Цену договора установите по согласованию сторон, то есть она может быть любой.
Если стоимость ГСМ директору организация не компенсирует, собирать чеки не нужно. Путевые же листы безопаснее оформлять, так как многие инспекторы считают, что без этих документов компания не подтвердит реальность эксплуатации транспорта.
С директором заключите договор аренды, операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. Что касается акта оказанных услуг, то такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды.
С арендной платы за пользование автомобилем удержите НДФЛ. Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно.
Обоснование
1. Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника
Аренда автомобиля
Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.
Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- марка автомобиля;
- год выпуска и цвет;
- номер кузова и двигателя;
- государственный регистрационный номер.
Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.
Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.
Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).
Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).
Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.
Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.
Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).
Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).
Документальное оформление
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.
Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.
Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре – ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763).
Нельзя не упомянуть и про технический осмотр автомобиля. Чтобы управлять транспортным средством, обязательно оформить полис ОСАГО. А для покупки полиса не обойтись без диагностической карты о том, что пройден техосмотр (подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).
Оплачивать техосмотр нужно в зависимости от того, какой договор заключен. Возможны два варианта.
Вариант 1. Договор аренды автомобиля с экипажем.
В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (ст. 634 ГК РФ). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.
Вариант 2. Договор аренды автомобиля без экипажа.
При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (ст. 644 ГК РФ). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.
2. Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ и страховые взносы
С арендной платы за пользование автомобилем удержите НДФЛ. Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:
- затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
- страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.
НДС
Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.
3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 12, Март 2015
Компании защитили расходы на аренду и содержание имущества
Сергей Морозов, эксперт «УНП»
Что не понравилось проверяющим | Решение судей | Комментарий «УНП» |
Компания арендовала несколько транспортных средств. Налоговики затребовали документы об их использовании — путевые листы, акты на списание ГСМ и т. д. У компании этих документов не оказалось, поэтому инспекторы обвинили компанию в необоснованной налоговой выгоде и сняли расходы и вычеты по аренде | Необходимость аренды транспорта невозможно доказать без документов об его использовании. По словам представителей компании, транспорт она применяла на закрытой базе, где подробности о его использовании не нужны. Но ни единого документа об эксплуатации спорного транспорта не было. Поэтому суд согласился с налоговиками (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.11.14 № А74-385/2014) | Безопаснее оформлять путевые листы, даже если компания использует транспорт только на своей территории. Ведь многие инспекторы считают, что без этих документов компания не подтвердит реальность эксплуатации транспорта. Форму путевого листа можно упростить, но без многих реквизитов не обойтись (см. «УНП» № 35, 2013, стр. 12 «В путевом листе больше опасных реквизитов, чем в любой другой первичке») |
4. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая
Статья 614. Арендная плата
1. Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.