У работника есть срок, в течение которого он обязан отчитаться за деньги, выданные на определенные цели. Если это командировка, то три дня, в остальных случаях устанавливает компания (п. 26 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749). Если работник не отчитался и не вернул деньги, у вас есть три варианта: удержать долг из зарплаты, простить или просто ждать. Даже в последнем случае важно вовремя удержать НДФЛ и взносы, сроки разные. Если их пропустить, будут штрафы.
Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы, рассказали эксперты Системы Главбух.
Вариант 1. Удержать долг из зарплаты
У вас есть всего месяц, чтобы удержать долг из зарплаты. Отсчет начинается с последнего дня срока возвращения аванса. Срок возвращения аванса компания определяет сама. Если в течение месяца компания ничего не предприняла, задолженность можно взыскать только через суд.
Убедитесь, что работник не против погасить долг из зарплаты. Иначе взыскивать деньги придется через суд (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Если срок взыскания задолженности не истек и сотрудник согласен с решением, действуйте в таком порядке. Во-первых, составьте приказ об удержании невозвращенной подотчетной суммы из зарплаты. Проследите, чтобы дата приказа была в пределах одного месяца со дня окончания срока возврата подотчетной суммы. Во-вторых, получите согласие сотрудника на удержание. Как вариант работник может подписать согласие в приказе об удержании.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен |
Соблюдайте лимит удержания – не более 20 процентов от зарплаты за минусом НДФЛ. Если сразу всю сумму вычесть не получилось, можно удерживать ее частями в следующих месяцах. Это общий лимит для всех долгов. Например, если работник платит алименты в размере 25 процентов по исполнительному листу, то с него нельзя удержать подотчетные.
Оклад работника – 40 000 руб., без НДФЛ – 34 800 руб. (40 000 ₽ – 40 000 ₽ × 13%). Значит, всего за месяц можно удержать не больше 6960 руб. (34 800 ₽ × 20%). Сотрудник получил зарплату за первую половину месяца – 20 000 руб.
В этом же месяце с него удержали долг – подотчетную сумму в размере 3000 руб. На руки за вторую часть месяца сотрудник получил 11 800 руб. (34 800 – 20 000 – 3000):
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
3000 руб. – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
3000 руб. – удержана из заработной платы задолженность подотчетника.
НДФЛ и взносы. Долг, удержанный из зарплаты сотрудника, не считается его доходом. Начислять НДФЛ и взносы не надо.
Вариант 2. Простить долг
Можно добровольно отказаться от взыскания подотчетных сумм. Например, принять решение о прощении долга. Чаще всего этот способ применяют, когда речь идет о подотчетных руководителя. Оформляется соглашение о прощении долга. Важно, чтобы такое решение не нарушало права других лиц на имущество компании (п. 1 ст. 415 ГК).
Используем условие первого примера. Только теперь организация приняла решение простить долг. Соглашение составили и подписали 2 марта 2020 года. На эту дату и надо сделать запись в бухучете:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
3000 руб. – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
3000 руб. – задолженность по подотчетной сумме включена в прочие расходы.
Налог на прибыль. Списать в расходы подотчетный долг в налоговом учете не получится (письмо Минфина от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125). Из-за того что в бухучете прощенный долг вы покажете в затратах, а в налоговом учете аналогичных расходов не будет, возникает разница. Поэтому надо применять ПБУ 18/02.
Что меняется в работе бухгалтера
НДФЛ и взносы. Спишите задолженность и начислите налог на дату соглашения о прощении долга. Удержите НДФЛ с текущих доходов в денежной форме. Удерживать больше половины зарплаты нельзя (п. 4 ст. 226 НК). Значит, если налог превышает 50 процентов заработка сотрудника, его надо разбить на несколько частей и удерживать их постепенно.
Уплатите НДФЛ не позднее чем на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК). Если сотрудник уволился, сообщите о невозможности удержать налог не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК). На сумму долга начислите страховые взносы (письмо Минфина от 18.10.2019 № 03-15-06/80212).
Таблица. В каких случаях можно списать долг подотчетника в налоговом учете, а в каких нет
Можно отразить в расходах |
Нельзя отразить в расходах |
---|---|
Суд решил, что у работника нет имущества, которым можно погасить долг (письма Минфина от 09.02.2017 № 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016 № 03-03-06/1/66459) |
Компания добровольно отказалась удерживать задолженность |
Истек срок исковой давности – три года |
Суд отказал во взыскании |
Вариант 3. Просто ждать
Даже если вы решили просто ждать, когда подотчетник принесет авансовый отчет, придется начислить взносы, а спустя три года – еще и НДФЛ. Также долг сотрудника надо отразить в бухгалтерском учете.
Если задолженность сомнительная, то в бухгалтерском учете нужно создать резерв по сомнительным долгам. Тогда по истечении трех лет со дня формирования задолженности можно списать долг. Если суд откажет взыскивать долг или признает, что имущества у подотчетника нет, то невозвращенную сумму можно списать в расходы после того, как судебное решение вступит в силу.
НДФЛ и взносы. Начислить взносы надо, как только пройдет месяц со дня, когда сотрудник должен был отчитаться. Либо на дату списания задолженности, если это событие произойдет раньше. Уплатите их, как обычно, не позднее 15-го числа следующего месяца.
О том, как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику, рассказали эксперты Системы Главбух.
НДФЛ надо начислить, когда взыскать долг с работника станет невозможно. Обычно такой момент наступает спустя три года после того, когда работник должен был вернуть аванс или отчитаться (письма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Налог на прибыль. Безнадежную задолженность по подотчетным суммам работника можно признать в составе внереализационных расходов. Но есть исключения, когда списать долг подотчетного лица не получится. Проверить, можете вы списать задолженность или нет, поможет таблица выше (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК).
Условие возьмем из первого примера. В марте 2017 года сотрудник должен был вернуть долг. Прошло уже три года, а отчета нет. Уже март 2023 года. А долг все еще висит:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
3000 руб. – отражена задолженность по невозвращенной подотчетной сумме.
Вариант 1. Резерв создавался:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69
900 руб. – начислены взносы с неудержанной суммы;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 63
3000 руб. – создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности.
Спустя три года:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73
3000 руб. – списана задолженность подотчетного лица с истекшим сроком давности за счет резерва;
ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 68
390 руб. – начислен НДФЛ с неудержанной суммы долга.
Вариант 2. Резерв в бухгалтерском учете не создавался
Спустя три года:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
3000 руб. – списана задолженность подотчетного лица с истекшим сроком давности.
Если НДФЛ с невозвращенного подотчета не удержать, инспекторы на проверке могут доначислить этот налог. В этом случае компанию заставят уплатить налог за счет собственных средств. Такое правило действует с 2020 года (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ).
Перечислять налог раньше чем образовался сам доход будет ошибкой. Уплату не зачтут, и сумма будет возвращена. Уплата НДФЛ позже срока повлечет за собой пени и штрафы.
Есть два мнения, как отражать в учете истребованный НДФЛ после проверки. Некоторые считают, что нужно проводить операцию через счет 99 «Прибыли и убытки». При таком подходе бухгалтеры ориентируются на рекомендации аудиторам (приложение к письму Минфина от 28.12.2016 № 07-04-09/78875). Так не возникают расхождения с налоговым учетом и обязанность применять ПБУ 18/02 отсутствует. Дополнительно проводить проводки не приходится. Это очень удобное решение для бухгалтера, но не совсем верное.
При выборе счетов для проводок правильнее будет обращаться к регулирующим бухгалтерским документам. Например, к рекомендации БИЦ от 11.09.2015 № Р-66/2015-КпР. Поскольку НДФЛ не связан с платежами по налогу на прибыль, отражать его на счете 99 будет некорректно. Также доплата НДФЛ за физлицо – это своего рода штрафная санкция. Таким образом, лучше использовать счет 91 «Прочие доходы и расходы»:
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51
– неудержанный НДФЛ перечислили из средств компании;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 68
– отражены взысканный налог, штрафы и пени за неуплату компанией НДФЛ.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Сколько дней отдыха положено донору за сдачу крови и как оплатить
- Ставка рефинансирования ЦБ РФ на сегодня в 2024 году: последние изменения
- Подарки в 6-НДФЛ: как отражать в 2024 году
- Коэффициенты ликвидности: текущей, общей, срочной
- Как оформить и отразить в отчетности премию к юбилею