Расшифровка подписи лица, осуществляющего любую хозяйственную операцию, - обязательный реквизит первичного документа. Без неё он будет не действительным. Указание реквизитов доверенности в ТН и ТОРГ-12 также обязательно. А вот требования прикладывать к накладным копии доверенностей в законодательстве нет.
Товарную накладную поставщик должен передавать водителю при отгрузке. В обеих накладных должна стоять подпись одного и того же лица, получившего груз. Иначе сведения указанные в этих документах будут недостоверными.
Соблюдать такой порядок в Ваших интересах, т.к. при налоговой проверке только правильно заполненные товаросопроводительные документы могут подтвердить реальность сделок.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии . .
Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:*
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.*
Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Сергей Разгулин,
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как документально оформить продажу товаров оптом.
Товарная накладная
Товарная накладная – первичный документ, который служит для документального оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Форму товарной накладной должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом накладная должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В качестве образца можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12.*
Составьте товарную накладную в двух экземплярах. На основании первого экземпляра спишите проданный товар, второй экземпляр передайте покупателю.
Такой порядок следует из частей 1 и 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара
Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара.
Если отгрузка происходит не в местонахождении покупателя, его представитель должен предъявить доверенность. Она передается поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности.* Форму доверенности должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом можно использовать как самостоятельно разработанный документ, так и унифицированные формы № M-2 и № M-2a, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).
Транспортная накладная
При доставке грузов автомобильным транспортом составляется транспортная накладная. Этот документ грузоотправитель (если иное не предусмотрено договором) обязан оформить для подтверждения заключения договора перевозки груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).
Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В накладной указываются сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, о грузе и транспортном средстве, приводятся стоимость услуг транспортной компании, сопроводительные документы. Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7.* А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допускаются прочерки. Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленным Законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц.* В таком же порядке заверяются все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.
Для целей бухгалтерского и налогового учета транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки* (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга