Поскольку авиабилет был куплен на физическое лицо, а не на организацию, то возврат денежных средств за авиабилет должен осуществляться также на физическое лицо. Денежные средства кассир Вашей организации должен выдать либо лицу, указанному в авиабилете, либо его законному представителю. Полномочия представителя в данном случае должны быть подтверждены доверенностью, выданной физическим лицом, в пользу которого был куплен билет. При этом доверенность безопаснее нотариально заверить по двум причинам:
1. Указанный случай удовлетворяет требованиям п. 2 ст. 185 Гражданского кодекса РФ;
2. По нотариально заверенной доверенности можно не проверять идентификацию лица, которому была выдана доверенность, поскольку за Вас это сделал нотариус.
Исходя из всего вышеназванного, возврат денежных средств за авиабилет на основании доверенности, выданной организацией, невозможен.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя:
о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
о сроке, на который выдаются наличные деньги;
его подпись;
дата.
Такой порядок установлен пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 апреля 2013 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и пунктом 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
1. Кассир проверяет:
наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
соответствие суммы цифрами сумме прописью;
наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.
2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.
3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.
4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.*
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Образцы доверенностей, которые сейчас часто нужны бухгалтерии
Контрольные точки, по которым надо проверять любую доверенность
Начнем с требований, которым должна соответствовать любая доверенность.*
1. Доверенность всегда составляют на бумаге. Электронный формат для доверенности не предусмотрен. Но изготавливать данный документ строго на бланке компании необязательно.
2. В документе должны быть детализированы полномочия доверенного лица, на которое выдается доверенность. Общих фраз вроде «и иные полномочия, связанные с доверенностью» лучше избегать.
3. На доверенности от имени компании должны стоять печать организации и подпись руководителя. Использовать факсимиле нельзя, иначе документ и сделки, совершенные на его основании, признают недействительными. Кстати, есть особый случай, когда помимо руководителя на доверенности должен расписаться главный бухгалтер: если доверенность выдана от имени государственной или муниципальной организации для получения (выдачи) денег и других ценностей (ст. 185 Гражданского кодекса РФ).
4. Важно перепроверить, чтобы правильно были указаны
наименование организации, ее юридический адрес, ИНН. А если доверенность выдает предприниматель – его фамилия, имя, отчество, паспортные данные и место жительства. Те же самые данные указываются в отношении представителя, на чье имя составляют доверенность.
5. Необходимо поставить дату выдачи документа, иначе доверенность будет юридически ничтожна. Кроме того, желательно обозначить срок ее действия (максимальный – три года). Если срок не указать, доверенность сохранит силу в течение года со дня оформления, как предусмотрено статьей 186 Гражданского кодекса РФ (только за границей доверенность без срока действительна, пока сам доверитель не отменит ее). Обратите внимание: дату и срок указывают прописью.
Когда доверенность необходимо заверить у нотариуса
Большинство доверенностей заверять у нотариуса не нужно. Например, не требуется нотариус для доверенности, по которой получают ТМЦ у поставщиков, документы в инспекции, сдают отчетность в налоговую, представляют интересы компании в арбитражном суде.
Без помощи нотариуса не обойтись только в трех случаях.
Во-первых, если доверенность выдается на совершение сделки, которая по закону проходит через нотариуса (п. 2 ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Допустим, если выдается доверенность на заключение сделки об уступке права требования, вытекающего из нотариально заверенного договора.
Во-вторых, когда нотариального заверения требует закон. Скажем, представитель компании подает заявление на госрегистрацию прав на недвижимость (п. 1 ст. 16 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»).
И в-третьих, если нужно передоверить полномочия, которые, в свою очередь, также получены на основе доверенности (п. 3 ст. 187 Гражданского кодекса РФ). Например, генеральный директор компании доверенностью уполномочил главного бухгалтера сдавать в инспекцию и забирать все документы из налоговой. Если, к примеру, главбух захочет выдать доверенность за своей подписью на эти действия своему подчиненному, то придется заверять ее у нотариуса. Поэтому в подобном случае обычно проще доверенность подписать у руководителя компании, тогда ничего заверять не придется.*
Отметим, что передать полученные по доверенности полномочия можно только в том случае, если в самой доверенности прямо предусмотрена возможность передоверия.
Надо ли заверять у нотариуса доверенность, выданную предпринимателем
Налоговая служба не так давно высказалась против требуемого Минфином обязательного нотариального удостоверения доверенности от предпринимателя.
Традиционно чиновники настаивали, что если предприниматель сдает отчетность (в том числе электронную) в инспекцию через своего представителя, необходима нотариально оформленная доверенность. Минфин подчеркнул это в письме от 7 августа 2009 г. № 03-02-08/66, сославшись на пункт 3 статьи 29 Налогового кодекса РФ.
Однако ФНС России разрешила сдавать отчетность предпринимателя по обычным доверенностям, без отметки нотариуса (письмо от 10 августа 2009 г. № ШС-22-6/627@). По мнению чиновников ФНС России, к предпринимателям применимы все нормы законодательства, относящиеся к юридическим лицам. А раз так, то нотариального заверения доверенности не требуется.
Вероятнее всего теперь инспекторы перестанут требовать исключительно нотариальные доверенности от представителей предпринимателей. Достаточно, чтобы на доверенности стояли подпись и печать предпринимателя. А вот если у него нет печати (что вполне законно), доверенность придется удостоверить у нотариуса, иначе налоговики посчитают такой документ недействительным. Инспекторы рассуждают так: раз нормы, применяемые к юридическим лицам, не выполнены (печать налогоплательщика отсутствует), следует применять пункт 3 статьи 29 кодекса для физического лица. Представитель же «обычного» гражданина действует только по нотариальной доверенности.
Доверенность на представление интересов компании в ИФНС, внебюджетных фондах и других госорганах
Теперь перейдем к особенностям оформления доверенности в конкретных ситуациях, с которыми сталкивается бухгалтер. Начнем с одной из самых распространенных: необходимо сдать в инспекцию, внебюджетный фонд или другой госорган отчетность или другие документы. Либо, наоборот, получить какие-либо бумаги.
Сдавать от лица компании бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность, делать сверку, забирать документы без доверенности может лишь руководитель (ст. 53 Гражданского кодекса РФ). Если отчетность в налоговую сдает главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, у него обязательно должна быть доверенность от директора. Это подчеркнули и представители ФНС России в письме от 15 февраля 2007 г. № 18-0-09/0070. Отсутствие доверенности грозит тем, что налоговики откажутся принимать отчет, отдавать документы и т. д.
Иногда в устав компании включают положение о том, что главбух или иной сотрудник наделен правом действовать от имени организации без доверенности. И сведения о главбухе тогда попадают в налоговую инспекцию в момент регистрации организации (подп. «л» п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Однако такой подход в правовом смысле не идеален. Подобное условие устава противоречит пункту 3 статьи 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Там указано: действовать от лица организации без доверенности может только «единоличный исполнительный орган». То есть руководитель. Поэтому даже если в уставе есть такое положение, лучше все равно оформить доверенность.
В этой статье мы привели образец доверенности, которая дает главному бухгалтеру право сдавать и забирать от имени компании любые документы в госорганах (за основу мы взяли образец, предложенный УФНС России по г. Москве в письме от 28 апреля 2008 г. № 09-17/041201). Однако можно выдавать и разовые доверенности – к примеру, сдать конкретную декларацию, забрать определенную бумагу (акт сверки, например). Такие доверенности обычно выдают рядовым сотрудникам компании. Кроме того, можно выдать сотруднику доверенность на право представлять компанию в одном конкретном госоргане – инспекции, территориальном отделении фонда и т. д.
Внештатный специалист, который ведет бухгалтерию компании, сможет действовать в налоговой инспекции тоже по доверенности. Если заключен договор с компанией, которая ведет бухгалтерское сопровождение, доверенность можно оформить либо на имя ее руководителя (с правом передоверия другому лицу), либо сразу на конкретного специалиста. Такого представителя можно наделить даже правом подписывать декларации (расчеты). Это разрешено пунктом 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. С этим соглашается и большинство налоговиков (см., к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 25 мая 2007 г. № 20-12/049059).
Доверенность на передачу отчетности по Интернету через спецоператора связи
Подавать отчетность в ИФНС или фонды через Интернет, также как и ее бумажный вариант, по умолчанию должен руководитель компании. То есть если специально не оговорено иное, на электронной отчетности должна стоять электронно-цифровая подпись именно директора. Однако передавать сведения в контролирующие органы через спецоператоров связи можно уполномочить главного бухгалтера и даже внештатного специалиста, который ведет бухгалтерию компании. Доверенность, составленную для такого случая, нужно предоставить и оператору связи (см. образец). В таком случае на интернет-отчетности может стоять ЭЦП уполномоченного представителя компании – например, главбуха. Это подтвердили чиновники Минфина в письме от 11 января 2009 г. № 03-02-08-1.
Сотруднику или другому представителю компании поручают сдать документы на перерегистрацию ООО
В этом году общества с ограниченной ответственностью вынуждены пройти перерегистрацию. Для этого нужно отвезти пакет документов в налоговую инспекцию по месту учета. В законе сказано, что это должен сделать лично генеральный директор компании (п. 2 ст. 18, п. 1 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Однако руководителю не придется ехать, если составить соответствующую доверенность на любого другого сотрудника компании либо на приглашенного юриста (см. образец такого документа).
Если документы на перерегистрацию повезет главбух и у него есть действующая общая доверенность на представление интересов компании во всех налоговых органах (см. образец), то она подойдет. То есть специальную доверенность можно не оформлять.
Напомним: необходимость пройти перерегистрацию касается всех ООО, созданных до 1 июля 2009 года. Не позднее 1 января 2010 года они должны привести свои учредительные документы в соответствие с новыми требованиями Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Сотрудника наделяют правом подписывать счета-фактуры или декларации
Еще одна распространенная ситуация: директор уполномочивает главбуха подписывать за него налоговую отчетность, счета-фактуры и «первичку». Для этого сначала нужно издать приказ о том, что полномочия подписания финансовых документов передаются такому-то сотруднику. Затем оформить и выдать ему доверенность (см. образец).
При наличии правильно составленной доверенности главный бухгалтер сможет ставить подпись и за себя, и за гендиректора компании (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).
Подобным образом можно доверить подписывать счета-фактуры вместо директора или главного бухгалтера любому другому сотруднику. Скажем, заместителю главбуха. При этом указывать должность представителя в счете-фактуре необязательно. Его фамилию и инициалы рекомендуется вписывать вместо данных руководителя и главного бухгалтера. Однако не будет нарушением, если фамилии и инициалы уполномоченных лиц будут выделены дополнительной строкой (см. письмо Минфина России от 28 апреля 2009 г. № 03-07-09/23).
Такой подход подтвердили и представители ФНС России в письме от 9 июля 2009 г. № ШС-22-3/553@. Правда, там же они отметили, что предприниматель, в отличие от организаций, не может передать право подписи счетов-фактур другому человеку. Статья 169 кодекса требует, по мнению налоговиков, чтобы на документе стояла личная подпись предпринимателя, а также реквизиты его свидетельства о госрегистрации.
Обратите внимание: директор не вправе передавать другому человеку право первой подписи на бухгалтерской отчетности. Иначе будут нарушены пункт 5 статьи 13 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пункт 38 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
Выдается доверенность на право защищать интересы компании в суде
Представителем организации в суде может быть как штатный работник, так и сотрудник юридической или консалтинговой компании. В последнем случае доверенность выдают либо сразу на имя специалиста, либо на руководителя его компании с правом передоверия.
«Судебную» доверенность нужно оформлять по тем правилам, которые мы перечислили выше. В доверенности обычно указывают, что представитель вправе вести дела организации в суде (арбитражном суде) и совершать процессуальные действия. Вместе с тем есть ряд полномочий, которые необходимо оговорить отдельно – они приведены в таблице. Оригинал доверенности или ее заверенную копию прилагают к исковому заявлению.
Права представителя компании в судебных инстанциях, которые в доверенности надо указать особо
Сотруднику выдают доверенность на право получить товар или материалы
Сразу оговоримся: если поставщик сам привез товар на склад компании, доверенность для получения ТМЦ не потребуется. Материально ответственный сотрудник покупателя просто поставит на накладной поставщика свою подпись и печать (штамп) организации. А вот если товар нужно получить в магазине или на оптовой базе поставщика, представителю компании понадобится доверенность. При этом доверенное лицо должно обязательно числиться в штате. И более того – значиться в списке сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Продавец заберет доверенность себе для отчетности.
Для доверенности на получение ТМЦ предусмотрены специальные формы – № М-2 и № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Форму № М-2 (с отрывным корешком) обычно применяют, если получение товара носит разовый характер. Если же предполагается, что забирать ценности у одного и того же продавца придется несколько раз, выписывают доверенность по форме № М-2а (без корешка).
Нередко бухгалтеры сомневаются насчет срока, на который можно выдать «товарную» доверенность. Есть старое правило, что ее выдают не более чем на 15 дней – оно зафиксировано в пункте 4 Инструкции Минфина СССР № 17. Однако сейчас эту инструкцию применяют лишь в части, не противоречащей нормам Гражданского кодекса РФ. А значит, для доверенности на получение ТМЦ действуют общие сроки, установленные статьей 186 Гражданского кодекса, – максимум 3 года.
Доверенности по формам № М-2 и № М-2а бухгалтер оформляет в одном экземпляре и выдает под расписку получателю. Учет форм № М-2 ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику компании. Когда подотчетный работник вместе с полученными ТМЦ принесет накладные, бухгалтер запишет реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке от доверенности. А если доверенность без корешка (по форме № М-2а), сделает пометку с указанием номера и даты накладной в книге учета доверенностей.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 19, ОКТЯБРЬ 2009
3. Статья: Возврат авиабилетов: выплачиваем клиенту деньги
Турфирма возвращает клиенту деньги за авиабилеты. Рассмотрим ситуацию, когда клиент отказывается от билетов в день их покупки и в другой день. Также поговорим о том, может ли турфирма вернуть деньги, если клиент обратился не в тот офис фирмы, где покупал билеты.
Как возвращать?
Порядок возврата клиенту денег за билеты зависит от того, когда он отказался от перелета.
Если отказался в день покупки
В этом случае нужно руководствоваться пунктом 4.2 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104. Кассир должен выплатить деньги клиенту из той кассы, где он производил оплату, по кассовому чеку при наличии на нем подписи директора или заместителя директора турфирмы.
Однако как быть в том случае, если расчеты с клиентом за билет были оформлены бланком строгой отчетности?
Возврат денег за неиспользованные билеты, которые были оформлены на бланке строгой отчетности, не должен существенно отличаться от процедуры возврата денег по чеку ККТ, поскольку законодательство приравнивает бланки строгой отчетности к кассовым чекам (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Подобной точки зрения придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 18 марта 2009 г. № 03-01-15/3-121).
На сумму возврата оформляется в одном экземпляре акт по форме № КМ-3 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Погашенные (первоначальные) чеки или БСО наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться вместе с другими документами за данное число).
Суммы, выплаченные клиенту по возвращенным кассовым чекам или бланкам строгой отчетности, записываются в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) в графу 15, и на итоговую сумму уменьшается выручка за данный день. Такие разъяснения дают специалисты налоговых органов (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 30 июля 2007 г. № 34-25/072141, от 8 ноября 2005 г. № 09-24/81476).
Если отказался не в день покупки
Если клиент возвращает билеты не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия смены и снятия Z-отчета), выплата за них наличных денег производится в соответствии с пунктами 14 – 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.
В этом случае деньги за билеты будут возвращаться на основании письменного заявления клиента с указанием его фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или заменяющего его документа). Для возврата клиенту денег составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2), в котором опять же указываются фамилия, имя, отчество клиента и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
При этом специалисты налоговых органов особо подчеркивают, что возврат денег в подобной ситуации осуществляется исключительно из главной кассы организации (письма УФНС России по г. Москве № 34-25/072141, от 1 ноября 2005 г. № 09-24/79249).*
Можно ли вернуть билет в другой офис турфирмы?
На практике турфирмы обычно выплачивают клиентам деньги за возвращенные билеты исключительно в том офисе, где эти билеты были приобретены. Однако отметим такой нюанс. По мнению Минфина России, деньги клиенту за билеты можно вернуть в любом офисе продаж как в день покупки, так и в последующие дни (письмо № 03-01-15/3-121). Такая точка зрения вполне логична, ведь Порядок ведения кассовых операций не содержит прямого указания на то, что деньги могут быть выданы только из главной кассы головной организации.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», №8, АВГУСТ 2009
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени