Сейчас удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении не предусмотрены законодательством и не являются первичными учетными документами. А значит, составлять их бессмысленно. Конечно, если компания будет их оформлять, ей за это ничего не будет. Но использовать их можно лишь для внутренних целей.
Срок поездки теперь подтверждают только проездные документы. Если билеты отсутствуют, то наличие командировочного удостоверения ситуацию уже не спасет. И налоговики наверняка исключат расходы командированного сотрудника из расчета налога на прибыль. Ниже мы привели фрагмент Положения о командировках - 2017.
Положение о командировках образец
Конечно, можно сослаться на то, что налоговые расходы подтверждает не только первичка, составленная в соответствии с законодательством РФ, но и косвенные доказательства (ст. 252 НК РФ). В качестве одного из них может выступать как раз командировочное удостоверение. Но убедит ли такой аргумент проверяющих и судей, сказать сложно.
Если в Положении упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Впрочем, в Трудовом кодексе РФ по-прежнему речь идет о распоряжении (ст. 166 ТК РФ). А по сути речь идет о приказе на командировку. Поэтому чиновники разрешают называть этот распорядительный документ как угодно — распоряжение, решение, приказ. Форму приказа о направлении в служебную поездку стоит оформить в виде приложения к Положению.
Также в Положении о командировках - 2017 стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине. По новым правилам вместо удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку (см. ниже). Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в поездке. К записке надо также приложить путевые листы, чеки на топливо и т. д.
Форму служебной записки можно, как и приказ, оформить в виде приложения к Положению о командировках.
Как правильно оформить авансовый отчет по командировке
Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет по командировке в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.
Командировочное удостоверение больше включать в этот перечень не надо. А вот служебную записку в случае поездки на автомобиле нужно приложить вместе с путевыми листами и чеками на ГСМ. Перечень конкретных бумаг сотрудник приводит в отчете. Если вы используете унифицированную форму № АО-1, то таблица для таких сведений есть на обороте отчета.
Но, как и другую первичку, авансовый отчет можно упростить. К примеру, таблицей с бухгалтерскими записями можно пожертвовать — проводки бухгалтер и так сделает в учетной программе. Расписку тоже можно убрать из формы, ведь работники все равно не хранят у себя отрывную часть отчета. Таблицу с перечнем расходов тоже можно сократить — убрать счета бухучета.
В числе прочего в авансовом отчете нужно указывать суточные. Но их не надо подтверждать первичкой — чеками, квитанциями и т. п. И никаких норм для них не установлено (см. таблицу ниже). Значит, если работник кроме суточных ничего перед поездкой не получил, то можно обойтись без авансового отчета? Это верно только с точки зрения кассовой дисциплины. Чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, авансовый отчет безопаснее составить.
Расходы на поездки, в том числе на выплату суточных, в налоговом учете признают на дату, когда утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если налоговики обнаружат, что этого документа нет, то могут пересчитать налог на прибыль. Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, надо будет в суде (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 3 апреля 2014 г. № А78-4284/2013).
Налоговый учет командировочных
Суточные | Расходы на проезд и жилье |
Уменьшают налоговую базу в размере, установленном внутренними документами компании. Нормативы установлены только для НДФЛ | Уменьшают налоговую базу в полном объеме |
Служебная записка на командировку образец
Работник, который был в служебной поездке на личном транспорте, вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в поездку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.
Нет необходимости перегружать записку лишними сведениями. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.
Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуется привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия. Вот образец служебной записки.
При этом чиновники из Роструда указали, что эта норма распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте (письмо от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1 в ответ на запрос журнала «Главбух»). А порядок проезда на служебном, попутном или арендованном транспорте законодательством не урегулирован. И поэтому его можно установить локальным нормативным актом.
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году