Расходы на компенсацию проезда в отпуск и провоза багажа северянам подтверждаются оригиналами проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, и т. п.), подтверждающие сумму затрат, понесенных сотрудником. В коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре сотрудника могут быть предусмотрены положения о том, что работодатель при выплате компенсации оплачивает также расходы сотрудника на провоз сверхнормативного багажа. Также работодатель может предусмотреть в указанных договорах перечень документов, которые следует представить сотруднику для получения компенсации на оплату стоимости проезда и провоза багажа (в том числе сверхнормативного) к месту проведения отпуска и обратно. В том случае, если в нормативных документах и трудовом договоре сотрудника предусмотрены такие положения, расходы на провоз сверхнормативного багажа могут быть компенсированы сотруднику при представлении им в качестве документального подтверждения электронной маршрутной квитанции и кассового чека.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья:Новые правила компенсации проезда в отпуск и провоза багажа северянам
В статье 325 Трудового кодекса установлены особые гарантии работникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Сотрудникам положена компенсация стоимости:
- - проезда к месту проведения отпуска и обратно;
- - провоза багажа?.
Что изменилось
Изменения в статью 325 Трудового кодекса внесены Федеральным законом от 02.04.2014 № 50-ФЗ. Теперь в ней сказано, что все работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.
Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы у данного работодателя? (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Изменения вступили в силу с 13 апреля 2014 года.
До внесения изменений структура статьи 325 Трудового кодекса была такова, что у администрации коммерческих организаций возникали сомнения в обязательности компенсации «отпускных» расходов работникам северных регионов.
В результате некоторые коммерческие компании не платили компенсацию. Однако судьи их не поддерживали (п. 4 и 6 постановления Конституционного суда РФ от 09.02.2012 № 2-П). Теперь неясность устранена.
Компенсация расходов на проезд и провоз багажа в коммерческих компаниях
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Размер, условия и порядок компенсации расходов на проезд в отпуск сотрудникам коммерческих компаний и членам их семей устанавливаются с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций (ч. 8 ст. 325 ТК РФ):
- - коллективными договорами;
- - локальными нормативными актами;
- - трудовыми договорами.?
Периодичность выплаты компенсации
Право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа возникает уработников один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Напомним, что в Трудовом кодексе установлен минимальный уровень гарантий работникам. Коммерческие компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.
Районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности
Территории, относящиеся к районам Крайнего Севера и местностям, приравненным к ним, перечислены в постановлении Совета Министров СССР от 03.01.83 № 12 (разд. 6Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014).
Бухгалтерский учет
В бухучете стоимость проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, оплаченная в соответствии с коллективным договором, признается расходом по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99).
Начисление отражается записями: Дебет 20 (25, 26, 44…) Кредит 70,выплата — Дебет 70 Кредит 50 (51).
После выхода из отпуска на работу сотрудник должен представить в бухгалтерию оригиналы проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, и т. п.), подтверждающие сумму подлежащих компенсации расходов на проезд к месту проведения отпуска и провоз багажа самого работника и членов его семьи.
Срок представления подтверждающих расходы документов нужно установить в коллективном договоре.?
О.В. Негребецкая,
эксперт журнала «Зарплата»,
Журнал «Зарплата», № 5, май 2014