Вопрос: Сотрудник отчитался по командировке, предоставив документы: ж/дорожный билет-в т.ч. НДС сумма, на гостиницу бланк, кассовый чек- в т.ч. НДС сумма, на метро кассовый чек сумма НДС не указан. Как правильно учесть документы по командировке, можно предъявить НДС?
Как учесть НДС по расходам на проезд в командировку
Ответ: Порядок отражения затрат по командировке зависит от ее цели. С учетом особенностей служебного задания суммы расходов по командировке отражаются по Дебету затратных счетов, в корреспонденции с Кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подробный перечень проводок приведен ниже в рекомендации.
На основании п.7 ст. 171 НК РФ организация имеет право принять к вычету НДС, уплаченный по командировочным расходам. Для этого необходимо наличие правильно оформленной счет -фактуры. Но некоторых случаях основанием для вычета НДС могут служить и другие документы. Например, авиа- и железнодорожные билеты, а так же другие бланки строгой отчетности, в которых сумма налога выделена отдельной строкой (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Т.о. если по командировочным расходам в железнодорожных билетах и бланке на проживание в гостинице НДС выделен отдельной строкой, его можно принять к вычету.
Еще читайте: Как оформить командировку в 2020 году: пошаговая инструкция
Обоснование
Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику
Средний заработок
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника. Начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отразите проводкой:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Кредит 70
– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).
Командировочные расходы
Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
Пример отражения в бухучете командировочных расходов
В период с 17 по 19 января начальник цеха ОАО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.
20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.
К авансовому отчету приложены:
- счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
- два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:
Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;
Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. х 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;
Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.
НДС по командировочным расходам
Суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в соответствующих бланках строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, НДС спишите проводками:
Дебет 19 Кредит 71 (76, 60)
– учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Сумму НДС по расходам, которые не уменьшат налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ). Ее следует списать проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Какими документами подтвердить право на вычет НДС по расходам, связанным с проживанием сотрудника во время командировки
Право на вычет НДС по расходам на проживание сотрудника во время командировки может быть подтверждено:
- бланком строгой отчетности (бланк должен быть составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
- счетом-фактурой, к которому приложен документ об оплате услуг (например, кассовый чек).
Такой вывод позволяют сделать положения пункта 7 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ, а также пункт 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Сумма налога в этих документах должна быть выделена отдельной строкой. А счет-фактура выставлен на имя организации, которая направила сотрудника в командировку* (для этого необходимо предъявить доверенность).
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 21 ноября 2012 г. № 03-07-11/502, от 23 декабря 2009 г. № 03-07-11/323, от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400, от 21 декабря 2007 г. № 03-07-11/638 и от 24 апреля 2007 г. № 03-07-11/126.
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС даже при отсутствии счета-фактуры или бланков строгой отчетности. Они заключаются в следующем.
Арбитражные суды признают правомерность налогового вычета по НДС на основании иных документов (помимо счетов-фактур и бланков строгой отчетности), подтверждающих расходы на проживание. Главное, чтобы из документов, представленных сотрудником, было видно, что сумма налога включена в стоимость услуг и уплачена (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Например, основанием для вычета НДС может послужить:
- бланк строгой отчетности с невыделенной суммой НДС (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 13 января 2005 г. № Ф09-5754/04АК);
- иной документ (например, счет на оплату гостиничных услуг по неустановленной форме) как с выделением, так и без выделения в нем суммы НДС отдельной строкой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 июля 2011 г. № КА-А40/6657-11, Поволжского округа от 7 февраля 2008 г. № А57-597/07, Центрального округа от 21 июня 2004 г. № А62-1547/03, от 25 мая 2007 г. № А48-2510/06-8, Восточно-Сибирского округа от 20 ноября 2007 г. № А33-9940/06-Ф02-8607/07, Западно-Сибирского округа от 7 февраля 2006 г. № Ф04-133/2006(19416-А45-27)*).
Но если организация не намерена судиться, воспользуйтесь безналичной формой расчетов с гостиницей. В этом случае гостиница обязана выдать организации счет-фактуру на оказанные услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ). Тогда никаких проблем с возмещением НДС быть не должно (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Когда входной НДС можно принять к вычету
Налоговый вычет – это уменьшение общей суммы НДС, начисленной в соответствии со статьей 166 Налогового кодекса РФ. Воспользоваться вычетом по НДС может только организация, применяющая общую систему налогообложения и не использующая освобождение от уплаты НДС. Если организация использует освобождение, входной НДС к вычету не принимается, а включается в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Это следует из положений пункта 1 статьи 171 и подпункта 3 пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Какой НДС принимать к вычету
Если организация не использует освобождение, к вычету принимаются суммы налога:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- предъявленные поставщиками при приобретении имущества (работ, услуг, имущественных прав), в том числе по товарообменным (бартерным) операциям (п. 2 ст. 171 НК РФ);
- уплаченные при импорте товаров (п. 2 ст. 171 НК РФ);
- уплаченные при выполнении обязанностей налоговых агентов при покупке имущества (работ, услуг) (п. 3 ст. 171 НК РФ);
- ранее уплаченные в бюджет при реализации товаров в случае их возврата (п. 5 ст. 171 НК РФ);
- начисленные при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления (п. 6 ст. 171 НК РФ);
- предъявленные подрядными организациями (застройщиками, техническими заказчиками) при проведении ими капитального строительства (ликвидации основных средств), сборке (разборке), монтаже (демонтаже) основных средств, а также по товарам (работам, услугам), приобретенным для выполнения строительно-монтажных работ (п. 6 ст. 171 НК РФ);
- предъявленные при приобретении объектов незавершенного капитального строительства (п. 6 ст. 171 НК РФ);
- уплаченные по командировочным и представительским расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);*
- предъявленные поставщиками при перечислении аванса (частичной или полной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг, имущественных прав) (п. 12 ст. 171 НК РФ);
- ранее начисленные с предварительной оплаты в случае реализации в счет нее товаров (работ, услуг, имущественных прав) (п. 8 ст. 171 НК РФ);
- относящиеся к имуществу (нематериальным активам, имущественным правам), внесенному в счет вклада в уставный капитал организации (п. 11 ст. 171 НК РФ).
Кроме того, право на вычет появляется у организаций при изменении стоимости или количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав), если такое изменение произошло после реализации этих товаров (работ, услуг, имущественных прав). Об этом сказано в пункте 13 статьи 171 Налогового кодекса РФ.
Условия вычета
Входной НДС принимайте к вычету при одновременном выполнении следующих четырех условий:
- предъявление налога поставщиком;
- приобретение имущества (работ, услуг) для осуществления операций, облагаемых НДС, или приобретение товаров (работ, услуг) для перепродажи;
- принятие приобретенного имущества (работ, услуг) на учет;
- наличие счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры).
Об этом сказано в статьях 169, 171, 172 Налогового кодекса РФ.
Четвертое условие: наличие счета-фактуры
Четвертое условие вычета – наличие правильно оформленного счета-фактуры на приобретенное имущество (работы, услуги, имущественные права) или корректировочного счета-фактуры (ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Входной НДС принимайте к вычету в сумме, выделенной в счете-фактуре. Если счета-фактуры нет или если счет-фактура оформлен с нарушениями, то входной НДС к вычету не принимайте.
Счет-фактура для вычета не требуется, если это прямо предусмотрено законодательством. В частности, по имуществу, полученному в счет вклада в уставный капитал организации, НДС можно принять к вычету на основании документов, подтверждающих факт передачи (например, на основании актов по форме № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б)). В этих документах нужно указать сумму НДС, восстановленную передающей стороной (абз. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
В некоторых случаях основанием для вычета НДС могут служить и другие документы. Например, авиа- и железнодорожные билеты и другие бланки строгой отчетности, в которых сумма налога выделена отдельной строкой (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Вычет на основании этих документов возможен:
- по расходам на проезд в командировку;
- по расходам на наем жилья во время командировки.
Вопрос об использовании кассовых чеков для подтверждения права на вычет НДС по другим расходам является спорным.
При изменении стоимости или количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) НДС принимается к вычету на основании корректировочного счета-фактуры. Если цена сделки увеличивается, у покупателя (заказчика) появляется право дополнительно принять к вычету сумму НДС с разницы, возникшей до и после увеличения. При уменьшении цены сделки право на вычет возникает у продавца (исполнителя), поскольку первоначально он начислил налог в большей сумме.
Корректировочный счет-фактура выставляется продавцом после согласования с покупателем (уведомления покупателя) изменения цены или количества (объема) товаров (работ, услуг, имущественных прав). Согласие (уведомление) покупателя можно отразить непосредственно в договоре, дополнительном соглашении к нему или первичных документах. Только при соблюдении указанных условий продавец (исполнитель) или покупатель (заказчик) смогут принять к вычету НДС на основании корректировочного счета-фактуры.
Такой порядок следует из положений пункта 13 статьи 171 и пункта 10 статьи 172 Налогового кодекса РФ.