В данном случае организация выдает сотруднику рублевый аванс, на который от приобретает иностранную валюту.
При этом, сумма командировочных расходов и учебная литература учитываются на дату утверждения авансового ответа по курсу на дату покупки сотрудником валюты по справке от банка.
А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.
Здесь действует общее правило: в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836. Эти же правила применяются в бухучете.
Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;
На дату утверждения авансового ответа:
Дебет 10 (26) Кредит 71
– отражены расходы в иностранной валюте по курсу на дату покупки валюты сотрудником;
Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы;
Дебет 91-2 (71) Кредит 71 (91-1)
– отражены прочие доходы и расходы, связанные с покупкой и продажей валюты сотрудником.
Обоснование
Из рекомендации Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке
Покупка валюты
Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.
Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.
Главбух советует: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.
Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.
Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.
Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.
В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.
Курс валюты
Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.
Бухучет
При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:
Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;
Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.
Авансовый отчет
Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.
Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.
А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Не использованные в командировке подотчетные суммы сотрудник должен сдать в кассу организации. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы. В этот же срок сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).