Писать новое заявление не нужно, если право на вычет не изменилось (не изменился размер вычета), изменение фамилии подтверждается другими документами - например, копией свидетельства о заключении брака, а изменение должности – кадровыми документами – например дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Рекомендации: Как получить стандартный налоговый вычет у работодателя.
Документы для получения вычета
Чтобы получить стандартные налоговые вычеты, человек должен представить в бухгалтерию или отдел кадров налогового агента (работодателя):
- заявление на предоставление вычета в произвольной форме;
- документы, подтверждающие право на вычет.
Об этом сказано в пункте 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: нужно ли ежегодно писать заявления на предоставление стандартных налоговых вычетов работодателю
Это зависит от текста заявления, которое человек пишет работодателю для получения стандартного налогового вычета в первый раз. Если в заявлении указан период, за который нужно предоставлять вычеты, то его придется написать вновь после того, как этот период закончится.
При этом законодательство не содержит требования о необходимости составлять заявление на вычет каждый год. И если право сотрудника на налоговый вычет не изменилось, подавать заявление повторно нет необходимости. То есть в данном случае все зависит от того, какие правила по этому поводу установлены у конкретного налогового агента (работодателя).
Такие выводы следуют из пункта 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 8 августа 2011 г. № 03-04-05/1-551, от 27 апреля 2006 г. № 03-05-01-04/105. *
Перечень документов, которые подтверждают право на вычет, различается в зависимости от того:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- кто обращается за вычетом (например, инвалид, опекун, родитель, участник боевых действий);
- на какой именно вычет претендует человек.
Это следует из пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
Чтобы узнать, какие документы нужно предоставить работодателю для получения стандартного налогового вычета, удобно пользоваться таблицей.
Ситуация: как подтвердить право на стандартный вычет на ребенка отцу, у которого дочь учится и вышла замуж. В справке из вуза и в свидетельстве о ее рождении разные фамилии
Человек, у которого есть дети, имеет право на получение стандартного налогового вычета на каждого ребенка (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Этот вычет предоставляется на ребенка в возрасте до 18 лет (в т. ч. ребенка-инвалида). А также на детей (в т. ч. ребенка-инвалида I или II группы) в возрасте до 24 лет, если они являются:
- учащимися очной формы обучения;
- аспирантами;
- ординаторами;
- интернами;
- студентами;
- курсантами.
Это следует из абзаца 12 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
Чтобы получить вычет на ребенка, который учится по очной форме обучения, человек должен представить:
- заявление в произвольной форме о получении вычета;
- копию свидетельства о рождении ребенка;
- справку из образовательного учреждения о том, что ребенок является учащимся очной формы обучения.
Однако если ребенок в связи со вступлением в брак поменял фамилию, то этих документов недостаточно. Работодателю нужно представить копию свидетельства о заключении брака, которая подтвердит, что ребенок, указанный в свидетельстве о рождении и в справке образовательного учреждения, – одно и то же лицо.
Кроме того, работодателю могут понадобиться и другие подтверждающие документы (например, если отец – единственный родитель, дочь – инвалид или отец получает вычет за мать дочери). *
Это следует из пункта 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
В некоторых случаях для подтверждения вычета понадобится справка по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы. Ее нужно представить работодателю, если человек начал работать у него не с начала года и претендует на стандартные вычеты на ребенка (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Такое правило связано с тем, что вычет на ребенка можно получать до того месяца, в котором доходы с начала года превысят 280 000 руб. (абз. 17 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
То есть, если человек начал работать не с начала года, максимальный размер дохода (280 000 руб.), при котором право на вычет будет утрачено, нужно рассчитывать с учетом дохода, полученного с начала года у предыдущего работодателя.
Такие правила установлены пунктом 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
Сумму полученного дохода и подтверждает справка по форме 2-НДФЛ (п. 1 и 2 ст. 230 НК РФ). Ее работодатель обязан выдать по требованию бывшего сотрудника (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Для получения стандартного налогового вычета на себя (3000 или 500 руб.) справка по форме 2-НДФЛ не нужна в любом случае – независимо от того, в какой момент человек начал работать у работодателя. Эти вычеты не зависят от суммы полученного дохода. Такой вывод следует из подпунктов 1 и 2 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Рекомендации: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации.
Документальное оформление
Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Если администрация организации – нужно получить письменное согласие сотрудника на перевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, поэтому организация может составить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:
- по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- по сокращению численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, нужно подготовить представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения должен дать характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновать причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.
Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа являются изменения к трудовому договору. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения (ст. 57, 72 и 72.1 ТК РФ).
В коммерческих организациях
При этом для издания приказа о переводе организации по собственному выбору могут:
- использовать унифицированную форму приказа (№ Т-5, № Т-5а), утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).
Запись о переводе в трудовую книжку сотрудника внесите не позднее чем через неделю со дня перевода (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
В завершение процедуры сделайте запись о переводе в личной карточке сотрудника. С ней ознакомьте сотрудника под подпись. *
И.И. Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
28.03.2014г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Николина Ирина.
Ответ утвержден Александром Родионовым, заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».