудниками.
Состав подотчетных сотрудников
Идеальная формулировка: «Подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдал деньги под отчет».
В новом приказе не стоит приводить перечень всех сотрудников. Тогда при приеме новых работников или расширении штата не понадобится вносить в документ изменения. Достаточно сказать, что подотчетником становится любой, кому выдан аванс.
Срок, на который может быть выдан аванс
Идеальная формулировка: «Максимальный срок, на который кассир имеет право выдавать деньги работнику под отчет, составляет 45 календарных дней. Конкретный срок в пределах этого периода руководитель утверждает в надписи на заявлении работника».
По новым правилам руководитель вправе ставить на заявлении любой срок выдачи подотчетных. Вместе с тем свои полномочия по подписанию заявлений директор может передать другому работнику, например своему заму. Чтобы регламентировать его действия, в договоре можно предусмотреть максимальный срок, на который зам может разрешить выдать аванс. Это условие также обоснует, почему в заявлениях большой разброс по срокам. Например, один работник получает деньги на два дня, а другой – на полтора месяца. Так как эти периоды входят в общий лимит, вопросы у проверяющих вряд ли возникнут.
Особенности выдачи подотчетных руководителю компании
Идеальная формулировка:«При выдаче подотчетных денежных средств руководителю в заявлении отражаются сумма наличных и срок, на который они выдаются, собственноручную разрешительную надпись на заявлении руководитель не делает».
Оговорка об особенностях заявления руководителя оградит от претензий в том, что в документе нет разрешительной надписи (см. материал на стр. 6).
Срок утверждения авансового отчета
Идеальная формулировка:«Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства, или со дня выхода на работу. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его представления работником. Руководитель утверждает авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его проверки бухгалтерией. Кассир производит расчет с работником по авансовому отчету в течение пяти рабочих дней после его утверждения».
Новое Положение № 373-П требует, чтобы руководитель установил сроки проверки, утверждения авансового отчета, а также расчетов по нему. Ограничений нет – сроки могут быть какими угодно большими. Это защитит компанию на случай, если работник, которому долго не возвращали перерасход, потребует компенсацию за несвоевременный возврат.
Ответственный за исполнение приказа сотрудник
Идеальная формулировка:«Контроль по исполнению положений данного приказа, а также ответственность за ознакомление с приказом работников компании возложить на главного бухгалтера Петрову А.П».
В приказе имеет смысл определить сотрудника, который ознакомит всех сотрудников с порядком выдачи подотчетных, а также проследит, чтобы он исполнялся. Это необязательное условие, но так будет проще контролировать порядок получения авансов сотрудниками.
Темы: