Использовать личный автомобиль сотрудника можно либо, выплачивая сотруднику компенсацию, либо заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.
При этом если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.
Заключив договор аренды с сотрудником, организация на упрощенке может включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Подробно см. Рекомендации № 1, 2.
Если организация на УСНО выплачивает сотруднику компенсацию, то сумму компенсации за использование личного автомобиля можно включить в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Подробно см. Рекомендации № 3, 4.
Чаще всего организации заключают с сотрудниками договоры аренды. Однако, какой из вариантов выгоднее для вас, организация должна решить самостоятельно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.*
Виды договоров аренды транспорта
Есть два вида договоров аренды транспортных средств:*
Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации*
Нет, нельзя.*
По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ).
Главбух советует: если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договораренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.*
В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).
Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
Аренда автомобиля*
При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.
Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).
Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).
Главбух советует: при аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО).
Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны три ситуации.
Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.
Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).
Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).
Документальное оформление*
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.
Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденныхприказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
Амортизация
Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).
Бухучет*
В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:
Дебет 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.
Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Пример отражения в бухучете операций, связанных с арендой автомобиля у сотрудника*
В феврале 2008 года ЗАО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор арендытранспортного средства без экипажа.
Объект аренды – легковой автомобиль:
- марка – ВАЗ-21102;
- регистрационный знак – Т543НЕ99;
- идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;
- тип – седан;
- категория – В;
- год выпуска – 2000;
- двигатель – № Х02395409;
- цвет – белый;
- мощность двигателя (кВт/л. с.) – 51/70;
- паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
- свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540.
Автомобиль арендован для служебных поездок генерального директора.
Срок действия договора – с 1 февраля 2008 года по 31 января 2009 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.
Бухгалтер ЗАО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.
В феврале 2008 года:
Дебет 001
– 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче транспортного средства).
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:
Дебет 26 Кредит 76
– 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Налогообложение операций по договору аренды транспортного средства зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация. См. на эту тему:
- Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения;
- Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ
Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).
Организация, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому удержите НДФЛ с сумм арендной платы, выданной сотруднику.* Такой вывод следует изпункта 1 статьи 223, статьи 226 Налогового кодекса, письма Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-04-06/3-366 и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 15 мая 2013 г. № ВАС-5640/13).
В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы
По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляйте.*
Это объясняется тем, что выплаты по таким договорам не признаются объектом обложения:
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование – поскольку предметом договора является передача имущества в пользование (в данном случае автомобиля);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – поскольку с выплат по гражданско-правовым договорам взносы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность прямо предусмотрена договором.
Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.
Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779ГК РФ). О том, как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в этом случае, см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Транспортный налог
Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация платить транспортный налог не должна.*
УСН
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:*
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).
Пример отражения при налогообложении расходов по аренде у сотрудника автомобиля без экипажа. Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами*
ЗАО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов.
В январе организация заключила с водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – один год.
Объект аренды – легковой автомобиль. Ежемесячная арендная плата за автомобиль по договору составляет 12 300 руб.
Вся сумма выплат, начисленных Колесову по договору аренды, ежемесячно включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у Колесова нет, поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.
Ежемесячная сумма НДФЛ с доходов Колесова равна:
12 300 руб. ? 13% = 1599 руб.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.
При расчете единого налога бухгалтер ежемесячно уменьшает налогооблагаемые доходы на сумму расходов, связанных с арендой автомобиля, в общей сумме 12 300 руб.
Как при расчете единого налога при упрощенке учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.
О том, можно ли учесть при расчете единого налога расходы арендатора по оплате ОСАГО, см. подробнее Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на страхование автомобиля.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.*
Кому положена компенсация*
Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.
Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
Документальное оформление*
Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.
Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя *
Да, можно.*
При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.
Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения* (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.
Путевые листы*
Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы
Да, нужно.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.
Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:
- не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
- учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога при упрощенке.
Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения
Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:
- подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
- свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
- обосновывающие расчет суммы компенсации;
- подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.
Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).
Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).
Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.
Бухучет*
В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).
Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок*
В июне 2012 года приказом руководителя ЗАО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.
Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2012 года.
В июле 2012 года 22 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 17 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 22 дн. ? 17 дн. = 927 руб.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:
Дебет 26 Кредит 73
– 927 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.
Налоги
При расчете некоторых налогов сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов. См. на эту тему:
- Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения ;
- Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
4.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ
Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ,ст. 188 ТК РФ).* О том, какими нормативно-правовыми актами должна руководствоваться организация, применяющая специальный налоговый режим, в этом случае см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения. Это связано с тем, что порядок расчета НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля не зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.
Страховые взносы
Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:*
- взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль (единого налога при упрощенке). Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели)* (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.
Пример отражения при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок. Организация применяет упрощенку. Для расчета НДФЛ и взносов использует нормы, установленные своими локальными документами*
Сотрудник ЗАО «Альфа» использует свой автомобиль для служебных поездок. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см. Ежемесячно сотруднику начисляется компенсация в размере 3000 руб. Это предусмотрено трудовым договором и приказом руководителя организации.
Норма компенсации для автомобиля с объемом двигателя свыше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).
Поскольку компенсация выплачивается на основании трудового договора и приказа руководителя, удерживать с нее НДФЛ, начислять взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний и взносы на обязательное пенсионное страхование не нужно.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой налоговый режим применяет организация.
УСН
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).*
Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-11-11/38.
Пример отражения при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок. Организация применяет упрощенку. Для расчета единого налога использует нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92*
ООО «Торговая фирма "Гермес"» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Приказом руководителя организации с февраля 2013 года менеджеру А.С. Кондратьеву установлена компенсация за использование личного автомобиля. Объем двигателя – 1500 куб. см. Размер компенсации – 1500 руб. в месяц. Это предусмотрено трудовым договором и приказом руководителя организации.
Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя меньше 2000 куб. см составляет 1200 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).
Февраль 2013 года Кондратьев отработал полностью. При расчете единого налога бухгалтер организации уменьшил налоговую базу по единому налогу на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в размере 1200 руб.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
5. Статья: Если работник использует личный автомобиль
Компенсация за использование личного автомобиля
При использовании в служебных целях автомобиля работника работодатель должен компенсировать его затраты. При этом сотрудник может получить компенсацию за эксплуатацию машины, износ (амортизацию), а также возмещение расходов, связанных с ее использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Размер компенсации определяется письменным соглашением сторон и зависит от интенсивности использования автомобиля(износа, затрат на ГСМ, технического обслуживания и пр.).*
Аренда личного автотранспорта работника
Другим вариантом использования имущества работника является заключение договора аренды транспортного средства без экипажа в соответствии со статьей 642 Гражданского кодекса РФ. Тогда владелец автомобиля не оказывает услуг по управлению им и его технической эксплуатации.*
Какой вариант выбрать
Сравнение двух возможных способов использования автомобиля сотрудника в служебных целях – выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и заключение договора аренды автомобиля – приведено в таблице 2.
Таблица 2. Сравнение двух способов возмещения расходов работника за использование личного транспорта*
Чаще всего торговые фирмы заключают с работниками договоры аренды. Однако, какой из вариантов выгоднее для конкретной компании, она должна решить сама.*
Л.Г. Лагутина, старший преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С. Ю. Витте, к. э. н.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТОРГОВЛЕ», № 7, ИЮЛЬ 2012