1.Квитанция к сумке 0402300 .
При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации и служит подтверждением инкассации.
2. Да, достаточно.
Действующими нормативными документами установлено, что Выписка, распечатанная на компьютере, не должна содержать печатей или подписей сотрудников банка. Такую выписку Вы самостоятельно можете распечатывать из системы Клиент-Банк.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как сдать остаток денежных средств в банк. Организация применяет общую систему налогообложения
Наличные деньги сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах (п. 1.4 и 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Способы сдачи наличности в банк
Сдать в банк сверхлимитный остаток наличных денег можно одним из следующих способов:*
- непосредственно в операционную кассу банка;
- с помощью инкассаторской службы;
- через почту (при отсутствии в населенном пункте отделения банка).
Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации (п. 1.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).
Документальное оформление сдачи наличности
Независимо от способа сдачи наличности в банк оформите расходный кассовый ордер и внесите запись в кассовую книгу (п. 4.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется объявление на взнос наличными, которое включает в себя три документа:*
- объявление;
- квитанцию;
- ордер.
При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:*
- препроводительную ведомость;
- накладную к сумке;
- квитанцию к сумке.
Ведомость вкладывается кассиром в сумку с денежной наличностью, которая пломбируется таким образом, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. Накладная и сумка с наличными деньгами передаются инкассатору. Кроме того, кассир (старший кассир) учреждения заполняет явочную карточку.
При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.
Такой порядок предусмотрен пунктами 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.*
Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново – на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:
- акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег;
- мемориальный ордер (код ОКУД – 0401108);
- справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах.
Такой порядок следует из пунктов 16.1 и 16.8 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД – 0402156) (п. 16.10 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Рекомендация: Как организовать учет операций по расчетному счету
Банковская выписка
Банковская выписка подтверждает движение средств на расчетном счете. Банк и организация устанавливают периодичность ее выдачи в договоре банковского счета. Как правило, банк оформляет выписки за каждый рабочий день.
Если выписка распечатана на компьютере, она не содержит штампов и печатей банка, а также подписей ответственных сотрудников банка. Если же выписку сотрудники банка составили вручную или на пишущей машинке, то такой документ должен содержать подпись сотрудника банка, ведущего счет, а также штамп банка.
В течение десяти дней с момента получения выписки организация должна письменно сообщить в банк о суммах, ошибочно зачисленных или списанных со счета. Если этого не сделать, то банк считает остаток средств на счете подтвержденным.*
Такой порядок установлен в пункте 2.1 раздела II части III Правил, установленных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П.
Документы в электронном виде
Документы, составленные в электронном виде, организация может передать в банк по каналам связи (например, через Интернет) или иным образом (на магнитных, оптических носителях).* Такой вывод позволяет сделать пункт 1.9 Положения Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П, пункт 1.5.10 раздела I части III Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П.
Платежные документы в электронной форме должны содержать поля, перечень и размеры которых приведены в приложениях 1 и 11 к Положению Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Порядок приема, оформления, защиты и подтверждения электронных расчетных документов устанавливается в договоре банковского счета* (п. 1.5.10 раздела I части III Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П).
Выписки и расчетные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Чек является бланком строгой отчетности (письмо Банка России от 18 января 2000 г. № 18-Т). Поэтому бланки чеков (чековые книжки) храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Хранить банковские выписки, расчетные документы, корешки использованных чеков (чековых книжек) нужно не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558).
Платежные поручения можно хранить в электронном виде (ч. 2 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
3.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии
Электронные документы
Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью. Соответственно, они не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.
При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи первичные электронные документы приравниваются к собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.*
Такие выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.
До 1 июля 2013 года электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью. Соответственно, первичный документ, подписанный ЭЦП, принимается для целей бухгалтерского и налогового учета. Это следует из части 2 статьи 19, части 2 статьи 20 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждается письмом ФНС России от 8 августа 2012 г. № ЕД-3-3/2830.
Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.
Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России