Вопрос: Приобретаем ж/д и авиа билеты сотрудникам, т.к. вся покупка сейчас производится электронно, выпущена отдельная пластиковая карта (открыт отдельный счет в банке) с которой оплачиваются билеты. Далее, фактически билеты передаются сотрудникам которые впоследствии отчитываются за командировку. Фактически в бухгалтерию указанные документы попадают в комплекте авансовых отчетов. Обязаны мы их учитывать как денежные документы в кассе? (на счете 50)? Это право/или обязанность компании? Не будет нарушением ведения бухгалтерского учета, если данные билеты в момент покупки мы будем отражать как задолженность за подотчетным лицом на 71 счете (без отражения операций по денежным документам)?
Как отразить в бухучете покупку электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом
Ответ: Так как сотрудники покупают билеты не сами и они оплачены с корпоративной карты, то приобретенные билеты должны учитываться в кассе (инструкция к плану счетов):
- Дебет 76 (60) Кредит Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»— оплачены электронные авиабилеты;
- Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 76 (60)— стоимость приобретенных электронных билетов отражена в составе денежных документов;
- Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Денежные документы»— билеты выданы работнику.
Еще читайте: Проводки по учету билетов на самолет и поезд
Обоснование
Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику
Приобретение электронного билета
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом. Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности
Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.
Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
В учете отразите это так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
Как отразить в бухучете расчеты через специальный карточный счет
В бухучете средства, зачисленные на корпоративную карту, отразите на счете 55 «Специальные счета в банке». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».
При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:
Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.
При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:
Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.
По мере того как сотрудник будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете делайте записи:
Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– выдан рублевый аванс на оплату расходов;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– выдан валютный аванс на оплату расходов.
Основанием для списания задолженности с подотчетного лица – держателя карты является его авансовый отчет поформе № АО-1, к которому приложены документы, подтверждающие поступление товаров (работ, услуг), и слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), свидетельствующие об их оплате с корпоративного счета.
Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты
ЗАО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет в рублях 50 000 руб.
Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А.В. Львова. В январе Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил счет за проживание в гостинице на сумму 15 000 руб.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:
Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 15 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;
Дебет 26 Кредит 71
– 15 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).
Электронные билеты, купленные по безналу, надо отражать в бухучете как денежные документы
Нам часто приходится отправлять сотрудников в командировки. Раньше мы обычно покупали билеты в бумажном варианте через подотчет. А сейчас оплатили электронные авиабилеты по безналичному расчету. Как правильно отразить такую операцию в бухгалтерском учете?
Электронные билеты учитывайте как денежные документы на соответствующем субсчете счета 50 «Касса». И это несмотря на то, что бумажных бланков у вас в наличии нет.
В остальном же операции будут похожи на расчеты с поставщиками по безналу. То есть проводки в учете вам нужно сделать следующие:
ДЕБЕТ 76 (60) КРЕДИТ 51
— оплачены электронные авиабилеты;
ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 76 (60)
— стоимость приобретенных электронных билетов отражена в составе денежных документов;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
— билеты выданы работнику.