Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника, в рекомендации рассказали эксперты Системы Главбух.
Когда платить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году
Когда работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах использует личный транспорт, ему полагается за это компенсация (ст. 188 ТК РФ).
Чтобы получить компенсацию, работник подает заявление. К нему прилагает копию свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. В допсоглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если нужно. Когда этот срок истечет, прекратите выплачивать компенсацию.
Как определить размер компенсации за использование личного автомобиля в 2020 году
Размер компенсации определяется по соглашению сторон трудового договора. Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.
Для компенсации за использование личного автомобиля предусмотрены нормы списания по налогу на прибыль.
Нормы списания для расчета налога на прибыль установлены в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Предельный размер компенсации следующий:
- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц;
- при использовании мотоцикла – 600 руб. в месяц;
- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
Для расчета компенсации используйте данные:
- износа и срока полезного использования машины;
- интенсивности использования;
- о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ.
Чтобы посчитать износ, используйте правила бухучета по амортизации автомобилей от экспертов Системы Главбух.
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание можно рассчитать по формуле:
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание в месяц |
= |
Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов |
: |
12 |
Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.
Как в бухучете отразить компенсацию за использование личного транспорта
В бухучете компенсацию за использование работников автомобиля в служебных поездках отразите проводкой:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 73
- начислили компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника.
- Пример:
-
В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.
Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.
В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. х 18 дн. = 939 руб.Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:
Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях: НДФЛ и взносы в 2020 году
Компенсация за использование автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы с нее также не начисляют (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но напомним, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник.
Чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и ФСС, подготовьте документы:
- соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
- копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
- копия паспорта транспортного средства (ПТС);
- путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
- кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
- приказ о выплате компенсации.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году