Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально. Путевые листы для воздушного транспорта не применяются. В данном случае списывать ГСМ можно на основании полетного листа. Однако, специализированная форма такого листа утверждена только для Вооруженных сил РФ. Это форма № 73 ОКУД 6002229 представлена ниже. Поэтому вам нужно самостоятельно разработать полетный лист, за основу можете взять форму №73. В то же время для с/х организаций обязанность использовать полетный лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п.
Обоснование
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.
Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).
Организация может использовать:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
Из правовой базы
ПРИКАЗ МИНОБОРОНЫ РОССИИ ОТ 28.03.2008 № 139
Полетный лист N |
||||||||||||||
Коды | ||||||||||||||
Форма № 73 по ОКУД | 6002229 | |||||||||||||
от " | " | 20 | года | Дата | ||||||||||
по ОКПО | ||||||||||||||
(условное, а при отсутствии условного - действительное наименование воинской части) |
Стартовое время | ||||||||||||||
Дата, время | начало | |||||||||||||
конец | ||||||||||||||
Подпись АДС | ||||||||||||||
Командиру экипажа | в составе экипажа | |||||||||||||
на | " | " | 20 | года | ||||||||||
(тип воздушного судна) | ||||||||||||||
выполнить | ||||||||||||||
(указать количество полетов, номера упражнений КБП, цель полета) |
Полеты разрешаю:
Время суток | Высота облачности не ниже, м | Полетная видимость не менее, км | Скорость ветра у земли не более, м/с | |||||||||||
для взлета | для посадки | для взлета | для посадки | для взлета | для посадки | |||||||||
Днем | ||||||||||||||
Ночью | ||||||||||||||
Командир воинской части | ||||||||||||||
(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия) | ||||||||||||||
М.П. | ||||||||||||||
" | " | 20 | года |
Отметка АДС при перелетах
Оборотная сторона формы № 73 по ОКУД 6002229
Сведения по наличию и расходованию горючего и смазочных материалов
Наиме- нование горючего и сма- зочных материа- лов |
Еди- ница изме- рения |
Наличие перед вылетом (газов- кой, опроб. двиг., реглам. раб.) |
Заправлено перед вылетом (газовкой, опроб. двиг., реглам. раб.) | Слито перед вылетом (газовкой, опроб. двиг., реглам. раб.) |
Нали- чие перед запус- ком |
Израс- ходова- но за полет (на газовку, опроб. двиг., реглам. раб.) |
Заправлено после полета (газовки, опроб. двиг., реглам. раб.) | Наличие после полета (газовки, опроб. двиг., реглам. раб.) | Наработка, ч, мин. |
Положе- но израсхо- довать с учетом надбавок |
Эко- но- мия |
Израс- ходова- но сверх уста- новлен- ной нормы |
Приме- няемые надбав- ки к основ- ной норме |
|||||
коли- чест- во |
но- мер доку- мен- та |
коли- чест- во |
но- мер доку- мен- та |
кол- чест- во |
но- мер доку- мен- та |
зем- ля |
воз- дух |
ВСУ | ||||||||||
(должность, воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия) |
Да- та |
Наиме- нование аэро- дромов взлета/ посадки |
Тип воз- душ- ного суд- на |
Вре- мя суток |
Но- мер уп- раж- не- ния |
Время |
Коли- чест- во поле- тов |
Налет |
Высота полета, км (макс./ мин.) |
Метео- усло- вия в период полета |
Взле- тов при мини- муме погоды |
Применение посадочных систем |
Оценка боево- го приме- нения |
Оцен- ка за полет |
|||||||
взле- та |
по- сад- ки |
об- щий |
в за- кры- той ка- бине |
в СМУ |
наиме- нование системы и способ управле- ния ВС |
количество | ||||||||||||||
все- го |
в об- ла- ках |
за- хо- дов |
по- са- док |
поса- док при ми- ни- муме |
||||||||||||||||
Днем | ||||||||||||||||||||
Ночью | ||||||||||||||||||||
Итого | ||||||||||||||||||||
Донесение о выполнении задания | ||||||||||||||||||||
Командир экипажа (летчик) | ||||||||
(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия) | ||||||||
Командир воинской части | ||||||||
(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия) | ||||||||
М.П. | ||||||||
" | " | 20 | года |