Расходы от места сбора или от места расположения организации до места работы вахтовым методом можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией. Таким же образом можно учесть и расходы на проезд сотрудника от его места жительства. Для этого они должны быть предусмотрены коллективным договором. Это касается как расходов по доставке, когда проезд организует работодатель, так и расходов по возмещению работнику стоимости купленных им билетов. Помимо закрепления такого условия в коллективном договоре для документального подтверждения потребуются билеты на ж/д транспорт. Командировочные удостоверения и прочие первичные документы, оформляемые при командировках, оформлять при организации работ вахтовым методом не нужно.
Ответ на вопрос о возможности принятия к вычету «входного» НДС при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов, зависит от того, как организована оплата стоимости проездных билетов: организация самостоятельно приобретает билеты или компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов. Если организация компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов, НДС к вычету не принимается.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора)
Доставка при вахтовом методе
При вахтовом методе сотрудники не могут ежедневно приезжать на работу и возвращаться домой. Поэтому организации, работающие вахтовым методом, обязаны доставлять сотрудников от места их сбора до вахтового поселка и обратно. Об этом сказано в пункте 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82. Аналогичный порядок действует и в отношении сотрудников, которые работают в полевых (экспедиционных) условиях.
ОСНО: вахтовый метод
При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Единственное условие – эта обязанность организации должна быть предусмотрена в коллективном(трудовом) договоре* (письма Минфина России от 16 мая 2013 г. № 03-03-06/1/17142, от 2 сентября 2011 г. № 03-04-06/0-197, от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Аналогичный порядок применяется и в тех случаях, когда сотрудники работают в полевых (экспедиционных) условиях.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: Можно ли принять к вычету «входной» НДС при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов. Сотрудники следуют до места работы самостоятельно
Ответ на этот вопрос зависит от того, как организована оплата стоимости проездных билетов:
- организация самостоятельно приобретает билеты (в т. ч. через подотчетное лицо);
- организация компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов.
Если организация самостоятельно приобретает билеты, действуют следующие правила. Вычет НДС возможен при наличии счета фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При наличной оплате билета сотруднику счет-фактуру не выдадут. А возможность принять НДС к вычету на основании бланка строгой отчетности (билета) с выделенной суммой налога в законодательстве предусмотрена только для командировок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Вместе с тем, в письме от 10 октября 2008 г. № 03-07-11/333Минфин России признал, что при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов организация может принять налог к вычету на основании билета с выделенной суммой НДС.*
Если организация компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов, НДС к вычету не принимайте. В таком случае не соблюдено одно из условий для вычета «входного» налога – принятие на учет активов, по которым применяется вычет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Подробнее об этом см. Когда «входной» НДС можно принять к вычету.*
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса