Авансовый отчет в 2024 году сотрудники заполняют, если получали деньги на хозяйственные нужды. По новым правилам работодатели не обязаны требовать, чтобы сотрудники сдавали авансовые отчеты спустя три дня. Без ошибок заполнить бланк авансового отчета в 2024 году поможет наша инструкция и образец заполнения.
Читайте в журнале "Главбух", как подотчет на подотчет глазами налоговиков и оцените риски >>
Зачем нужен авансовый отчет
Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. О том, какие еще документы оформить при выдаче денег под отчет, рассказали эксперты Системы Главбух.
Как правило, наличные деньги работникам выдают на командировки, хозяйственные нужды - покупка канцелярских товаров, ГСМ, оплата услуг сторонних компаний. Подотчетное лицо вправе тратить средства лишь на те цели, на которые они получены.
Отчитываясь по израсходованным суммам и возвращая оставшиеся средства, сотрудник составляет авансовый отчет, а бухгалтер его проверяет и заполняет оставшиеся строки. Пример заполнения авансового отчета в конце статьи. О том, в какой срок требовать отчета по покупкам и командировкам, рассказали эксперты Системы Главбух.
Подсматривайте в наши новые карточки, если возникнут сложные вопросы, связанные с подотчетниками. Мы подготовили шесть безопасных решений для неоднозначных ситуаций с подотчетными.
Как заполнить авансовый отчет в 2024 году
Как правильно вести авансовые отчеты в 2024 году, сказано в Порядке ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). О том, как проверить авансовый отчет и избежать ошибок, рассказали эксперты Системы Главбух.
Обратите внимание, ЦБ внес поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У). Упростили правила выдачи денег под отчет, установили новые обязанности кассиров при приеме и выдаче денег. Есть и другие поправки. Далее расскажем, что важно знать про авансовые отчеты бухгалтеру, который работает на этом участке в бухгалтерии, с учетом последних изменений.
Правила оформления авансового отчета
Первое правило - руководитель утверждает срок, по истечении которого подотчетный работник должен отчитаться по полученному авансу. Обратите внимание, теперь работодатель может сам устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.
Дело в том, что Банк России исключил из правил условие, по которым работник должен отчитаться по подотчетным суммам в трехдневный срок.
Собственный срок компания или предприниматель закрепляют в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. О том, что делать, когда сотрудник не вернул подотчетные деньги и не отчитался за них, рассказали эксперты Системы Главбух.
При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить дополнительные документы, список которых смотрите в Системе Главбух. Они обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Второе правило - компания вправе самостоятельно разрабатывать форму авансового отчета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но изобретать уникальный документ не стоит. О том, какую форму авансового отчета удобнее всего использовать в работе, рассказали эксперты Системы Главбух.
Возьмите за основу унифицированную форму № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). В документе оставьте все обязательные для «первички» реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В документ можно добавить дополнительные строки. Готовый вариант удобного бланка закрепите в учетной политике.
Третье правило - подпишите отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. В случае отсутствия подписей документ признается недействительным. Соответственно, компания не вправе принять суммы по такому отчету к налоговому учету. Пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам в конце статьи.
Читайте ответы на спорные вопросы про покупки подотчетников . В законах решений нет, все неясности мы выяснили у чиновников. Смотрите, какими проводками отразить канцтовары и малоценку по новому ФСБУ. Узнайте, как обезопасить расходы и не начислять НДФЛ и взносы с выплат подотчетникам.
Пошаговое заполнение авансового отчета
Авансовый отчет – это двусторонний документ, который заполняют подотчетное лицо и бухгалтер компании. Составляют отчет в одном экземпляре. При этом можно упростить учет и настроить электронный документооборот. Это удобно, если сотрудники работают в другом подразделении и удалены от бухгалтерии. О том, как принимать расходы по электронным документам, рассказали эксперты Системы Главбух.
В отчете бухгалтер присваивает отчету номер и проставляет дату. На лицевой стороне указывает наименование организации (ФИО предпринимателя), подразделение, фамилию с инициалами, должность и табельный номер работника, назначение аванса.
В табличной части бухгалтер указывает сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также о сумме текущего аванса. Затем вписывает общую сумму полученных и израсходованных денег, сумму остатка либо перерасхода и информацию о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет. О том, как оформить авансовый отчет по загранкомандировке, рассказали эксперты Системы Главбух.
На оборотной стороне (в графах 2—4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 — суммы затрат. В графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 – счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графу 8 бухгалтер заполняет, если деньги сотрудник получил в валюте.
Документы, приведенные в форме, работник прикладывает к отчету. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т. д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы и принять к вычету НДС. Как списать расходы и заявить вычеты, рассказали эксперты Системы Главбух.
Авансовый отчет включает также отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику. В расписке бухгалтер указывает ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество оправдательных документов.
Представьте ситуацию: подотчетнику выдали наличные на хозяйственные нужды. Половину он потратил, половина осталась. Эти деньги решили сразу, минуя кассу, передать другому подотчетнику — на новые покупки в интересах компании. Директор даже подписал приказ о передаче остатка денег от одного сотрудника к другому. Можно ли так поступить?
Образец заполнения авансового отчета в 2024 году
После истечения срока, на который были выданы деньги, или возврата из командировки сотрудник должен составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. После проверки, отчет нужно утвердить у руководителя. О том, что проверить в авансовом отчете, рассказали эксперты Системы Главбух.
В отчете заполните графу «Назначение аванса». Детально расписывать расходы не нужно - достаточно указать название укрупненной группы расходов. Вот примеры назначения аванса в авансовом отчете: командировочные расходы, покупка ГСМ, представительские расходы и т. п.
Образец заполнения авансового отчета подотчетным лицом в 2024 году
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту