Для выплаты компенсации за использование автомобиля можно оформить дополнительное соглашение к договору, либо приказ. При выплате компенсации необходимо начислить НДФЛ. Согласно статье 188 ТК за использование личного автомобиля в интересах работодателя сотруднику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, ТК не предусмотрены.
Таким образом, компенсационная выплата считается законодательно установленной и, соответственно, не облагается НДФЛ только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это, в свою очередь, подразумевает, что автомобиль находится в собственности человека. Если же сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, то такое транспортное средство не считается его личным имуществом, и сумма компенсационной выплаты облагается НДФЛ на общих основаниях. Главбух советует: есть аргументы в пользу того, чтобы организации не удерживать НДФЛ с суммы компенсационных выплат, если сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, и в иных случаях. Они заключаются в следующем. Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Человек (организация) вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля, управляемого по доверенности, НДФЛ не облагаются. При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсационных выплат за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления сотрудником расходов. Вместе с тем, если организация будет руководствоваться этой точкой зрения, налоговая инспекция при проверке, скорее всего, посчитает неудержание НДФЛ с суммы компенсации неправомерным. Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась. Также сумму компенсации необходимо обложить страховыми взносами.
Вопрос о том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля в других случаях, является спорным. По мнению специалистов Минфина России, в целях главы 25 НК личным имуществом признается только то имущество, которым сотрудник владеет на праве собственности. То есть уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно, если человек является его собственником. Соответственно, компенсацию, которую организация выплачивает сотруднику, управляющему машиной, которая оформлена на другое лицо, учесть при налогообложении прибыли нельзя. Вместе с тем, требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 25 НК не содержит. Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля можно учесть при налогообложении прибыли (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Но при выполнении условий, предусмотренных статьей 252 НК: компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами; компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее нужно выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.
Ранее специалисты финансового ведомства признавали возможность учитывать компенсацию в расходах, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности (не выдвигая при этом условия о собственности). С учетом более поздней позиции Минфина России возможно возникновение рисков при включении в состав налоговых расходов сумм компенсации сотруднику, который управляет машиной, оформленной на другое лицо (и не является собственником автомобиля). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.
О боснование данной позиции приведено ниже в рекомендации , в статье журнала «Учет.Налоги.Право», которую Вы можете найти в закладке Журналы Системы Главбух
1.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Кому положена компенсация
Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.
Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документальное оформление
Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему*.
Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя (mod = 112, id = 60094)
Да, можно.
При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.
Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсационных выплат (компенсации за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием), если сотрудник управляет автомобилем, который оформлен на другое лицо (mod = 112, id = 59908)
Да, нужно.
От НДФЛ освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ за использование личного автомобиля в интересах работодателя сотруднику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора). Компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом РФ не предусмотрены.
Таким образом, компенсационная выплата считается законодательно установленной и, соответственно, не облагается НДФЛ только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это, в свою очередь, подразумевает, что автомобиль находится в собственности человека. Если же сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, то такое транспортное средство не считается его личным имуществом, и сумма компенсационной выплаты облагается НДФЛ на общих основаниях*.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49, от 21 февраля 2012 г. № 03-04-06/3-42, от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228 и ФНС России от 25 октября 2012 г. № ЕД-4-3/18123.
Однако из этого порядка есть исключение. Оно касается случая, когда автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и другого лица. Такая ситуация может возникнуть, например, если машина является совместной собственностью супругов. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). И в этом случае сотрудник, управляющий машиной, которая находится в совместной собственности, является одним из собственников автомобиля, то есть автомобиль считается его личным имуществом. Соответственно, сумма компенсационной выплаты за использование машины освобождается от НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.
Главбух советует: есть аргументы в пользу того, чтобы организации не удерживать НДФЛ с суммы компенсационных выплат, если сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, и в иных случаях. Они заключаются в следующем.
Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Человек (организация) вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля, управляемого по доверенности, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).
При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсационных выплат за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления сотрудником расходов.
Вместе с тем, если организация будет руководствоваться этой точкой зрения, налоговая инспекция при проверке, скорее всего, посчитает неудержание НДФЛ с суммы компенсации неправомерным. Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась*.
Придерживаясь этой позиции на практике, проверяйте, действительно ли выплаты, производимые сотруднику, являются компенсационными. Например, это условие не выполняется тогда, когда доверенность сотруднику выдает организация-работодатель, которая является собственником автомобиля и несет расходы по его содержанию и эксплуатации. Если при этом организация производит сотруднику какие-либо выплаты за использование автомобиля, то с этих выплат нужно удержать НДФЛ. Объясняется это тем, что сотруднику вообще не положена компенсация, поскольку он не несет никаких расходов. Такой вывод следует из совокупности положений статей 164 и 188 Трудового кодекса РФ. Соответственно, выплаты сотруднику не будут считаться компенсационными.
Налог на прибыль: автомобиль оформлен на другое лицо
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если автомобиль оформлен на другое лицо (mod = 112, id = 59911)
Ответ на этот вопрос зависит от того, на кого оформлен автомобиль.
По общему правилу подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).
Если автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и другого лица, то сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль. Такая ситуация может возникнуть, например, если машина является совместной собственностью супругов. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). И в этом случае сотрудник, управляющий машиной, является одним из собственников автомобиля, то есть автомобиль считается его личным имуществом. И, соответственно, к сумме компенсации за его использование однозначно применяются нормы подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629 и от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.
Автомобиль может быть оформлен на организацию-работодателя, которая является собственником автомобиля и несет расходы по его содержанию и эксплуатации. Если организация производит сотруднику какие-либо выплаты за использование автомобиля, то такие выплаты при расчете налога на прибыль не учитывайте. Объясняется это тем, что в этом случае сотруднику вообще не положена компенсация, поскольку он не несет никаких расходов. Такой вывод следует из совокупности положений статей 164 и 188 Трудового кодекса РФ. Соответственно, выплата сотруднику не будет считаться компенсационной.
Вопрос о том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля в других случаях, является спорным.
По мнению специалистов Минфина России, в целях главы 25 Налогового кодекса РФ личным имуществом признается только то имущество, которым сотрудник владеет на праве собственности. То есть уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно, если человек является его собственником. Соответственно, компенсацию, которую организация выплачивает сотруднику, управляющему машиной, которая оформлена на другое лицо (за исключением случая, когда сотрудник владеет машиной на праве совместной собственности), учесть при налогообложении прибыли нельзя. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629, от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49, от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.
Вместе с тем, требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит. Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Человек (организация) вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля можно учесть при налогообложении прибыли (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Но при выполнении условий, предусмотренныхстатьей 252 Налогового кодекса РФ:
- компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами;
- компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее нужно выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.
Ранее специалисты финансового ведомства признавали возможность учитывать компенсацию в расходах, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности (не выдвигая при этом условия о собственности) (письмо Минфина России от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812). Аналогичная позиция отражена и в письме УФНС России по г. Москве от 13 января 2012 г. № 20-15/001797.
С учетом более поздней позиции Минфина России возможно возникновение рисков при включении в состав налоговых расходов сумм компенсации сотруднику, который управляет машиной, оформленной на другое лицо (и не является собственником автомобиля). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.*
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Статья: Рискованно списывать компенсацию за машину по доверенности
Иван Жилин, эксперт «УНП»
«…Сотрудник нашей компании ездил в командировку на машине. Мы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля. Но оказалось, что работник пользуется машиной по доверенности брата. Вправе ли мы учесть сумму выплаченной сотруднику компенсации в расходах по прибыли?..»
— Из письма главного бухгалтера Светланы Ивановой, г. Москва
Светлана, списывать компенсацию рискованно.
Минфин России против учета компенсации, если сотрудник использует машину по доверенности (письма от 03.05.12 № 03-03-06/2/49 и от 18.03.10 № 03-03-06/1/150). Кодекс предусматривает возможность списать компенсацию за пользование только личным автомобилем сотрудника (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Кроме того, если работник использовал машину по доверенности, то чиновники требуют удержать с компенсации НДФЛ (письмо Минфина России от 21.02.12 № 03-04-06/3–42). А также страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538–19).* По мнению чиновников, взносы можно не платить, только если у компании есть документы, подтверждающие право собственности сотрудника на его имущество.
Между тем с позицией чиновников можно поспорить. Основной аргумент в том, что кодекс не дает определение понятию «личное имущество». А доверенность на право управления автомобилем относится к числу законных оснований владения. В столичном округе практика по таким спорам не сложилась, но в других регионах судьи на стороне компаний (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 09.10.12 № А12-2881/2012).
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 44, НОЯБРЬ 2013