Признавать расходы на основании копий документов (в т.ч. полученных по факсу) рискованно. По мнению контролирующих органов, факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. В связи с этим, признание расходов на основании факсимильных копий документов в 4 квартале может вызвать претензии налоговой инспекции. Организация вправе учесть расходы на основании поступивших с опозданием оригиналов документов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за 1 квартал текущего года.
В случае, когда счет-фактура поступает от продавца с опозданием (в более позднем налоговом периоде, чем выставлен), вычет по НДС применяется в том налоговом периоде, в котором счет-фактура был получен от контрагента.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Письмо УФНС РФ по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968
«Вопрос: Вправе ли организация учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль расходы, которые подтверждены факсимильными, сканированными и другими копиями?
Ответ:
В соответствии со ст. 252 НК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом обоснованными расходами признаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе согласно договору).
Таким образом, факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.»
2. Рекомендация: В каких случаях организация обязана подать уточненную налоговую декларацию
Переплата по налогам
Если ошибка, допущенная в налоговой декларации, повлекла за собой излишнюю уплату налога, то организация вправе:
- подать уточненную декларацию за тот период, в котором ошибка была допущена (но не обязана этого делать);
- исправить ошибку, пересчитав налоговую базу и сумму налога за тот период, в котором эта ошибка была обнаружена. Таким способом можно воспользоваться независимо от того, известен ли период, в котором была допущена ошибка или нет;*
- не предпринимать никаких мер по исправлению ошибки (например, если сумма переплаты незначительна).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 54 и абзаца 2 пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 января 2012 г. № 03-03-06/1/24, от 25 августа 2011 г. № 03-03-10/82 и ФНС России от 11 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3807.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3. Ситуация: Когда можно воспользоваться вычетом по НДС. Счет-фактура с выделенной суммой налога получен в более позднем налоговом периоде, чем выставлен
Вычет по НДС применяйте в том периоде, в котором вы получили счет-фактуру от контрагента.
Одним из обязательных условий для вычета входного НДС является наличие счета-фактуры, выставленного продавцом с выделенной суммой налога (п. 1 ст. 169, ст. 172 НК РФ). Поэтому предъявленную сумму НДС покупатель (заказчик) может принять к вычету не ранее того квартала, в котором он получил счет-фактуру. Если, конечно, наряду с этим соблюдаются остальные требования для вычета, предусмотренные пунктом 2 статьи 171 и пунктом 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ. А именно: товары (работы, услуги) приобретены для использования в операциях, облагаемых НДС, и приняты к учету. Таким образом, если продавец выставил счет-фактуру в одном квартале, а покупатель (заказчик) получит его в другом, то право на вычет у последнего возникнет именно в том периоде, когда к нему поступил этот документ.
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 февраля 2011 г. № 03-07-09/02, от 2 апреля 2009 г. № 03-07-09/18.
Позицию Минфина России поддерживают большинство арбитражных судов (см., например, определения ВАС РФ от 19 июля 2010 г. № ВАС-8735/10, от 24 августа 2009 г. № ВАС-10068/09, от 3 июля 2009 г. № ВАС-10956/08, постановления ФАС Поволжского округа от 11 мая 2010 г. № А12-19205/2009, от 9 марта 2010 г. № А65-21953/2009,от 11 марта 2009 г. № А12-17314/07, Западно-Сибирского округа от 15 апреля 2009 г. № Ф04-2237/2009(4626-А75-25), Северо-Западного округа от 21 января 2010 г. № А52-1847/2009, от 11 января 2009 г. № А56-12155/2008, от 11 января 2009 г. № А56-12153/2008, Московского округа от 22 апреля 2010 г. № КА-А40/3668-10, от 25 марта 2010 г. № КА-А41/2336-10).
При этом некоторые суды считают, что покупатель (заказчик) вправе предъявить НДС к вычету в том периоде, когда была совершена хозяйственная операция, по которой контрагент выставил счет-фактуру. В частности, это возможно, в следующих двух ситуациях.
Первая: покупатель получил счет-фактуру до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2013 г. № А42-6538/2012, от 15 января 2009 г. № А26-2909/2008);
И вторая: получив счет-фактуру с опозданием, покупатель (заказчик) подает уточненную декларацию за период, к которому относится поступивший документ (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 29 июля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/2190, от 23 июля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/2594, Поволжского округа от 9 июня 2009 г. № А55-15026/2008, от 17 апреля 2008 г. № А55-2966/07, от 29 ноября 2007 г. № А55-2821/07-8).
Чтобы избежать споров с налоговыми инспекторами, учитывайте позицию контролирующих ведомств и сложившуюся арбитражную практику. То есть НДС принимайте к вычету в тех периодах, когда получили от продавцов запоздалые счета-фактуры.*
Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
18.03.2014 г.
С уважением,
Лариса Зуева, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».