Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:
- по талонам;
- по топливным картам;
- за наличный расчет.
Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы*.
Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими*.
А аргументы тут могут быть следующими.
Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).
Организация может использовать:
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.
Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243*.
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов(п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля
В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.
Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими*.
Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе IIприказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.
Так, есть примеры из арбитражной практики, когда судьи поддержали организацию (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10, от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009, от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3).
Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009, от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).*
Данные приборов учета
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354*.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
01.04.2015г.
С уважением,
Варвара Абрамова, эксперт Системы Главбух.
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки.