Вопрос: Сотрудник получает второе высшее юридическое образование. Должность коммерческий директор, косвенно обучение в интересах компании, т.к. коммерческий отдел занимается договорами. Сотрудник поторопился и заключил договор на свое имя, заплатил за 1 семестр. Как возместить расходы сотруднику за обучение с минимальными потерями для организации, не переоформляя договор с учебным заведением.
Ответ: Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом либо коллективном договоре, дополнительном соглашении к нему. Такие правила установлены статьями 196 и 199 ТК.
Таким образом, именно порядок возмещения расходов сотруднику не зависит напрямую ли заключен договор с организацией или с сотрудником.
Что касается вопроса о включении таких затрат в расходы на прибыль, то мнение контролеров не однозначно.
В последних письмах Минфина звучит такая позиция, если учебное заведение напрямую заключило договор с сотрудником, а организация компенсирует сотруднику расходы, учесть эти суммы при расчете налога на прибыль нельзя (письмо Минфина от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562). Но данная позиция не бесспорна. Если готовы спорить в суде, то примените аргументы, которые приведены в обосновании ответа.
Обратите внимание, кроме выше названного, чтобы такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, необходимо чтобы соблюдались следующие условия:
1. Обучение сотрудника проводят в интересах организации.
2. Между организацией и российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией заключен договор на обучение.
3. Учебное заведение имеет право на ведение образовательной деятельности (лицензию).
4. Обучается:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- сотрудник, который работает в организации по трудовому договору;
- человек, заключивший с организацией договор, по которому он не позднее трех месяцев после окончания обучения обязан заключить с ней трудовой договор и отработать в ней не менее года.
Материалы Системы Главбух по вашему вопросу: https://www.1gl.ru/#/document/16/58659/
Обоснование
Как учесть расходы на обучение сотрудника в интересах организации
Как учесть расходы на обучение сотрудников в интересах организации при расчете налога на прибыль
При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов можно включить стоимость обучения сотрудника по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам. Например, расходы на обучение в вузе, на курсах повышения квалификации, в колледже (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК).2Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию, полученную от сотрудника в возмещение расходов...
Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, должны быть выполнены следующие условия:
1. Обучение сотрудника проводят в интересах организации.
2. Между организацией и российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией заключен договор на обучение. Если учебное заведение напрямую заключило договор с сотрудником, а организация компенсирует сотруднику расходы, учесть эти суммы при расчете налога на прибыль нельзя (письмо Минфина от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562). Но данная позиция не бесспорна.
3. Учебное заведение имеет право на ведение образовательной деятельности (лицензию).
4. Обучается:
- сотрудник, который работает в организации по трудовому договору;
- человек, заключивший с организацией договор, по которому он не позднее трех месяцев после окончания обучения обязан заключить с ней трудовой договор и отработать в ней не менее года.
Это следует из пункта 3 статьи 264 НК, статьи 12 Закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ, статьи 91 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ.
Чтобы можно было учесть расходы на обучение при налогообложении прибыли, должны выполнятся все перечисленные условия. В частности, договор на обучение, в том числе и с иностранным учебным заведением, обязателен – при его отсутствии признать расходы будет нельзя. Аналогичный вывод следует из письма Минфина от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121.
Чтобы обосновать расходы на обучение в интересах организации, могут понадобиться и дополнительные документы. В частности, это документы, которые подтверждают, что:
- расходы экономически оправданны (например, приказ о направлении на учебу);
- образовательные услуги оказаны (например, акт выполненных работ);
- сотрудник прошел обучение (например, диплом, сертификат, удостоверение и т. д.).
Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 252 и пункта 3 статьи 264 НК. Подтверждается это и письмом Минфина от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137.
Об обязательности оформления акта по образовательным услугам см. Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.
Главбух советует: если договор с учебным заведением сотрудник заключил от своего имени, то работодатель вправе учесть компенсацию стоимости обучения при расчете налога на прибыль. Но, скорее всего, такую позицию придется отстаивать в суде.
Во-первых, в подпункте 1 пункта 3 статьи 264 НК нет требования, что договор с учебным заведением должен заключить именно работодатель. В нем лишь сказано, что должен быть договор с российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией, которые имеют право на ведение образовательной деятельности.
Во-вторых, ранее Минфин допускал, что, если договор с учебным заведением заключил сотрудник, а организация компенсировала ему стоимость обучения, такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (письмо Минфина от 17.02.2012 № 03-03-06/1/90).
В-третьих, перечень прочих расходов открытый (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). А значит, работодатель вправе учесть любые расходы, которые связаны с производством и реализацией. Главное – доказать, что затраты экономически обоснованны и направлены на получение дохода.
Если сотрудник возмещает организации стоимость обучения, полученную компенсацию учитывайте в составе внереализационных доходов. Тот факт, учитывала организация подобные расходы при налогообложении или нет, значения не имеет. Подробнее об этом см. Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию, полученную от сотрудника в возмещение расходов на его обучение.