Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности
Документальное оформление
Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*
Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (ф. ИНВ-22).
Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.*
Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.
К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ (оказанных услуг);
- акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.
Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 28.09.2009 № 03-03-06/1/622 «О порядке признания дебиторской задолженности безнадежной в целях налогообложения прибыли организаций»
«1. В соответствии с пунктом 2 статьи 266 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
Таким образом, Кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относится, в частности, невозможность исполнения на основании акта государственного органа.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 09.03.2004 N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" и Положением о Федеральной службе судебных приставов, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316, служба судебных приставов и ее территориальные подразделения являются федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации.
Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 46 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" исполнительный документ, по которому взыскание не производилось или произведено частично, возвращается взыскателю, если у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
Учитывая изложенное, дебиторская задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем вынесены постановление с указанием соответствующей причины невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства, признается безнадежной для целей налогообложения прибыли и в соответствии со статьями 265 и 266 Кодекса включается в состав внереализационных расходов на дату составления акта судебным приставом-исполнителем о невозможности взыскания задолженности.
2. Одним из оснований для признания задолженности безнадежной для целей налогообложения прибыли организаций является прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения в соответствии с гражданским законодательством.
В соответствии со статьей 418 Гражданского кодекса Российской Федерации обязательство прекращается смертью должника, если исполнение не может быть произведено без личного участия должника либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника.
Таким образом, для целей налогообложения прибыли задолженность гражданина может быть признана нереальной ко взысканию по причине смерти должника, за исключением случаев, когда обязательство передается наследникам в порядке правопреемства.*
Ответственность наследников по долгам наследодателя предусмотрена статьей 1175 Гражданского кодекса Российской Федерации.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 43 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" исполнительное производство прекращается судом в случае смерти должника-гражданина, объявления его умершим или признания безвестно отсутствующим, если установленные судебным актом, актом другого органа или должностного лица требования или обязанности не могут перейти к правопреемнику и не могут быть реализованы доверительным управляющим, назначенным органом опеки и попечительства.
Учитывая изложенное, задолженность может быть признана безнадежной для целей налогообложения прибыли организаций в случае прекращения исполнительного производства судом в связи со смертью гражданина-должника, объявлением его умершим или признанием безвестно отсутствующим в установленном Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" порядке.»
11.09.2014 г.
С уважением,
Мария Мачайкина, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».