Суммы и перечень представительских расходов для целей бухгалтерского учета организации действующим законодательством не регламентируется. Что же касается налогового учета, то в составе расходов при расчете налога на прибыль организация вправе учесть ограниченный перечень расходов, относящихся к представительским (приведен ниже в рекомендации) в сумме не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, законом не установлен. Согласно разъяснениям контролирующих органов в целях подтверждения представительских расходов помимо приказа, авансовых отчетов и расходных документов к ним необходимо составлять:
смету представительских расходов;
отчет о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
акт об осуществлении представительских расходов.
Обоснование
1. Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов
Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.
Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:
сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
цели и результаты проведенных мероприятий;
дата и место проведения;
состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
сумма затрат и т. п.
Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.
Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки
На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.
В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма "Гермес"» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».
На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.
По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:
авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
акт об осуществлении представительских расходов;
счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).
После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:
Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;
Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.
2. Справочная базаРасходы, которые при расчете налога на прибыль в 2015 году учитываются в пределах норм
Вид расходов | Норматив |
Представительские расходы: К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ |
4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ) |