Основанием для выдачи подарков будет приказ руководителя. Общую стоимость подарочных карт, переданных сотрудникам или партнерам по бизнесу, спишите на основании первичных документов. Это могут быть накладные на отпуск материалов на сторону (ф. М-15), приказы на отпуск и т. д. (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Кроме того, для контроля за получением подарочных карт можно вести специальную ведомость.
В бухучете приобретенные подарочные карты отражают как денежные документы.
Проводки будут такими:
Дебет 76 Кредит 51 – оплачена стоимость подарочной карты;
Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 76 – оприходована в кассу подарочная карта;
Дебет 73 Кредит 50 субсчет «Денежные документы» – выдана сотруднику подарочная карта;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 – отражена в составе прочих расходов стоимость подарочной карты;
Дебет 76 Кредит 50 субсчет «Денежные документы» – выдана партнеру по бизнесу подарочная карта;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 76 – отражена в составе прочих расходов стоимость подарочной карты;
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – отражено постоянное налоговое обязательство.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Стоимость приобретенной подарочной карты нельзя учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
При передаче подарочных карт сотрудникам и партнерам по бизнесу безопаснее начислить НДС.
Поскольку номинал карты не превышает 4000 руб., НДФЛ удерживать не надо. При этом учтите, что если Ваша компания дарит сотрудникам и партнерам по бизнесу подарочные карты номиналом меньше 4000 руб. несколько раз в год, то удержать НДФЛ с суммы подарков, превышающей 4000 руб., все-таки придется.
При передаче подарочных карт партнерам по бизнесу начислять страховые взносы не нужно.
При передаче подарочных карт сотрудникам не начисляйте страховые взносы при условии, что организация вручает подарок сотруднику на основании письменного договора дарения, заключенного с ним.
Обоснование
1. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом.
Если организация выдает сотруднику награду (медаль, нагрудный знак с фирменной символикой и т. п.) к памятным и юбилейным датам или призы за победу в конкурсе, то такие выплаты с точки зрения НДФЛ также могут рассматриваться как подарки. Подарок, предназначенный детям сотрудника, тоже учитывается в составе доходов сотрудника, поскольку последний является их законным представителем.
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-04-05/9-90, от 22 ноября 2012 г. № 03-04-06/6-329, УФНС России по г. Москве от 9 августа 2007 г. № 28-10/076242.
По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, подарок в связи с рождением ребенка, выданный сотруднику в течение первого года после рождения. Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарка выше 4000 руб., но не превышает 50 000 руб. в год (п. 8 ст. 217 НК РФ).
НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. А если человек от организации получает только доходы, не облагаемые налогом? Например, пособие по уходу за ребенком. С таких выплат также нужно удержать налог. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или любой другой выплаты. При этом неважно, облагается выплата НДФЛ или нет (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Стоимость переданного подарка для целей исчисления НДФЛ определите с учетом НДС, руководствуясь требованиями статьи 105.3 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний при выдаче сотруднику подарка
Да, нужно, за исключением случая, когда организация вручает подарок сотруднику на основании письменного договора дарения, заключенного с ним.
Договор дарения относится к гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности на имущество (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Выплаты по таким договорам не являются объектом обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Значит, на стоимость подарка страховые взносы начислять не нужно. Стоимость подарка не важна. При этом письменная форма договора обязательна, когда дарителем является организация и стоимость дара превышает 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Такие разъяснения приведены в письме Минтруда России от 22 сентября 2015 г. № 17-3/В-473.
Взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний выплаты по гражданско-правовым договорам также не облагаются. Исключением является случай, когда необходимость начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний прямо предусмотрена в гражданско-правовом договоре (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Таким образом, если вы не укажете в договоре дарения условие об уплате взносов, начислять их не придется.
Если письменный договор дарения не оформлять и выдать подарок сотруднику на основании иных документов (например, трудового или коллективного договора), то на стоимость подарка страховые взносы, а также взносы на страхование от несчастных случаев начислить нужно (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Есть примеры судебных решений, подтверждающих такой подход (см. определение Верховного суда РФ от 27 августа 2014 г. № 307-ЭС14-377, постановления ФАС Северо-Западного округа от 15 мая 2014 г. № А44-3041/2013, Уральского округа от 27 ноября 2012 г. № Ф09-10254/12, от 20 января 2012 г. № Ф09-8988/11).
При этом базу для начисления страховых взносов определите как стоимость переданного подарка с учетом НДС. Такой вывод следует из положений части 6 статьи 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 3 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Главбух советует: Есть факторы, позволяющие не начислять страховые взносы при выдаче сотруднику подарка, даже если договор дарения заключен в устной форме. Они состоят в следующем.
Законодательство не ставит отнесение договора дарения к гражданско-правовым договорам в зависимость от формы его заключения (устной или письменной). Отступлением из этого правила являются случаи, когда письменная форма такого договора обязательна. В частности, если организация передает на безвозмездной основе:
- имущество стоимостью более 3000 руб.;
- недвижимое имущество.
Такой вывод позволяет сделать статья 574 Гражданского кодекса РФ.
В остальных случаях организация вправе заключить договор дарения в устной форме (п. 1 ст. 574 ГК РФ). Следовательно, при выдаче подарка по устному соглашению между организацией и сотрудником взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование начислять не нужно на основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Еще одним обстоятельством, позволяющим не начислять страховые взносы на стоимость подарка, является неясность, связанная с определением базы для расчета взносов. В части 6 статьи 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ сказано, что стоимость вознаграждений в натуральной форме определяется по стоимости товаров на день их выплаты (выдачи), исходя из:
- цен, указанных сторонами договора;
- государственных регулируемых розничных цен (при государственном регулировании цен на такие товары).
В данном случае подарки передают на безвозмездной основе. А значит, база для расчета страховых взносов равна нулю.
Иных правил определения стоимости вознаграждений, которые передаются сотруднику в натуральной форме, Закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не предусматривает.
В аналогичном порядке при выплате вознаграждений в натуральной форме определяется база, облагаемая взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Следовательно, начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний при выдаче сотруднику подарка не нужно.
Дополнительный аргумент, чтобы не начислять взносы, – подарки передавали в рекламных целях. Правомерность такого подхода подтверждают судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14, постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. № А65-12595/2013).
Внимание: В ходе инспекции проверяющие из ПФР и ФСС России могут проанализировать условия договоров дарения и установить, являются ли подарки элементами оплаты труда.
Если подтвердится, что за гражданско-правовым договором (договором дарения) скрываются трудовые отношения, сделка может быть признана притворной (п. 2 ст. 170 ГК РФ). В этом случае ПФР и ФСС России могут добиться через суд переквалификации гражданско-правовой сделки (см., например, определение Верховного суда РФ от 10 сентября 2014 г. № 309-ЭС14-520, постановление ФАС Уральского округа от 28 апреля 2014 г. № Ф09-2360/14). В рассматриваемой ситуации организация дарила сотрудникам денежные средства на основании письменных договоров дарения. При этом размер таких подарков зависел от стажа сотрудника и занимаемой должности. На основании этого суд и пришел к выводу о мнимости таких договоров дарения.
Поэтому организации придется пересчитать страховые взносы. Ведь на выплаты в рамках трудовых отношений нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное), медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Таковы требования части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Кроме того, организацию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. В данном случае за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми (ст. 5.27 КоАП РФ).
При выдаче подарка ребенку сотрудника взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте. Причина проста – ребенок не состоит с организацией ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях. Поэтому такие подарки нельзя отнести к выплатам и вознаграждениям по трудовым или гражданско-правовым договорам, предусматривающим выполнение работ (оказание услуг) (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Аналогичный вывод следует из письма Минздравсоцразвития от 19 мая 2010 г. № 1239-19.
2. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику или его ребенку подарка. Организация применяет общую систему налогообложения
ОСНО: налог на прибыль
Стоимость безвозмездно переданного имущества не включается в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Поэтому при расчете налога на прибыль стоимость выданных подарков сотрудникам и их детям не учитывайте. Такой вывод следует из пункта 16 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-03-06/1/523.
ОСНО: разницы между бухгалтерским и налоговым учетом
Поскольку стоимость подарков не учитывается при расчете налога на прибыль, в бухучете возникнет постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Его начисление отразите проводкой:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– начислено постоянное налоговое обязательство.
ОСНО: НДС
При вручении подарков происходит безвозмездная передача права собственности на имущество, используемое в качестве подарка, от организации к сотруднику. Такая операция признается реализацией и является объектом обложения НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ).
НДС рассчитайте в зависимости от того, как было учтено имущество, передаваемое безвозмездно:
- по стоимости, включающей сумму входного налога;
- по стоимости, не включающей сумму налога.
В первом случае НДС начислите с межценовой разницы (п. 3 ст. 154 НК РФ). НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, рассчитайте так:
НДС | = | Стоимость выданных подарков с учетом НДС | – | Покупная стоимость товаров (материалов) с учетом НДС | ? | 18/118 (10/110) |
Подробнее о таком порядке расчета см. Как начислить НДС при реализации имущества, которое было учтено по стоимости с учетом входного НДС.
Во втором случае (если в стоимости подарка нет входного налога) НДС рассчитайте со стоимости выданных вещей с учетом акциза и без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ). Ее нужно определить с учетом требований статьи 105.3 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как определить рыночную цену товаров (работ, услуг).
НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, определите так:
НДС | = | Стоимость выданных подарков без НДС | ? | 18% (10%) |
Входной НДС по имуществу, приобретенному для использования в качестве подарка, можно принять к вычету на общих основаниях. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 октября 2010 г. № 03-03-06/1/653, от 22 января 2009 г. № 03-07-11/16.
Главбух советует: начисления НДС со стоимости подарков можно избежать, если в локальных документах организации указать, что выдача подарков является элементом системы оплаты труда и применяется в качестве поощрения или стимулирующей меры.
Вручение подарка в качестве поощрения за трудовые достижения можно рассматривать как элемент установленной в организации системы оплаты труда. Для этого условия вручения подарков должны быть прописаны в коллективном договоре (Правилах трудового распорядка, Положениях об оплате труда, о премировании и т. п.). Такой порядок следует из положений статей 129 и 191 Трудового кодекса РФ.
При наличии соответствующих положений в локальных документах организации вручение подарков сотрудникам становится предметом регулирования трудового, а не гражданского законодательства. Расчеты в рамках системы оплаты труда не признаются ни реализацией (безвозмездной передачей), ни передачей товаров для собственных нужд организации. Следовательно, объекта обложения НДС не возникает (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 146 НК РФ).
В арбитражной практике есть примеры судебных решений, из которых следуют аналогичные выводы (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 сентября 2010 г. № А26-12427/2009, Уральского округа от 29 декабря 2009 г. № Ф09-9886/09-С2 и от 20 февраля 2008 г. № Ф09-514/08-С2, Центрального округа от 2 июня 2009 г. № А62-5424/2008).
3. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить и отразить в бухучете выдачу сотруднику или его ребенку подарка
Организация вправе поощрять сотрудников подарками. Это установлено в статье 191 Трудового кодекса РФ.
Обычно подарки носят непроизводственный характер. Их выдают к какому-либо событию, например, к празднику, дню рождения и т. д. Также организация может выдавать подарки детям сотрудников, например, к Новому году.
Документальное оформление
Подарки сотрудникам, а также их детям передаются на безвозмездной основе – по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ).
Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Однако есть случаи, когда письменная форма договора дарения обязательна. В частности, если сотруднику дарят:
- имущество стоимостью более 3000 руб.;
- недвижимое имущество.
Об этом говорится в статье 574 Гражданского кодекса РФ.
Ситуация: как оформить списание материально-производственных запасов при выдаче сотруднику подарка
Общую стоимость ценностей, переданных в подарок сотрудникам или их детям, спишите на основании первичных документов. Это могут быть накладные на отпуск материалов на сторону (ф. М-15), приказы на отпуск и т. д. (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Кроме того, для контроля за получением подарков можно вести специальную ведомость. Это позволит определить, кто из сотрудников и когда получил вещественное поощрение, а кто еще нет. Так поступают, когда выдают подарки сразу группе сотрудников.
Основанием для выдачи подарков будет приказ руководителя.
4. Из статьи журнала «Главбух» № 8, Апрель 2008
Подарочные карты для сотрудников. Отвечаем на все вопросы
Подарочная карта (сертификат) – универсальный подарок. Получив его, работник идет в магазин и покупает за номинал карты необходимую или давно желанную вещь. Рассмотрим основные вопросы, с которыми сталкивается бухгалтер компании, купившей подарочные карты.
Вопросы бухгалтерского учета
В бухучете приобретенные подарочные карты отражают как денежные документы. Отметим, что перечень денежных документов, приведенный в Инструкции по применению Плана счетов, является открытым. Значит, компания может вести учет подарочных сертификатов аналогично учету почтовых марок или оплаченных авиабилетов. Ведь они соответствуют всем признакам денежных документов: имеют номинальную стоимость и могут быть обменены на товары, работы или услуги.
Пример 1
ООО «Инновация» решило наградить своего сотрудника Кострова П.В. за успехи в разработке нового программного продукта. Для этого была приобретена подарочная карта магазина бытовой техники номиналом 3000 руб. (без учета НДС). Проводки будут такими:
Дебет 76 Кредит 51
– 3000 руб. – оплачена стоимость подарочной карты;
Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 76
— 3000 руб. — оприходована в кассу подарочная карта.
Вопросы налогового учета
Стоимость приобретенной подарочной карты нельзя учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Основание – пункт 16 статьи 270 Налогового кодекса РФ, который не позволяет учитывать в расходах стоимость безвозмездно переданного имущества. Поэтому списать стоимость карт можно только за счет собственных средств компании. В результате в бухгалтерском учете предприятия образуются постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства.
Пример 2
Продолжим рассматривать ситуацию, описанную в примере 1. Костров П.В. получил от компании подарочную карту. Бухгалтер отразил это следующими проводками:
Дебет 73 Кредит 50 субсчет «Денежные документы»
– 3000 руб. – выдана сотруднику подарочная карта;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73
– 3000 руб. – отражена в составе прочих расходов стоимость подарочной карты;
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 720 руб. (3000 руб. * 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство.
Вопросы с зарплатными налогами
Подарочная карта является доходом сотрудника. Поэтому из его зарплаты надо дополнительно удержать НДФЛ в размере 13 процентов от номинала карты. Исключение – подарочные карты с номиналом 4000 руб. и менее. Ведь с подарков, стоимость которых не превышает 4000 руб. в год, НДФЛ удерживать не надо (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Здесь отметим важный момент: если ваша компания дарит сотрудникам подарочные карты номиналом меньше 4000 руб. несколько раз в год (например, карты номиналом 3000 руб. по случаю дня рождения и Нового года), то удержать НДФЛ с суммы подарков, превышающей 4000 руб., все-таки придется.
Начислять ЕСН и пенсионные взносы на стоимость карты не нужно. Ведь средства, истраченные на приобретение данного подарка, нельзя учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Вопросы с НДС
С этим налогом сложнее всего. Главный вопрос тут следующий: надо ли работодателю со стоимости подарка начислять НДС?
С одной стороны, вручая сотруднику подарочную карту, компания безвозмездно передает ему некое имущество. А это, по мнению инспекторов, является реализацией, с которой нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ).
С другой стороны, подарочная карта не является стандартным товаром. Покупая такую карту, компания не приобретает право собственности на какой-то товар, работу или услугу. По сути – это просто аванс магазину. Когда сотруднику дарят карту, то он получает имущественное право – право требования товара или услуги стоимостью, равной номиналу карты.
Особенности определения налоговой базы при передаче имущественных прав прописаны в статье 155 Налогового кодекса РФ. Там говорится об уступке денежных требований, а также о передаче прав на недвижимость. Это исчерпывающий перечень операций по передаче имущественных прав, которые облагаются НДС. О передаче права требования товара или услуги (которое денежным требованием не является) в статье 155 ничего не сказано. Следовательно, начислять НДС в данной ситуации не нужно. К сожалению, арбитражной практики, равно как и разъяснений Минфина и ФНС России, по данному вопросу пока нет. Однако, на наш взгляд, начислять НДС при передаче подарочной карты не нужно. Если ваш инспектор считает иначе, а номинал карты – значительная сумма, предъявите ему аргументы, которые мы привели выше. А если цена вопроса невелика, то НДС все-таки лучше начислить.
Передача подарочной карты сотруднику НДС не облагается
– Покупая подарочный сертификат, компания перечисляет магазину аванс под будущую поставку. А вручая сертификат сотруднику, компания передает ему свое право требования к магазину (уступает дебиторскую задолженность). Такая операция не является объектом налогообложения НДС в соответствии с нормами статьи 155 Налогового кодекса РФ.
Если же компания по требованию инспекторов начислит НДС на операцию по передаче карты сотруднику, то возникнет двойное налогообложение. Ведь первым начислит НДС на сумму карты ее продавец. А потом покупатель, то есть компания. При этом принять к вычету начисленный НДС компания не сможет: у нее не будет для этого счета-фактуры. Ведь при получении аванса продавцы счета-фактуры покупателям не выставляют.