Что бы отчитаться за потраченные подотчетные суммы сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1, приложив к нему оправдательные документы. Бланк строгой отчетности по форме БО-1 может применяться при оказании услуг технического обслуживания и ремонта автомобилей. Кассовый чек к нему прилагать не нужно. Если бланк строгой отчетности по форме БО-1 имеет все обязательные реквизиты, правильно заполнен и в нем указаны услуги по тех. обслуживанию и ремонту автомобиля, указанные расходы можно принять к учету. Т.е. сотрудник может приложить такой бланк к авансовому отчету. Сведения, указанные в бланке строгой отчетности, сотрудник должен отразить на оборотной стороне формы № АО-1 в соответствующих графах (дата и номер документа, наименование – бланк строгой отчетности, сумму).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными
Вместо ККТ при оказании платных услуг населению организация может применять бланки строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Принадлежность к услугам, предоставляемым населению, определите в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163 (письма Минфина России от 3 февраля 2009 г. № 03-01-15/1-42, от 27 января 2009 г. № 03-01-15/1-29, от 26 января 2009 г. № 03-01-15/1-27).
Перечень услуг в ОКУН открытый, так как некоторые услуги отнесены к прочим. Поэтому, если услуги прямо не поименованы в ОКУН, но относятся к услугам, оказываемым населению, организация может применять БСО.* Например, услуга по лечению при проживании в пансионатах в ОКУН не поименована, но может быть отнесена к прочим санаторно-оздоровительным услугам. И следовательно, при ее оказании можно использовать БСО. Такие выводы следуют из письма Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-01-15/8-213 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 24 октября 2012 г. № АС-4-2/18034).
Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:*
- наименование документа, шестизначный номер и серия;
- наименование организации и ее организационно-правовая форма;
- местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);
- ИНН, присвоенный организации;
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
- дата расчетов и составления документа;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;
- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.
Такие требования содержатся в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Исключением из данного правила являются утвержденные формы БСО, в том числе БСО, применяемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа или при оказании услуг учреждениями культуры. Реквизиты данных документов устанавливают федеральные ведомства, уполномоченные на это законодательством. Об этом сказано в пунктах 5–6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, и Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. Подробнее о составлении бланков строгой отчетности см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными.
Перечень действующих форм бланков строгой отчетности приведен в таблице.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Е.Ю. Попова
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. ПИСЬМО ГОСНАЛОГСЛУЖБЫ РОССИИ ОТ 31.03.1998 № ВК-6-16/210
О формах документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин
«2. Применение форм бланков строгой отчетности при оказании
бытовых услуг в соответствии с ОКУН
Для оказания бытовых услуг применяются формы бланков строгой отчетности от БО-1 до БО-14, описание которых дано в разделе 3 настоящего издания. Номер формы бланка строгой отчетности, применяемой для конкретного вида бытовых услуг, определяется технологическими особенностями оказания данной услуги и "Правилами бытового обслуживания населения в Российской Федерации".
В соответствии с ОКУН и технологическими особенностями все виды бытовых услуг распределены по группам, применяющим однотипные формы бланков строгой отчетности. В таблице показано использование бланков строгой отчетности по видам бытовых услуг.
Таблица
Код услуги (без контрольного числа |
Наименование услуги |
Номер применяемой формы бланка cтрогой отчетности |
1 | 2 | 3 |
017100 |
Техническое обслуживание легковых автомобилей |
БО-14***, БО-1, БО-З, БО-9 и БО-11(02) |
017200 | Ремонт легковых автомобилей |
БО-14***, БО-1, БО-З, БО-9 и БО-11(02) |
017300 |
Техническое обслуживание грузовых автомобилей и автобусов |
БО-14***, БО-1, БО-З, БО-9 и БО-11(02) |
017400 | Ремонт грузовых автомобилей и автобусов |
БО-14***, БО-1, БО-З, БО-9 и БО-11(02) |
017500 |
Техническое обслуживание и ремонт мототранспортных средств |
БО-14***, БО-1, БО-З, БО-9 и БО-11(02) |
017600 |
Прочие услуги по тех. обслуживанию и ремонту автотранспортных средств |
БО-14***, БО-1, БО-З, БО-9 и БО-11(02) |
Применение форм бланков строгой отчетности по номерам, не соответствующим приведенным в таблице, не допускается.
________________
*** - наряду с формой БО-14 применяются контрольно-кассовые машины.
3. Указания по заполнению и применению
форм бланков строгой отчетности
Форма БО-1
Форма БО-1 применяется при оформлении заказов, как при предварительной, так и последующей формах расчета с населением за услуги и работы по ремонту радиотелевизионной аппаратуры, бытовых машин и приборов, часов, ремонту и техническому обслуживанию автомобилей*, ремонту и строительству жилищ, услуги по газификации, изготовлению и ремонту мебели, драпировок, чехлов, ремонту одежды, за единичные (некомплексные) ритуальные услуги и т.п. при наличии материальных затрат. Выписывается в 3-х экземплярах.
Особенностью применения данной формы является оформление работ по ремонту бытовой техники и автомобилей (далее аппаратов), осуществляемых в условиях стационара:
при приеме аппарата в ремонт осуществляется определение ориентировочной стоимости ремонта и частично заполненная форма со справочными данными изделия и заказчика направляется:
первый экземпляр (наряд-заказ) и второй (квитанция) в производство и в дальнейшем используются: первый экземпляр для учета выручки и начисления заработной платы исполнителям работ, а второй - для списания материальных ценностей, израсходованных на ремонт, и оценки заказчиком качества исполнения;
третий экземпляр (копия квитанции) с частично заполненными реквизитами передается заказчику как подтверждение сдачи изделия в ремонт.
В процессе выполнения заказа (услуги) первый и второй экземпляры заполняются под копирку и после окончания ремонта передаются приемщику. Данные из первого и второго экземпляра вносятся в третий экземпляр, по которому заказчик получает изделие из ремонта. Заполненный третий экземпляр вручается заказчику как подтверждение выполненного ремонта и использованных материалов (деталей). При этом на всех экземплярах делается отметка о выдаче выполненного заказа, подтвержденная подписью заказчика.
Кроме того, на втором экземпляре имеются специальные отрывные талоны, которые прикрепляются на аппарат и шасси (компрессор, агрегат, электродвигатель, кузов и т.п.), заводские номера которых указываются в основной форме бланка в правой верхней зоне на двух нижних строках.
На первом экземпляре имеется отрывной талон, который используется для оценки качества, т.е. в случае неудовлетворительного выполнения заказа (услуги) заказчик вправе оторвать его.
На третьем экземпляре в специальной зоне находится гарантийный талон, который заполняется приемщиком и действует на срок гарантии.
При оказании ремонтных работ на дому все три экземпляра формы БО-1 заполняются одинаково. Использование и назначение экземпляров такое же, как и при ремонте в условиях стационара.»
3.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Отчет по подотчетным суммам
В коммерческих организациях
В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Проверка авансового отчета
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.
Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности.* А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*
Утверждение авансового отчета
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
4.Статья: Авансовый отчет: как правильно заполнить
О форме и формате
Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Она используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений, для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.*
Авансовый отчет является двусторонним документом, который заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Он составляется в одном экземпляре на бумажном и машинном носителе информации. Обратите внимание: авансовый отчет, оформленный на компьютере, не может храниться только в электронном виде. Его обязательно нужно распечатать и подписать у руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного работника.
Что вписывает подотчетное лицо*
Как уже было сказано, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы денежные средства, или возврата из командировки сотрудник должен составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. На оборотной стороне формы в графах 2–4 он указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 – суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, сотрудник, отражает в графе 6 еще и сумму в валюте.
Документы, приведенные в форме, прикладываются к авансовому отчету. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т. д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы. Напомним, все затраты, учитываемые при упрощенной системе, должны быть документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).
Сведения, которые указывает бухгалтер
Основную часть авансового отчета заполняет бухгалтер. Прежде всего он должен проверить отраженную информацию, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. И только после этого бухгалтер приступает к заполнению авансового отчета.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. Далее на лицевой стороне формы бухгалтер записывает наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, а также должность. Рядом указывается назначение аванса.
Ниже, в таблицу слева, вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также о сумме текущего аванса. Затем отражают общую сумму полученных и израсходованных средств и сумму остатка либо перерасхода. Обратите внимание: строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Справа находится таблица, в которой делаются бухгалтерские записи. Сюда бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
На обороте авансового отчета бухгалтер вписывает в графу 7 суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 – счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графа 8 заполняется, если деньги выдавались в валюте.
Внизу авансового отчета имеется часть, которая представляет собой расписку бухгалтера в том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь бухгалтер должен указать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов, а также поставить свою подпись. Затем расписка отрывается от отчета и выдается подотчетному лицу.
Журнал «Упрощенка» №1 Январь 2011г.
5.Пример: ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ ОТ 01.08.2001 № 55
Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (не нуждается в госрегистрации)
Председатель
Госкомстата России
В.Соколин
Унифицированная форма N АО-1
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55
Код | |||||||||||||||||
Форма по ОКУД | 0302001 | ||||||||||||||||
по ОКПО | |||||||||||||||||
наименование организации | |||||||||||||||||
УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||
Отчет в сумме | |||||||||||||||||
руб. | коп. | ||||||||||||||||
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ | Номер | Дата | Руководитель | ||||||||||||||
должность | |||||||||||||||||
подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||
" | " | 20 | г. |
Код | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Структурное подразделение | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Подотчетное лицо | Табельный номер | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
фамилия, инициалы | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Профессия (должность) | Назначение аванса | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование показателя | Сумма, руб. коп. | Бухгалтерская запись | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Предыдущий аванс | остаток | дебет | кредит | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
перерасход | счет, субсчет | сумма, руб. коп. | счет, субсчет | сумма, руб. коп. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Получен аванс 1. из кассы | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1a. в валюте (справочно) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Итого получено | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Израсходовано | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Остаток | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Перерасход | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Приложение | документов на | листах | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Отчет проверен. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
К утверждению в сумме | руб. | коп. | ( | руб. | коп.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
сумма прописью | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Главный бухгалтер | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Бухгалтер | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Остаток внесен | в сумме | руб. | коп. | по кассовому ордеру N | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Перерасход выдан | от | " | " | 20 | г. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Бухгалтер (кассир) | " | " | 20 | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
линия отреза | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Расписка. Принят к проверке от | авансовый отчет N | от | " | " | 20 | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
на сумму | руб. | коп., количество документов | на | листах | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
прописью | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Бухгалтер | " | " | 20 | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
подпись | расшифровка подписи |
Оборотная сторона формы N АО-1
Номер по порядку | Документ, подтверждающий производственные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет | ||||||||
по отчету | принятая к учету | счета, субсчета | ||||||||||
дата | номер | в руб. коп. | в валюте | в руб. коп. | в валюте | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
Итого | ||||||||||||
Подотчетное лицо | ||||||||||||
подпись | расшифровка подписи | |||||||||||