- Из этой статьи вы узнаете:
- Как часто нужно оплачивать дорогу работника
- Обязана ли компания платить за проезд родственников
- Чем можно подтвердить стоимость проезда до границы России
Работодатель прописывает в локальном акте, как он будет компенсировать расходы работника на проезд. Возьмите за основу правила компенсации для федеральных бюджетных организаций. В коммерческих компаниях работники не могут получить меньше этого. Так, любому работодателю нужно оплатить не только билеты на поезд или самолет работника, но и неработающих членов его семьи. Коммерческие компании, которые отказывают возместить расходы родственников, проигрывают в большинстве споров. Но если работник отправит ребенка на море, а сам не поедет, работодатель деньги не вернет. Совместную поездку компенсировать нужно, причем по фактическим расходам.
Компенсируйте проезд не только работнику, но и членам семьи
Работникам-северянам по закону полагается ряд гарантий, в том числе оплата проезда к месту отдыха. Их цель — сделать привлекательней работу в суровом климате и частично нивелировать его воздействие на здоровье. Одна из гарантий — проезд к месту отдыха и провоз багажа за счет компании (ч. 1 ст. 325 ТК РФ, постановление КС РФ от 09.02.2012 № 2-П).
Кроме того, бюджетные организации оплачивают проезд неработающих родственников своих работников. Члены семьи, на которых распространяются льготы — это неработающие супруг и несовершеннолетние дети. Проживать они должны вместе с работником (части 2 – 7 ст. 325 ТК РФ, абз. 24 п. 6 Обзора ВС РФ от 26.02.2014).
Работники коммерческих компаний тоже требуют компенсации за проезд членов семьи. Но с ними не все однозначно.
Оплатите билет и провоз багажа членов семьи, если в локальном акте есть подобная обязанность. При этом учтите, что право на компенсацию у работника и ребенка возникает одновременно. Нельзя в одну часть отпуска получить деньги за себя, а во вторую — за члена семьи (определения ВС Республики Карелия от 26.08.2014 № 33-3200/2014, Архангельского областного суда от 02.04.2015 № 33-1515).
Поездка члена семьи на отдых без работника — частая причина споров. Работники отправляют детей, а сами остаются дома. В этом случае работодатель не обязан возмещать расходы на проезд. Право на компенсацию члена семьи производно от права работника (определение Красноярского краевого суда от 05.11.2014 № 33-10489/2014).
Компенсируйте стоимость поездки, если работник отдыхал с семьей, но выехал с ними к месту отпуска в разные даты. Это следует из ч. 2 ст. 325 ТК РФ, абз. 40 п. 6 Обзора ВС РФ от 26.02.2014,определения Хабаровского краевого суда от 06.12.2013 № 33-7642/2013.
Не отказывайте в компенсации без оснований. Например, ссылаясь на отсутствие свидетельства о рождении ребенка или на то, что он слишком мал для отдельно оплаченного места. Для суда такие доводы неубедительны (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 01.04.2015 № 33-1744/2015).
Коммерческие компании редко включают в локальные акты условие о компенсации для родственников. По их мнению, закон разрешает небюджетным организациям отказать в компенсации неработающим членам семьи. В части 1 ст. 325 ТК РФ говорится о работнике. О родственниках речь идет в частях 2 – 7 нормы, но только в контексте бюджетных организаций. В итоге — регулярные споры с работниками.
По вопросу возмещения расходов на стороне компаний суд Чукотского автономного округа. Дети и неработающие жены, мужья изначально по федеральному законодательству преференций не имеют. Работодатель, который не относится к бюджетной сфере, вправе, но не обязан предусмотреть оплату дороги членов семьи в локальном акте (п. 1.2 Обзора судебной практики за II квартал 2015 года, утв. постановлением Президиума от 29.07.2015).
Но суды других регионов поддерживают работников и взыскивают в их пользу расходы на дорогу. Этой позиции необходимо придерживаться и работодателю. Суды рассуждают так.
Порядок компенсации расходов работодатели прописывают в локальных актах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Он не может ухудшать положение работников по сравнению с установленным законодательством (ч. 4 ст. 8 ТК РФ). В статье 325 ТК РФ есть нормы о компенсации проезда членам семьи федеральным бюджетникам. Значит, и другим категориям работников полагаются аналогичные льготы. Поэтому в акт нужно включить условие об оплате стоимости проезда и провоза багажа родственников работника.
На равных условиях для работников разных сфер (бюджет, не бюджет) настаивает ряд судов. Позиция высказана в определениях Камчатского краевого суда от 01.12.2011 № 33-1531/2011, Иркутского областного суда от 10.06.2013 № 33-4667/2013, от 04.06.2015 № 33-4666/2015, Красноярского краевого суда от 24.06.2013 № 33-5429, Архангельского областного суда от 15.01.2015 № 33-0163/2015, от 07.05.2015 № 33-2015/2015, Хабаровского краевого суда от 18.03.2015 № 33-1650/2015.
Читайте также:
Компенсация проезда для работников
Как учесть компенсацию проезда вахтовику
Компенсацию проезда сотрудника к месту отпуска на чужой машине
Пропишите порядок компенсации и в локальном акте, и в трудовом договоре
Оплата проезда к месту отдыха утверждается документально. Коммерческие компании сами определяют порядок компенсации расходов работников (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Используйте для этого сразу несколько документов. Основные положения пропишите в коллективном договоре и локальном нормативном акте. В трудовом договоре упомяните о компенсации.
Если выберете только локальный акт или только трудовой договор, контролеры могут усмотреть нарушение ч. 8 ст. 325 ТК РФ. В ней документы идут через запятую. На аналогичный нюанс Роструд указал в отношении дней выплаты зарплаты. Их работодатель устанавливает в ПВТР, коллективном и трудовом договорах (ч. 6 ст. 136 ТК РФ, письмо от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1).
Зафиксируйте в локальном акте о компенсации максимум деталей:
- виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
- документы, подтверждающие, что родственник не трудится (трудовая книжка, справка из центра занятости);
- количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию, вместо одного раза в 2 года);
- вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (такси);
- форму заявления о возмещении расходов (сделайте ее приложением к акту);
- порядок выдачи аванса для приобретения билетов, провоза багажа (исходите из примерной стоимости проезда);
- документы, необходимые для получения компенсации (составьте отдельные списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта);
- срок, когда работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию (так вы дисциплинируете персонал);
- порядок расчета компенсации (распишите алгоритмы, учитывая смену видов транспорта, передвижение только по России или выезд (вылет) за границу).
Не копируйте условия акта в трудовой договор. Укажите в нем право работника на компенсацию и сделайте ссылку на положение о компенсации расходов на проезд. Приведите реквизиты акта. Так вы избежите придирок контролеров и дадите работнику максимум нужной информации.
Некоторые работодатели намеренно не регулируют вопросы компенсации. Они считают, что если в локальном акте, коллективном или трудовом договоре нет условий возврата работнику денег, то отдавать их не нужно. Но суды рассматривают это как незаконное лишение права на компенсацию расходов. Такие дела выигрывают работники (определения ВС Республики Коми от 09.02.2012 № 33-604/2012, Иркутского областного суда от 02.09.2013 № 33-7158/13, Хабаровского краевого суда от 20.05.2015 № 33-3107/2015).
Оплата проезда к месту отдыха производится раз в 2 года
Работник может использовать льготу раз в 2 года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Принцип такой: прошло полгода с приема — работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Работодатель оформляет отпуск, работник может попросить компенсировать проезд.
Ждать, когда работник отработает 2 года, нельзя. Это ограничивает его права (определения ВС Республика Саха (Якутия) от 22.10.2014 № 33-3751-14, Иркутского областного суда от 04.06.2015 № 33-4666/2015).
Полозов О. Е. трудоустроился в ООО «Столярка» (г. Мурманск) 21.09.2015. Отпуск можно оформлять с 21.03.2016 и по требованию работника выдавать аванс на проезд. Двухгодичным периодом, когда работник вправе поехать на отдых за счет компании, будет с 21.09.2015 по 20.09.2017.
Не всегда работники используют отпуска полностью. Их разбивают по частям (ст. 125 ТК РФ). Но и в этом случае работник получит деньги один раз в 2 года. Часть 1 ст. 325 ТК РФ другой трактовки не допускает. При этом не важно, что несколько частей отпуска будут предоставлены за один и тот же рабочий год.
Семейным работникам компенсируйте проезд независимо от второго супруга. Нельзя отказать в оплате проезда, если жена работника годом ранее получила компенсацию от своего работодателя. Работодатель контролирует число компенсаций в 2-годичном периоде по своим работникам (определение суда Чукотского автономного округа от 18.12.2014 № 33-204/2014, 2-190/2014).
Супруга Полозова О.Е. получила компенсацию за отдых с ребенком в 2015 году по месту работы. Ее 2-годичный период — с 07.02.2014 по 06.02.2016.
Полозов О.Е. планирует отпуск с ребенком с 25.05.2016. Его 2-годичный период — с 21.09.2015 по 20.09.2017. Он может получить компенсацию за проезд на двоих сейчас или дождаться другого отпуска за указанный период.
Гарантия распространяется исключительно на проезд и провоз багажа в пределах России. Работники-северяне, как и остальные граждане, могут отдыхать в любой точке мира. Но работодатель компенсирует стоимость билетов частично, до государственной границы. Обратный маршрут оплачивайте по аналогичным правилам.
Конкретную сумму, которую нужно вернуть, вы узнаете из справки. Работник получит ее в транспортной организации или туристическом агентстве. Убедитесь, что по документам она вправе продавать авиабилеты на международные линии. Это подтвердит доступ к информации о тарифах авиаперевозчика (апелляционное определение Архангельского областного суда от 20.06.2013 № 33-3586).
Заниматься самостоятельными расчетами опасно. Суд может не принять их, так как работодатель — заинтересованное лицо (апелляционное определение Архангельского областного суда от 30.03.2015 № 33-1424). Если вы не согласны с суммой, представьте другую справку, опровергающую документ работника. Иначе рискуете проиграть дело (апелляционные определения Архангельского областного суда от 15.01.2015 № 33-0163/2015,Иркутского областного суда от 04.06.2015 № 33-4666/2015).
Не ограничивайте размер компенсации локальным актом
Оплата проезда к месту отдыха производится в определенном размере. Чтобы получить компенсацию, работнику нужно подтвердить поездку и расходы на нее. Перелет доказывают электронным билетом и посадочным талоном. Работники нередко теряют талон. Из-за этого работодатели отказывают компенсировать дорогу.
Вместо посадочного талона работник вправе представить справку перевозчика. Тогда у работодателя нет оснований не возместить расходы на проезд (определения Мурманского областного суда от 04.05.2011 № 33-1190-2011, от 02.05.2012 № 33-1063, Красноярского краевого суда от 06.05.2013 № 33-4078/2013, от 18.11.2014 № 4Г-2430/2014, № 33-7841/2014).
Кстати, по мнению Минфина России, справка — адекватная замена посадочного талона для целей налогообложения (письма от 21.09.2011 № 03-03-07/33, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61).
Бывает, что работодатели ограничивают размер выплаты в пользу работника локальными нормативными актами. Например, предусматривают, что независимо от стоимости билетов работник получит ₽ 20 тыс., а каждый неработающий член семьи — по ₽ 5 тыс. Работодатели считают, что допустимы любые нормы возмещения расходов на проезд в отпуск.
Если ограничительное условие обнаружит ГИТ, то обяжет компанию оплачивать проезд в полном объеме. Такое предписание вы не оспорите (определение Иркутского областного суда от 22.01.2015 № 33-405/15).
Но недовольные выплатами работники чаще всего обращаются напрямую в суд. Они требуют взыскать с работодателя фактические затраты на проезд. Суд также не оставит без внимания локальный акт компании или документ администрации субъекта РФ. С ограничительным условием компания проиграет.
Работники выиграли и другие дела, где работодатель не оплачивал дорогу по факту (апелляционные определения ВС Республики Карелия от 18.11.2014 № 33-4395/2014, Хабаровского краевого суда от 28.01.2015 № 33-376/2015, Архангельского областного суда от 07.05.2015 № 33-2015/2015). Поэтому когда определяете размер компенсации, ориентируйтесь на реальную стоимость билетов.