- Семь комплектов проводок по зарплате:
- Для аванса по зарплате
- Для оплаты отпуска авансом
- Для непроизводственных премий или материальной помощ
- Для больничных бывшим работникам
- Для покупки ТМЦ подотчетником на собственные деньги
- Для компенсации работникам
- Выплаты подрядчикам
Комплект № 1. Для аванса по зарплате
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||||
---|---|---|---|---|---|
|
|
Платить зарплату компания обязана не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК). Именно зарплату. Но выплату за первую половину месяца обычно называют авансом. И проводя ее в учете, как правило, делают только одну проводку:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
выплачен работнику аванс по зарплате из кассы или на банковскую карту.
32 ближайших изменения в Налоговом кодексе - от НДС и НДФЛ до спецрежимов и проверок >>
В то же время чиновники предписывают при расчете аванса учитывать фактически отработанное сотрудником время (письма Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549 и от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71). И минимум, на который может претендовать работник, — тарифная ставка или оклад в сумме, пропорциональной фактически отработанному за первую половину месяца времени. Получается, что аванс — это та же зарплата. А значит, ничто не мешает отражать его точно так же, как и итоговую зарплату за месяц. То есть делать проводки:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44 …) КРЕДИТ 70
начислена зарплата за первую половину месяца;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
выплачен работнику аванс по заработной плате из кассы или на карту.
Нужна ли лишняя проводка, решать вам. Оба варианта вполне допустимы. На практике используют первый вариант, который и заложен в большинстве бухгалтерских программ. Просто потому, что так проще, а НДФЛ и взносы вы в любом случае рассчитываете по итогам месяца. Как и окончательную сумму зарплаты.
Комплект № 2. Для оплаты отпуска авансом
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||
---|---|---|---|
|
|
Часть своего отпуска работники могут использовать авансом. Например, работник идет в отпуск на 28 дней, хотя заработал только на 14. Заработанные отпускные в бухучете списывают за счет резерва. Выплаты за авансовые дни отпуска отражайте без использования счета 96. Дело в том, что зарезервировать средства под еще не заработанные сотрудником отпускные нельзя даже в том случае, если вы формируете оценочные обязательства. Значит, показывать в учете такие отпускные нужно в общем порядке:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 70
начислены отпускные работнику, право на которые он еще не заработал.
Что меняется в бухгалтерском учете в 2020 году
Малые предприятия могут сразу отражать всю сумму отпускных по дебету счетов 20, 25, 26, 44 и т. д. Оценочные обязательства под будущие траты они не создают.
Работник торговой компании идет в отпуск с 5 августа 2019 года на 28 календарных дней. По состоянию на 31 июля он заработал на 14 дней отпуска, под которые бухгалтер и зарезервировал средства. Компания к малым не относится.
Сумма отпускных составила 36 518,18 руб. Значит, половину отпускных нужно начислить за счет резерва, а половину включить в текущие расходы:
ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» КРЕДИТ 70
18 259,09 ₽
начислены отпускные за счет резерва; 36 518,18 ₽ : 2
ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» КРЕДИТ 69
5514,25 ₽
начислены за счет резерва страховые взносы с этих отпускных; 18 259,09 ₽ × 30,2 %
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
18 259,09 ₽
начислена вторая часть отпускных;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69
5514,25 ₽
начислены страховые взносы со второй части отпускных.
На практике встречается другой вариант. На незаработанные отпускные делают внутреннюю проводку:
ДЕБЕТ 70 (76) субсчет «Отпускные, начисленные авансом»
КРЕДИТ 70 субсчет «Расчеты с конкретным работником»
начислены работнику отпускные авансом.
В следующем месяце делают обычную проводку по дебету счета учета затрат. Так до тех пор, пока сотрудник не отработает всю сумму отпускных.
Однако в таком усложнении нет смысла. Ведь отпускные — это текущий, а не будущий расход компании. Поэтому ничто не мешает делать проводку сразу на всю сумму отпускных.
Комплект № 3. Для непроизводственных премий или материальной помощи
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||
---|---|---|---|
|
|
Премии могут быть связаны с результатами работы сотрудников или носить непроизводственный характер. В любом случае в бухучете премии отражайте по расходным счетам — 20, 25, 26, 44 или 91. Последний счет используют в том числе для непроизводственных премий. Применять счет 84 оснований нет. То же самое касается и материальной помощи, трат на спортивные и развлекательные мероприятия или на подарки детям работников. Во всех этих случаях проводка будет такая:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 70 (73, 76)
начислена непроизводственная премия, материальная помощь или другие непроизводственные расходы.
Смотрите, как оформить матпомощь >>
Минфин уже не раз высказывал мнение, что счет 84 не предназначен для социальных и благотворительных расходов, материальной помощи и премий (письма Минфина от 19.06.2008 № 07-05-06/138 и от 19.12.2008 № 07-05-06/260 и др.). С тех пор его позиция не изменилась.
Такой же вывод следует из письма Минфина от 20.10.2011 № 07-02-06/204. В этом документе чиновники рассмотрели ситуацию, когда компания потратилась на спортивные и развлекательные мероприятия. Компания их проводила за счет нераспределенной прибыли. Как справедливо заметили в финансовом ведомстве, поскольку траты не связаны напрямую с производственной деятельностью, их надо включить в состав прочих расходов.
Страховые взносы с непроизводственных премий и с сумм материальной помощи сверх 4000 руб. также показывайте по счету 91. При этом их можно учесть при расчете налога на прибыль (письмо Минфина от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634).
Комплект № 4. Для больничных бывшим работникам
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||
---|---|---|---|
|
|
В бухучете начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности оформляют через счет 70:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 70
начислено пособие за счет организации (за первые три дня болезни);
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 70
начислено пособие за счет ФСС;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
выдано пособие сотруднику.
Больничные компания может выплатить и бывшему работнику — если он заболеет в течение 30 календарных дней после увольнения. В таком случае отражайте пособие на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Ведь работник уже уволился из компании:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76
начислено пособие за счет организации (за первые три дня болезни);
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 76
427 500 ₽
начислено пособие за счет ФСС.
Когда и как выплачивать больничное пособие сотрудникам, которые уже не работают в организации >>
Счет 76 используйте и при выплате бывшим работникам премий или материальной помощи. Премии им могут полагаться за тот период, когда они еще работали в компании. Например, сотрудник уволился в июне, а в августе ему начислили и выплатили премию по итогам работы в первом полугодии. Счет 70 или 73 используют только при расчетах с действующими работниками компании.
Комплект № 5. Для покупки ТМЦ подотчетником на собственные деньги
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||
---|---|---|---|
|
|
Работник, который потратил свои деньги на нужды компании и хочет их возместить, не обязан сдавать авансовый отчет. Этот документ оформляют работники, которые получили деньги от компании (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Если организация сотруднику ничего не выдавала, то ему не за что отчитываться.
Чтобы компания возместила работнику траты, понадобится заявление с разрешающей визой руководителя. По нему выдайте деньги из кассы. В учете сделайте записи по счету 73, а не 71. Ведь деньги под отчет сотрудник не получал.
Сотрудник приобрел на свои деньги канцтовары для компании на сумму 3712,44 руб. Чтобы ему возместили расходы, он написал заявление. Руководитель согласовал. Авансовый отчет сотрудник не составлял.
Записи в учете бухгалтер сделал такие:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73
3712,44 ₽
отражен долг перед сотрудником за купленные им канцтовары (после подтверждения расходов руководителем);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50 (51)
3712,44 ₽
компенсированы сотруднику потраченные им на канцтовары деньги.
Если сотрудник приобрел для организации имущество, то его стоимость можно сразу отразить проводкой:
ДЕБЕТ 08 (10, 41) КРЕДИТ 71 (73)
оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
Использовать промежуточные счета нет необходимости. Исключение — когда сотрудник только вносит деньги, например предоплату, или рассчитывается за уже купленный товар. Тогда без использования счета 60 или 76 не обойтись.
Комплект № 6. Для компенсации работникам
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||
---|---|---|---|
|
|
Проводите любые компенсации работникам, которые не облагаются взносами, через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, компенсацию за использование личного имущества, за услуги связи и т. д.:
ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 73
начислена компенсация за использование личного имущества.
Иначе налоговики приравняют компенсацию к оплате труда и потребуют включить ее в базу по взносам. Также через счет 73 оформляйте компенсацию за задержку зарплаты, хотя, по мнению чиновников, она облагается страховыми взносами. Начисление компенсации не связано с расчетами по оплате труда, поэтому счет 70 тут не подходит. Сделайте запись:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
начислена компенсация за задержку зарплаты.
Счет 73 используйте и для компенсации морального вреда:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
начислена компенсация морального вреда, причиненного сотруднику.
Комплект № 7. Выплаты подрядчикам
Оптимальный вариант |
Альтернативный вариант |
||
---|---|---|---|
|
|
Учитывайте вознаграждения физлицам-подрядчикам на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:
ДЕБЕТ 20 (08, 23, 25, 26, 44 …) КРЕДИТ 60 (76)
начислено вознаграждение подрядчику.
Использовать счет 70 опасно. Этот счет предназначен только для расчетов по оплате труда. Проверяющие могут решить, что раз компания применяет счет 70, значит, заменила трудовой договор гражданско-правовым, чтобы сэкономить. Ведь выплаты в рамках гражданско-правовых договоров на работы и услуги не облагаются социальными взносами. И этот факт судьи могут принять за доказательство того, что на самом деле отношения были трудовыми (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 27.06.2018 по делу № 33-8926/2018, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 25.12.2015 № Ф01-5326/2015). Нет оснований использовать и счет 73. Даже в том случае, если компания заключила гражданско-правовой договор со штатным сотрудником.
- На заметку
-
Еще две ситуации с сотрудниками, когда не ясно, какую делать проводку
1. Дивиденды физлицам — 70 или 75. Когда речь идет о работниках компании, то Инструкция по применению Плана счетов предписывает использовать счет 70. Для учета выплат другим людям применяют счет 75. Но если вы выплачиваете дивиденды сотрудникам, налоговики могут заметить, что не вся сумма со счета 70 попала в базу по взносам, и запросят пояснения. Объясните им, что разница — это дивиденды, которые не облагаются взносами. Или отражайте любые дивиденды через счет 75. Если вы примете такое решение, закрепите его в учетной политике.
2. Выданные сотрудникам беспроцентные займы — 58 или 73 (76). На субсчете 58-3 «Предоставленные займы» учитывают займы, которые выдают под проценты. Беспроцентные займы учитывают на счете 73 или 76. Если речь идет о займах сотрудникам, то Инструкция к Плану счетов предписывает в любом случае использовать субсчет к счету 73 «Расчеты по предоставленным займам». В том числе если по займу предусмотрены проценты. Но выданные сотрудникам процентные займы вы можете отражать на счете 58. Только установите это правило в учетной политике.
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году