Аванс следует депонировать, по аналогии с заработной платой, которую не выплатили в срок.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как депонировать зарплату, не выплаченную в срок
Срок выдачи зарплаты
Срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты руководитель организации определяет самостоятельно, но его продолжительность не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных с банковского счета). Срок выдачи зарплаты указывается в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49) или платежной ведомости (унифицированная форма № Т-53).
Если сотрудник не получил зарплату в течение установленного срока, то невыплаченную сумму нужно депонировать. Сделать это необходимо в последний день выдачи зарплаты.
Такой порядок установлен пунктом 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций.*
Порядок депонирования зарплаты
Порядок действий при депонировании зарплаты следующий.*
Закрывая ведомость на выдачу зарплаты, кассир должен:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- поставить отметку «Депонировано» в графе 23 «Подпись» расчетно-платежной ведомости формы № Т-49 (в графе 5 платежной ведомости формы № Т-53) напротив фамилий сотрудников, которым зарплата не выплачена;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;
- сумму фактически выплаченной зарплаты записать в кассовую книгу (на основании расходного кассового ордера).
Реестр депонированных сумм оформляется в произвольной форме. В нем должны быть указаны:*
- наименование организации;
- дата оформления;
- период возникновения депонированных сумм;
- номер расчетно-платежной (платежной) ведомости;
- фамилия, имя, отчество, табельный номер (при наличии) каждого сотрудника, не получившего зарплату;
- невыплаченная сумма по каждому сотруднику;
- итоговая сумма депонированной зарплаты.
Реестр может содержать и дополнительные реквизиты. Документ заверяется подписью кассира (с расшифровкой).
Такие правила предусмотрены пунктом 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций.
Депонированные суммы нужно сдать в банк. На эти суммы составьте один расходный ордер.*
Бухучет
Для учета депонированной зарплаты предназначен счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».*
При депонировании зарплаты сделайте проводки:
Дебет 70 Кредит 76-4
– депонирована не полученная сотрудником зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
– зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.
Депонированную зарплату нужно включить в расходы того месяца, когда она была начислена.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
26.05.2014 г.
С уважением,
Арам Мардиев, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».