Вопрос: Пенсионный фонд требует чтобы мы подписали соглашение об электронном документообороте для передачи нами сведений по сотрудникам предпенсионного возраста, обязаны ли мы подписывать это соглашение? В нашей организации сотрудники самостоятельно занимаются оформлением пенсией, является ли это нарушением?
Ответ: По вопросу обязанности подписывать соглашение.
Не обязаны. В отношении коммерческих организаций не установлена обязанность по заключению подобных соглашений.
Территориальные органы ПФР приглашают к взаимному сотрудничеству всех страхователей. Если работодатель готов сотрудничать, с ним заключается соглашение о добровольном сотрудничестве в части представления документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи на работников этой организации.
По вопросу оформления пенсий.
Это не является нарушением. Работодатель не обязан оформлять пенсию за сотрудников.
При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.
Более подробно об этом Вы можете узнать, перейдя по ссылке: https://www.1gl.ru/#/document/11/18919/dfas0m96d1/.
Как оформить выход сотрудника на пенсию
Сведения для назначения пенсии
Какие документы организация должна представить в отделение ПФР при выходе сотрудника на пенсию
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ежемесячно ПФР получает сведения о застрахованных лицах и их лицевом счете. Ежеквартально ИФНС направляет в фонд расчет по страховым взносам, где в разделе 3 содержатся персонифицированные сведения по каждому сотруднику, в том числе о дополнительных тарифах. Также ПФР ежегодно получает сведения о стаже сотрудников – форма СЗВ-СТАЖ и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. СЗВ-СТАЖ с типом сведений «исходная» нужно подавать ежегодно по всем сотрудникам. Форму с типом сведений «назначение пенсии» представляйте на застрахованных лиц, которым для пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок отчетности за который не наступил.
Это следует из пункта 35 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.
Дополнительно по запросу территориального отделения ПФР предоставьте форму СЗВ-К. В данной форме отражают трудовой стаж человека до 2002 года.
При назначении пенсии на основании сведений персонифицированного учета дополнительные документы о стаже и заработке гражданина не требуют.
Персонифицированную отчетность представляйте в ПФР в том числе и по физлицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если на выплачиваемые им вознаграждения были начислены взносы на обязательное пенсионное страхование. Это следует из пункта 24 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.
Представьте «СЗВ-СТАЖ» с признаком «назначение пенсии» в отделение ПФР в течение трех календарных дней с даты, когда получили от сотрудника заявление о достижении пенсионного возраста и представлении на него индивидуальных сведений. Типовой формы заявления в законодательстве не предусмотрено, поэтому сотрудник может написать его в произвольной форме. После получения заявления организация издает приказ об оформлении документов в связи с выходом сотрудника на пенсию. Такие выводы позволяют сделать абзац 2 пункта 4 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, пункт 24 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.
Правила обращения за страховой пенсией утверждены приказом Минтруда от 17.11.2014 № 884н. А перечень документов, которые нужны для установления страховой пенсии, утвержден приказом Минтруда от 28.11.2014 № 958н.
Документы для назначения пенсии может подать не только сам сотрудник, но и его текущий работодатель при наличии письменного согласия такого сотрудника. Документы могут быть поданы непосредственно в территориальный орган ПФР, отправлены по почте или переданы через многофункциональный центр. Кроме того, документы можно подать в электронном виде через Интернет. Это предусмотрено в пунктах 5 и 52 перечня, утвержденного приказом Минтруда от 28.11.2014 № 958н, постановлении Правительства от 07.07.2011 № 553, пунктах 4 и 14Правил, утвержденных приказом Минтруда от 17.11.2014 № 884н.
По общему правилу для установления пенсии необходимы:
заявление об установлении пенсии;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и местожительство сотрудника;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;
выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;
документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.
Если документы в ПФР подает представитель сотрудника, то вместе с общим пакетом документов дополнительно представляют соответствующую доверенность и паспорт представителя. Когда же документы в ПФР подает работодатель, то дополнительно к общему пакету документов он представляет:
письменное согласие сотрудника на представление его заявления работодателем;
документ, который подтверждает, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем. Это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки сотрудника или справка от работодателя;
документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность, например копия приказа о приеме на работу.
Такой порядок предусмотрен в пунктах 2, 4–5, 6, 12, 53–68 перечня, утвержденного приказом Минтруда от 28.11.2014 № 958н.
Сотрудник может обратиться за пенсией в любое время после того, как возникло право на нее – ограничений по срокам нет. Вместе с тем, заявление о назначении пенсии по старости территориальное отделение ПФР может принять и до того, как наступит пенсионный возраст гражданина (но максимум за месяц до его наступления). Об этом сказано в пунктах 18–19Правил, утвержденных приказом Минтруда от 17.11.2014 № 884н.
Непосредственно расчет пенсии сотрудника проводят специалисты ПФР (п. 41 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 17.11.2014 № 884н). К компетенции работодателя данный вопрос не относится. Прикинуть размер и порядок расчета будущей пенсии можно самостоятельно на официальном сайте Минтруда с помощью пенсионного калькулятора. За более подробными пояснениями по расчету сотруднику следует обращаться в территориальное отделение ПФР.
Главбух советует: на практике сотрудники ПФР могут потребовать справку о заработке. Она нужна, чтобы подтвердить стаж до 2002 года.
Итак, человеку дополнительно нужно передать в ПФР сведения о среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или за любые 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности человека до 1 января 2002 года (п. 2 приложения к постановлению Минтруда и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па). Хотя данное постановление 16/19па и отменено с 1 января 2015 года, но подтверждать стаж нужно.
Сведения о среднемесячном заработке человека за любые 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года обязана предоставить организация-работодатель, если выполняются два условия:
человек работал в организации в указанные периоды;
среднемесячный заработок приходится на период до регистрации сотрудника в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.
Если работодатель был ликвидирован или прекратил деятельность по другим причинам, справку о среднемесячном заработке должен выдать его правопреемник.
Об этом сказано в пункте 26 приложения к постановлению Минтруда и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па.
Справку о среднемесячном заработке выдайте по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК). Форма справки о среднемесячном заработке законодательством не установлена, поэтому составьте ее в произвольной форме.
Внимание: представители ПФР периодически предлагают страхователям взять на себя обязательство о предоставлении электронных сведений на сотрудников предпенсионного возраста – так называемого макета пенсионного дела.
Соглашаться на такие предложения не обязательно. Это исключительно инициатива ПФР. Если организация откажется формировать пенсионное дело, никаких штрафов не будет.
В случае же, когда вы решите пойти навстречу фонду, надо будет передавать по ТКС списки сотрудников предпенсионного возраста и отсканированные образы документов по каждому такому работнику. К пакету документов прикладывайте специальный реестр.
О том, как происходит электронный документооборот по вопросу оформления пенсий, региональные отделения ПФР разъясняют на официальном сайте фонда. В частности, подробно процедуру описало Отделение по Забайкальскому краю.
Какие документы организация должна представить в ПФР, если сотруднику назначают досрочную пенсию
Отдельно скажем про сотрудников, которые имеют право на досрочную пенсию. Тут стандартным пакетом документов не обойтись. Понадобится также специальная справка, уточняющая особый характер работы или условий труда.
Ситуация: когда и как подать в центр занятости новый отчет о численности сотрудников предпенсионного возраста
Сведения о работодателе и численности сотрудников предпенсионного возраста возраста сдавайте в центр занятости ежеквартально. Впервые новый отчет надо представить за девять месяцев 2018 года.
Роструд утвердил срок сдачи отчета о сотрудниках предпенсионного возраста и его форму только для самих центров занятости (письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР). Центры занятости должны ежеквартально представлять в Роструд сведения по форме 1. Срок – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Сроки сдачи отчета и его форму для работодателей пока официально не установили. Когда будете сдавать отчет, ориентируйтесь на сроки и формы, которые рекомендуют региональные центры занятости. В каждом регионе свои сроки и формы отчета. Так, в одних регионах просят представлять отчет до 5-го числа месяца после отчетного квартала, в других раньше – не позднее 1-го или 3-го числа месяца после отчетного квартала. Но отчет не входит в число обязательных форм, поэтому работодатели представляют его в добровольном порядке. Если не представите отчет или сдадите его позже срока, оштрафовать работодателя не вправе.
Важно: службы занятости Москвы и Перми принимают отчет по такой форме >>.
В отчете укажите наименование организации, ее ИНН и КПП. Приведите численность работающих и уволенных сотрудников предпенсионного возраста за отчетный период. Это мужчины 1959-го и женщины 1964 года рождения, которые должны по закону пойти на пенсию в 2019 году. Персональные данные сотрудников в отчете указывать не нужно.
Справочно: в рамках пенсионной реформы законодательно закрепили понятие предпенсионного возраста. Это период в течение пяти лет до даты выхода на пенсию. Такой период с 2019 года установят как для работающих граждан, так и для тех, кто ищет работу. Добавим, что Закон от 03.10.2018 № 352-ФЗ об уголовной ответственности за увольнение или отказ в приеме на работу предпенсионеров уже официально опубликован и действует с 14 октября.
Подробно про пенсионную реформу >>.