Журнал учета движения трудовых книжек скачать бланк в Word
Образец заполнения журнала учета трудовых книжек скачать в Word
Как вести учет движения трудовых книжек
Учет движения трудовых книжек ведут:
- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша;
- книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, по-другому называется «журнал учета движения трудовых книжек» (образец заполнения - в конце статьи).
Из первой книги учета вы узнаете, как новые бланки трудовых книжек поступили в компанию, когда были заполнены, сколько стоили. В ней приводят серию и номер каждого бланка.
Во второй книге отмечают заполненные трудовые книжки, которые хранятся в отделе кадров. Они поступают из двух источников:
- опытные сотрудники отдают свои документы при приеме на работу;
- новичкам без опыта трудовую оформляет наниматель.
Когда человек увольняется, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей делают запись о том, когда он получил свой документ на руки. Подробный порядок оформления разберем в этой статье.
Кто из сотрудников компании отвечает за ведение книги учета трудовых книжек
Книгу учета движения трудовых книжек ведут кадровики. Если компания небольшая, функции кадровой службы выполняет бухгалтерия.
Сотрудника, ответственного за работу с трудовыми книжками, назначают приказом руководителя. Форма приказа свободная (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Скачать в PDF образец приказа о работнике, ответственном за книгу учета трудовых книжек >>
Скачать в Word бланк приказа о работнике, ответственном за книгу учета трудовых книжек >>
Приказ о назначении ответственного за ведение книги учета трудовых книжек (образец)
Когда ответственного сотрудника приходится менять, передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте укажите ФИО работников и реквизиты каждого бланка. Акт должен подписать и тот, кто сдал документы, и тот, кто их принял.
Скачать в PDF образец акта о передаче трудовых книжек >>
Скачать в Word бланк акта о передаче трудовых книжек >>
Акт о приеме-передаче трудовых книжек (образец)
Если выясняется, что каких-то документов не хватает, оформляется еще один акт о причинах недостачи.
Оформление книги учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме из приложения 3, утвержденного постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. г. № 69.
Титульный лист
На титульном листе книги учета трудовых книжек укажите:
- наименование организации;
- дату, когда завели документ.
Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя, скрепите сургучной печатью или опломбируйте. Если в организации нет сургучной печати, бланк книги учета движения трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).
Чтобы изготовить пломбу, выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки. Дальше сделайте заверительную надпись о том, сколько страниц в книге прошнуровано и пронумеровано. Рядом поставьте подпись и дату. Печать на заверительную надпись нужно поставить так, чтобы часть оттиска заходила на обложку (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 № 589н).
Есть вопрос
Можно ли книгу учета трудовых книжек не заверять печатью?
Отказаться от печатей могут акционерные общества и ООО (ст. 2 и 6 Федерального закона от 7 апреля 2015 № 82-ФЗ). Сведения о печати отражают в уставе.
Если организация отказалась от печати, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них только нумеруйте листы, прошнуровывайте их и заверяйте подписью руководителя организации.
Если организация изменила организационно-правовую форму или название, эти сведения на титульном листе нужно уточнить: зачеркнуть, а сверху указать актуальные данные и «Исправленному верить». Сотрудник, ответственный за книгу учета, заверяет исправления своей подписью и ставит дату. Недалеко от корректировочной записи можно добавить реквизиты свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ новых сведений.
Сведения о движении трудовых книжек
При заполнении книги учета движения трудовых книжек в первой графе проставьте порядковые номера записей. Далее кадровики указывают:
- в графе 2-4 — дату приема на работу или дату заполнения трудовой книжки. Первая дата — для сотрудников с опытом, которые отдали трудовую при трудоустройстве, вторая — по персоналу без опыта;
- графе 5 —фамилию, имя и отчество работника;
- графе 6 —серию и номер трудовой книжки или вкладыша;
- графе 7 —должность (профессия, специальность, трудовая функция);
- графе 8 — место работы — наименование структурного подразделения, в которое принят сотрудник (если указано в трудовом договоре). Если подразделений много, можно указать еще и вышестоящее (например, «отдел бухгалтерия, сектор оперативного учета»).
- графе 9 —реквизиты приказа о приеме на работу. Когда регистрируют вкладыши в трудовые книжки работающих сотрудников, в девятой графе — прочерк;
- графе 10 — подпись работника, ответственного за трудовые книжки;
- графе 11 — сумма (в рублях), уплаченная сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях ставится прочерк.
Графы 12 и 13 заполняет работник, которому принадлежит трудовая книжка, и только тогда, когда увольняется. В графе 12 он ставит дату, когда получил трудовую на руки (по правилам — день увольнения), а в графе 13 расписывается.
Если в последний день работы человек не явился за трудовой, а затем дал согласие на ее отправку по почте, перешлите документ ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). В графе 13 книги учета движения трудовых книжек укажите «Отправлена по почте» и дату отправки. Когда письмо дойдет до адресата, придет почтовое уведомление с его подписью и датой получения. Эту дату и реквизиты квитанции добавьте в графу 12 книги учета. Согласие на пересылку и почтовые квитанции храните вместе с книгой учета.
Совет
Если у сотрудника новая фамилия, исправьте книгу учета трудовых книжек
Записи в книге учета трудовых книжек делают при поступлении на работу, оформлении книжки или вкладыша. Сведения переносят из документов, которые есть на этот момент, в том числе о специальности и места работе. Если специальность или место работы меняются, запись в книге остается прежней.
Другое дело, когда у работника меняются такие персональные данные как ФИО. В этом случае книгу учета приходится уточнять. Зачеркните старую фамилию, сверху впишите новую, а рядом укажите реквизиты свидетельства из ЗАГСа или паспорта
Как вести учет трудовых книжек и вкладышей к ним в Крыму и Севастополе
В 2017 году компании и предприниматели из Крыма и Севастополя ведут журнал учета выдачи трудовых книжек:
- российского образца — по сотрудникам, принятым на работу не раньше 2015 года;
- украинского образца — по работникам, трудоустроившимся не раньше 2015 года.
Основание — пункты 1 и 2 статьи 2 Федерального закона от 14 октября 2014 № 299-ФЗ.
Можно вести оба журнала (и российский, и украинский). Старый закроется по мере того, как сотрудники, принятые на работу до 2015 года, будут покидать компанию. После этого его можно сдать в архив. Альтернативный вариант — перенести незакрытые записи из старого журнала в новый, чтобы далее делать записи «российского образца».
Важно!
Как учитывать вкладыш в трудовую книжку
Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в одну строку книги учета нужно внести и номер трудовой книжки, и номер вкладыша.
По вкладышу, который заполняет нынешний работодатель, как и по вкладышу, который не вшит, запись в книге учета должна быть отдельной. Тогда при увольнении работник распишется и за трудовую, и за вкладыш
Книга учета движения трудовых книжек - образец заполнения
Книга учета трудовых книжек образец скачать в Word >>
Чтобы скачать бесплатно книгу учета движения трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, пройдите по ссылке ниже.
Книга учета движения трудовых книжек скачать бесплатно в Word >>
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек — 75 лет (подп. "в" ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Если книгу учета потеряли:
- создайте комиссию по расследованию обстоятельств;
- затребуйте у ответственного сотрудника объяснительную записку;
- составьте акт о результатах расследования (есть ли виновные, каким будет наказание);
- издайте приказ об оформлении новой книги учета трудовых и восстановлении данных. Как заполнять журнал учета трудовых книжек, решайте сами: либо только по работающим сотрудникам, либо по всем.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту