Когда можно предоставить личные данные сотрудника сторонней организации
Возьмите с сотрудника письменное согласие, как на образце. Иначе рискуете получить штраф от Роскомнадзора — от 15 000 до 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
Любые персональные данные, которые известны компании, вы вправе передать только с согласия работника. К примеру, это Ф.И.О., паспортные данные сотрудника, сведения о зарплате и т. д. Такое согласие должно быть письменным (абз. 2 ст. 88 ТК РФ). В случае судебного спора с сотрудником именно компания обязана доказать, что получала с сотрудника согласие (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).
Вот еще пример, когда с сотрудников безопаснее взять подобное согласие: директор решил установить в офисе систему видеонаблюдения. В подобной ситуации вы также используете персональные данные сотрудников. Сам факт работы человека — это тоже его личная информация (ст. 86 ТК РФ, ст. 9 Закона № 152-ФЗ).
Образец. Согласие на передачу персональных данных третьей стороне
Когда получите согласие сотрудников, обеспечьте защиту материалов, которые поступают с видеокамер (ст. 19 Закона № 152-ФЗ). Если эти сведения станут доступны третьим лицам, например при краже видеосистемы, компании грозит штраф до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ).
С сотрудника не нужно брать согласие, если передаете отчетность с персональными данными в инспекцию или фонды. Например, в разделе 3 расчета по взносам компания отражает личную информацию о работнике — его Ф.И.О., ИНН, СНИЛС, дату рождения и т. д. Персональные данные есть и в справках 2-НДФЛ. Вы выполняете требования налогового законодательства, поэтому получать дополнительное согласие с работника не нужно.
Темы: