сообщаем следующее: При расчете налога на прибыль расходы на ГСМ учитываются в пределах норм. Основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Следовательно, именно в этот момент организация выявляет перерасход топлива. Кроме того, для удержания из зарплаты сотрудника суммы ущерба действует ограничение в месячный срок. Следовательно, в момент списания ГСМ организация должна принять решение об удержание из зарплаты сотрудника суммы перерасхода ГСМ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные
Порядок отражения операций с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо.
На автозаправочных станциях (АЗС) организация может приобрести ГСМ*:
· по талонам;
· за наличный расчет*.
ОСНО: налог на прибыль
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:*
· материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
· прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.
Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). Если цена содержит в себе НДС, то сумму этого налога следует исключить из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм*
Да, нужно.
Позиция контролирующих ведомств сводится к тому, что при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ учитываются в пределах норм, установленных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, предусмотренные в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337*.
Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет
Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ* (письма Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161, от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС*.
При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, ГСМ можно учесть только по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Наталья Комова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Статья: Списываем бензин
Как быть, если выявлен перерасход?
В этом случае с водителя нужно получить объяснение причин перерасхода, оформив это служебной запиской. Хотя, если, устанавливая нормы, турфирма уже учла повышенный перерасход при пробках, работе машины зимой, использовании кондиционера, указать еще какую-то причину, которая повлекла перерасход топлива, будет сложно. Одной из причин можно назвать подогрев сидений в зимнее время.
Если водитель не смог объяснить перерасход, турфирме придется либо удержать с него стоимость излишне истраченного бензина, либо включить эту стоимость в налогооблагаемый доход работника.*
Журнал «Учет в туристической деятельности», №8, август 2009
3.Рекомендация: Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации
Документальное оформление
Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен выпустить приказ.
Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат*. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.
Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России