У Вас должен быть оригинал справки. Оригинал справки при увольнении сотрудника возвращается.
Обоснование
Из рекомендации
Галины Орловой, внештатного консультанта ФСС России
Как выплатить пособие при рождении ребенка
Документы на пособие
Чтобы получить пособие по месту работы (службы), сотрудник должен представить следующие документы:*
- заявление о назначении пособия;
- справка о рождении ребенка – ее выдает ЗАГС на детей, рожденных на территории России;*
- копия свидетельства или другого документа, которые подтвердят факт рождения малыша за рубежом. Такие документы сотрудник может получить в консульском учреждении России за границей или в другом профильном ведомстве. Обратите внимание, документ должен быть построчно переведен и заверен апостилем, легализован;
- справка с места работы (службы, службы социальной защиты населения) другого родителя о том, что пособие ему не назначали. Документ нужен если оба родителя работают, один из них служит или учится.
Если пособие заявляет опекун, усыновитель или приемный родитель, то вместо документов о рождении малыша понадобится выписка из решения об усыновлении или установлении опеки над ребенком. А также копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в приемную семью.
Полный список необходимых документов установлен пунктом 28 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Главбух советует: если другой родитель нигде не работает (не служит), попросите дополнительно представить копию его трудовой книжки, в которой отсутствуют записи о текущей работе. Если родитель вообще никогда не работал и трудовой книжки у него нет, то потребуйте у него заявление об этом. Заявление составляют в произвольной форме.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Приняв заявление и документы, в пятидневный срок выдайте сотруднику расписку-уведомление в произвольной форме (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н*). После этого подготовьте приказ о назначении единовременного пособия при рождении ребенка
ИЗ СТАТЬИ ГАЗЕТЫ «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 12, МАРТ 2015
2.Расчет больничных, декретных и детских пособий
Для выплаты пособия нужны оригиналы документов
— Сотрудница в прошлом году родила ребенка. Пособие при рождении она получила у нас. Сейчас фонд провел выездную проверку и снял расходы, так как у нас нет оригинала справки о рождении ребенка. Правы ли проверяющие?
— Да, правы. Единовременное пособие при рождении ребенка компания вправе назначить и выплатить, если сотрудница представила оригинал справки ЗАГСа о рождении ребенка (п. 28 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.09 № 1012н. — Примеч. ред.). Подлинник должен храниться в компании, которая назначила пособие. Копии документов сотрудница может представить лишь в случаях, предусмотренных Порядком № 1012н. Например, если ребенок родился за границей, то мама может представить копию свидетельства о рождении ребенка.
— На момент назначения пособия оригинал справки у нас был. Сотрудница приложила его к заявлению о назначении пособия. Но позже она его забрала, чтобы сделать копию, и не вернула. Сейчас она у нас не работает. Можем ли мы потребовать с нее в суде расходы, которые снял фонд?
— Вы вправе обратиться в суд, но проще связаться с сотрудницей и попросить оригинал справки. Тогда можно представить в фонд оригинал вместе с возражениями по акту проверки*.