Организации, которые расположены в районах Крайнего Севера, должны оплатить своим сотрудникам проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно. В статье вы узнаете правила оплаты проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера.
Эксперты Главбуха рассказали, как оплатить сотруднику проезд к месту отдыха и обратно.
Обязан ли работодатель оплачивать проезд к месту отдыха на севере
По действующим правилам оплата проезда к месту отдыха и обратно в районах Крайнего Севера положена сотрудникам раз в два года. Когда работник может воспользоваться правом на компенсацию проезда к месту отдыха и обратно? Такое право появляется у сотрудника после того, как он отработает полгода у работодателя. На вопрос о том, может ли сотрудник брать компенсацию проезда к месту отдыха и обратно в районах Крайнего Севера 2 года подряд, ответили эксперты Системы Главбух.
Чем регулируется оплата проезда к месту отдыха и обратно
Право сотрудников на льготный проезд к месту отдыха для жителей Крайнего Севера закреплено в статье 325 ТК. Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда регулирует постановление Правительства от 12.06.2008 № 455. Какие районы относятся к территориям Крайнего Севера смотрите в Системе Главбух.
Кому оплачивают проезд в отпуск в районах Крайнего Севера в 2024 году
Итак, кому оплачивается стоимость проезда по территории Российской Федерации к месту проведения очередного ежегодного отпуска? Компании, которые расположены в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, должны оплатить своим сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно не реже, чем раз в два года. О том, надо ли оплачивать дистанционному работнику на Крайнем Севере проезд в отпуск, если компания не в «северном» регионе, рассказали эксперты Системы Главбух.
По общему правилу оплачивать льготный проезд (ст. 325 ТК РФ) к месту использования отпуска и обратно не только своим сотрудникам, но и членам их семей обязаны федеральные учреждения, государственные органы, внебюджетные фонды РФ, которые расположены в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Оплатить проезд нужно и неработающим членам их семей: мужьям, женам, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником. В случае с подопечными детьми действуют другие правила.
У коммерческих компаний обязанность оплатить проезд неработающим членам семей сотрудников возникает, если это предусмотрено во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и тому подобном (ч. 8 ст. 325 ТК). Как в бухучете отразить компенсацию проезда в отпуск «северным» сотрудникам, рассказали эксперты Системы Главбух.
Имеют ли право пенсионеры проживающие в районах Крайнего Севера на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно? Да, им так же, как и другим сотрудникам работодатель должен компенсировать проезд один раз в два года. При этом варианты компенсации могут быть такими:
- предоставление проездных билетов;
- возмещение понесенных расходов.
Об этом сообщает СФР на своем сайте.
Правила компенсации проезда к месту отдыха и обратно
Правила выплаты компенсации проезда к месту отдыха и обратно в районах Крайнего Севера установите в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Если в компании есть профсоюз, учтите его мнение. За основу можно взять порядок компенсации расходов на проезд для госучреждений из постановления Правительства от 12.06.2008 № 455.
Можно использовать механизм для госучреждений из постановления № 455: за первый и второй годы работы право на компенсацию расходов возникает у сотрудника одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы. Как оформить и рассчитать отпуск в 2024 году, рассказали эксперты Системы Главбух.
В дальнейшем возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы – начиная с пятого года работы и так далее (п. 4 Правил, утв. постановлением № 455).
Этими правилами должны руководствоваться только бюджетные организации (ч. 8 ст. 325 ТК). Но если коммерческая компания применит иной порядок, нарушений не будет. Компания вправе установить любые нормы возмещения таких расходов, в том числе в размерах меньших, чем для сотрудников организаций госсферы.
При этом полностью отказываться от компенсации проезда в отпуск для жителей Крайнего Севера либо неоправданно ее занижать нельзя. Работодатель не вправе устанавливать свои правила и компенсировать проезд только частично, например, в части расходов лишь для выезда из района Крайнего Севера или приравненной к нему местности.
Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, нужны как минимум: график, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные. Также могут понадобиться другие документы. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробно обо всем этом читайте в рекомендации Системы Главбух.
Как оплачивается проезд к месту отдыха и обратно в районах Крайнего Севера
Условия получения компенсации за проезд к месту отдыха и обратно в районах Крайнего Севера работодатель устанавливает в локально-нормативных актах.Какие документы нужны для оплаты проезда к месту отдыха и обратно
Оплата проезда в отпуск в районах крайнего севера осуществляется на основании заявления от сотрудника на отпуск с оплатой проезда. Работник подает его не позже, чем за две недели до начала отпуска (п. 11 Правил, утв. постановлением № 455).
Не позже трех рабочих дней до отъезда в отпуск работодатель должен перечислить сотруднику аванс. По возвращению из поездки работник предоставляет оригиналы билетов, посадочных талонов, справки и другие документы, после чего производится окончательный расчет.
Такое четкое правило закрепили в кодексе для тех, кто трудится в федеральном государственном органе, государственном внебюджетном фонде или федеральном государственном учреждении. Такой же порядок можно использовать и коммерческим компаниям, которые располагаются на Крайнем Севере. Как и когда оплатить сотруднику проезд к месту проведения отпуска и обратно, рассказали эксперты Системы Главбух.
Образец заявления на компенсацию расходов за оплату проезда к месту отпуска в 2024 годуПосмотреть образец
Возмещать ли расходы, если билет в отпуск купил супруг сотрудницы
Имущество, нажитое в браке, считается совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 34 Семейного кодекса, п. 1 ст. 256 ГК). Получается, что и банковские карты совместные. Это значит, деньги, снятые с карты мужа сотрудницы, считаются ее расходами.
Затраты сотрудницы на проезд подтвердят слипы и чеки, из которых видно, что деньги были списаны с карты супруга. На всякий случай для подтверждения родства потребуйте у работницы копию свидетельства о браке или страницы паспорта со штампом о браке. Факт перелета подтвердит посадочный талон с отметкой о досмотре.
Минфин считает, что для подтверждения расходов на покупку электронного авиабилета достаточно маршрут-квитанции, в которой есть стоимость перелета. Это документ строгой отчетности, его применяют для расчетов наличными и с помощью банковских карт без применения ККТ (приказ Минтранса от 08.11.2006 № 134). Прикладывать к нему другие документы о расходах не требуется (письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-03-07/93276). Но проблема в том, что некоторые авиакомпании приводят в маршрут-квитанциях не только последние четыре цифры банковской карты, с которой оплачен перелет, но и данные о ее владельце. То есть из такого документа будет видно, что расходы понес не работник.
Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы с компенсации проезда к месту отдыха и обратно сотрудникам районов Крайнего Севера и приравненных к нему территорий
Компенсация расходов сотрудников на проезд к месту использования отпуска и обратно по России не облагается:
-
НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК);
-
взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (подп. 7 п. 1 ст. 422 НК);
-
взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Данные правила действуют независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация. Важно, чтобы компенсация таких расходов была предусмотрена внутренними документами организации.
Компенсация расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно неработающих членов семьи сотрудника не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК, ст. 325 ТК, письма Минфина от 12.08.2014 № 03-04-06/40048, от 08.08.2013 № 03-04-06/31979).
Страховые взносы на компенсацию расходов по оплате проезда к месту использования отпуска и обратно неработающих членов семьи сотрудника не начисляют.
Как отразить в бухучете компенсацию проезда к месту отпуска и обратно
В бухучете начисление компенсации за проезд к месту использования отпуска и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислена компенсация расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.
Расходы сотрудника должны быть подтверждены проездными документами (билетами, багажными квитанциями и т. п.).
Смотрите образцы документов, которые пригодятся для ежегодного отпуска
Для оформления ежегодного отпуска понадобятся общие документы и документы по конкретному сотруднику. К общим документам относят график отпусков, приказ о его утверждении, а также положение об отпусках, если оно есть у работодателя.
Скачать образцы в Системе Главбух
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Резерв отпусков на 2024 год: как создать, рассчитать, учесть
- Отзыв из отпуска по производственной необходимости в 2024 году
- Выход из декрета: заявление, приказ, алгоритм
- Можно ли работать в декрете: как официально оформить по ТК
- Расчёт отпускных в 2024 году по-новому: пример расчета, формула, калькулятор