При отсутствии отметки в командировочном удостоверении, факт нахождения сотрудника в командировке может быть подтвержден иными документами, в частности:
- приказом (распоряжением) о направлении сотрудника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых можно однозначно установить даты прибытия командированного сотрудника в место командировки и выбытия из него;
- счетом гостиницы, подтверждающим период командировки.
При наличии указанных документов вы сможете учесть расходы на командировку при налогообложении прибыли.
Если командировочное удостоверение не представлено вовсе (утеряно), то при включении в расходы командировочных не исключены споры с инспекторами. Однако при наличии приказа о направлении в командировку и документов приведенных выше, организация может отстоять свою позицию в суде. К примеру, есть решения, где судьи указали, что ГК РФ не содержит условия о том, что для признания расходов на командировки у налогоплательщика обязательно должно быть в наличии командировочное удостоверение. Аналогичные решения имеются и в отношении заплатных налогов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» и в статьях журналов «Зарплата», «Учет в производстве», «Учет в сельском хозяйстве», которые Вы можете найти в закладке «Журнал».
1.Ситуация: Как оформить командировочное удостоверение при возвращении из командировки
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В командировочном удостоверении должны стоять отметки организации, в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации. Но если такие отметки проставить невозможно (например, человек направлен в обособленное подразделение, не имеющее печати, или для предоставления консультаций физическим лицам), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:*
- приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
- служебное задание и отчет о его выполнении;
- проездные документы, где указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
- счет гостиницы, который подтверждает период проживания в месте назначения.
Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы.* Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Статья: Расходы на командировки, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии
Организация направляет сотрудников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов – физических лиц. По объективным причинам они не могут сделать отметки о прибытии и выбытии представителя фирмы в его командировочном удостоверении. Может ли работодатель признать командировочные расходы в целях исчисления налога на прибыль при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов, разъяснил Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7.
Специалисты главного финансового ведомства указали, что в данной ситуации следует руководствоваться положениями пункта 1статьи 252 НК РФ, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
При невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:*
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых можно однозначно установить даты прибытия командированного работника в место командировки и выбытия из него;
- счетом гостиницы, подтверждающим период командировки.
ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 10, ОКТЯБРЬ 2011
3.Статья: Если в командировочном удостоверении нет отметок
В командировочном удостоверении работника отсутствуют отметки о прибытии и убытии из командировки. Нужно ли начислять НДФЛ с компенсации работнику командировочных расходов?*
Отвечает
С.А. Почкина,
налоговый консультант
Я считаю, не нужно. Отсутствие отметок в командировочном удостоверении не свидетельствует о получении работником экономической выгоды.
Компенсация работодателем документально подтвержденных командировочных расходов, осуществленных специалистом (например, расходы на проезд, по найму жилого помещения), освобождается от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Важно отметить, что командировочное удостоверение является неотъемлемой частью документального подтверждения командировочных расходов (при поездках в России).
В случае отсутствия отметок в командировочном удостоверении не исключены споры с налоговыми органами по вопросу уплаты НДФЛ с суммы компенсации командировочных расходов, не подтвержденных документально надлежащим образом. Тем не менее отсутствие отметок в командировочном удостоверении не свидетельствует о получении работником экономической выгоды, подлежащей обложению НДФЛ* (постановления ФАС Московского округа от 29 июля 2011 г. № КА-А40/7917-11, ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 г. № КА-А40/18048-10, ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 г. № А05-2791/2006-9).
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ПРОИЗВОДСТВЕ», № 11, НОЯБРЬ 2011
4.Статья: Если командировочные документы утеряны
Работник потерял все документы, подтверждающие его расходы во время служебной поездки, а также командировочное удостоверение с отметками о прибытии (убытии). Сельхозорганизация решила возместить специалисту часть расходов, которые он указал в служебной записке. Однако лучше заранее просчитать налоговые риски такого решения.
Без прилагаемых документов авансовый отчет недействителен
В случае отсутствия документов, подтверждающих расходы командированного работника, авансовый отчет считается оформленным ненадлежащим образом. Соответственно, указанную в нем сумму затрат уже нельзя включить в состав расходов в целях налогообложения.
Таким образом, агрофирма, которая проявляет лояльность к работнику и компенсирует ему затраты «под честное слово», должна быть готова к одному из двух вариантов. Либо организация не сможет включить сумму возмещения в состав расходов в целях налогообложения. Либо спишет расходы в налоговом учете, но будет вынуждена спорить с налоговиками.
Заметим, что арбитражная практика, которая учитывала бы Положение о командировках, еще не сложилась. Но правомерность претензий налоговиков подтверждают более ранние судебные решения* (например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 26 сентября 2008 г. № А51-703/200833-15).
И все же сельхозорганизация может попытаться отстоять в суде свое право учесть для целей налогообложения расходы на выплату суточных. Но при одном условии: имеется приказ о направлении в командировку. Например, ФАС Московского округа в такой ситуации поддержал компанию (см. постановление от 19 декабря 2008 г. № А40-46321/07-20-272). А в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2007 г. № А32-1337/2007-48/22 судьи указали: Налоговый кодекс РФ не содержит условия о том, что для признания расходов на командировки у налогоплательщика обязательно должно быть в наличии командировочное удостоверение.*
Налог на доходы физических лиц
Если работник не представил документы, подтверждающие расходы на проживание во время командировки, выплаты в возмещение этих расходов облагаются НДФЛ в особом порядке. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ позволяет не включать в доход работника оплату найма жилого помещения лишь в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, не более 2500 руб. – при загранкомандировках.
Однако это относится к случаям, когда организация сумеет документально подтвердить сам факт командировки и длительность такой поездки.
Скажем, сельхозорганизация, в которой имеется приказ о направлении в командировку, может попытаться отстоять в суде свое право не облагать НДФЛ выплаченные работнику суммы. Есть примеры позитивных для компаний судебных решений по таким делам:*
– постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А07-6322/08;
– постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 г. № А05-2791/2006-9.
Что касается НДФЛ с сумм возмещения расходов по проезду в ситуации, когда документы утеряны, то арбитражная практика по данной проблеме крайне скудная. До рассмотрения на уровне Федерального арбитражного суда дошло пока только одно подобное дело. Зато оно разрешилось в пользу организации: ей удалось отстоять свое право не включать в расчет НДФЛ компенсацию за проезд при отсутствии подтверждающих документов (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26 сентября 2008 г. № Ф03-А51/08-2/3562).*
Страховые взносы во внебюджетные фонды
По общему правилу суточные, а также документально подтвержденные расходы на проезд и проживание во время командировки не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Это закреплено пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Здесь же оговаривается и ситуация, при которой документально подтвердить расходы на проживание нельзя. Страховыми взносами не облагается сумма возмещения работнику таких расходов в пределах норм, установленных законодательством.
Таким образом, страховыми взносами можно не облагать сумму выплаченной компенсации за проживание в размерах, которые установлены локальными нормативными актами организации (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Но при этом все равно нужно подтвердить сам факт командировки и ее длительность.* Если же у организации нет других документов, кроме приказа о направлении работника в командировку, то вопрос об освобождении от обложения взносами становится спорным. Скорее всего придется в суде доказывать право не начислять страховые взносы с произведенных в пользу работника выплат.
Что касается взносов «на травматизм», то в случае отсутствия оправдательных документов придется всю сумму выплат в пользу работника включить в базу для начисления страховых взносов «на травматизм». Основание – пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. Из документа следует: взносами не облагаются расходы и компенсации, выплачиваемые работникам в пределах норм, установленных законодательством, а также документально подтвержденные расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками.
И. В. Антоненко
финансовый директор группы лизинговых компаний «Северная Венеция»
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СЕЛЬСКОМ ХОЗЯЙСТВЕ», № 3, МАРТ 2010