Да, в организациях, не имеющих в штате кассира, выдавать зарплату по платежной ведомости может главный бухгалтер, а также расписываться в графе "Выплату произвел" и в расходном кассовом ордере. Положение о проведении кассовых операций не содержит требований о запрете передоверять выполнение функций кассира, о назначении замещающего сотрудника. Так что вы вправе издать приказ, но не обязаны это делать. В то же время издание такого приказа в интересах самой компании. Он позволит четко организовать прием наличных. Для этого нужно составить приказ о назначении главного бухгалтера ответственным за выдачу зарплаты (образец приказа ниже) и заключить с ним договор о материальной ответственности.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Статья: Работу кассира вправе выполнить любой сотрудник
«…У нас обучающий центр для персонала. Учащиеся оплачивают обучение как через расчетный счет, так и наличными через кассу. Необходим ли приказ о назначении ответственного сотрудника, имеющего право принимать наличные от клиентов на время отсутствия бухгалтера-кассира, например, если она уехала в банк или налоговую?..»
— Из письма главного бухгалтера Оксаны Пашановой, г. Москва
Нет, Оксана, издавать такой приказ не обязательно. Проведение кассовых операций можно возложить на руководителя, главбуха или любого другого работника (п. 2.1 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). Кассиру подготавливают должностную инструкцию или перечень прав и обязанностей, с которыми ему необходимо ознакомиться под роспись (п. 1.6 Положения № 373-П).
Новое Положение не содержит требований о полной материальной ответственности, о запрете передоверять выполнение функций кассира, о назначении замещающего сотрудника, как это было в ранее действовавшем порядке. Так что вы вправе издать приказ, но не обязаны это делать. В то же время издание такого приказа в интересах самой компании. Он позволит четко организовать прием наличных в отсутствие кассира и не допустить недостачи.*
Денис Сухов, эксперт «УНП»
Газета «Учет. Налоги. Право», №3, 2013 г.
2. Статья: Что изменилось в работе с наличными с 2012 года
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Изменение №?2 Руководитель может подписывать кассовые документы, а у кассира должны быть образцы подписей
Как было. Прежние правила не предусматривали возможность оформления кассовых документов руководителем организации. Так, в пункте 13 Порядка №?40 было сказано, что квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть подписана главбухом либо лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя.
Аналогично расходный кассовый ордер кассир должен был принимать при наличии подписи руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченного лица. Ситуация, когда в организации кассовые документы оформляет сам руководитель, в документе не рассматривалась. Хотя, конечно, по факту это было возможно, если, например, директор и кассир — это одно лицо.
Что изменилось. В пункте 1.6 Положения № 373-п прямо сказано о том, что кассовые операции могут проводиться руководителем. При этом, разумеется, и работу кассира с главбухом никто не отменял.
Памятка
Если кассовыми операциями занимается сам руководитель организации, то на всех кассовых документах должна быть только его подпись.
Так, приходные ордера должен подписывать главный бухгалтер и бухгалтер (или кассир). Если же должность главного бухгалтера отсутствует, то подписывают приходники руководитель и кассир. Расходный ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель и кассир (п. 2.2 Положения № 373-п). Если же кассовые документы оформляет непосредственно руководитель, то на них будут стоять лишь его подписи.*
М.А.?Заречная, эксперт журнала «Упрощенка»
Журнал «Упрощенка», №2, 2012 г.
3. Статья: Выплата зарплаты наличными
Где взять наличные. На выплату зарплаты организация может направлять:
- наличные деньги, находящиеся в кассе;
- деньги, находящиеся на ее расчетном счете.
Перечень целей, на которые можно потратить средства из кассы, приведен в пункте 2 Указаний Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. На выплату зарплаты организация вправе расходовать наличную выручку.
Исключение предусмотрено только в отношении денег, принятых от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, в частности сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи). Их нужно сдавать в банк.
Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. В то же время штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание. Поэтому во избежание санкций со стороны банка следует придерживаться целевого расходования денег по согласованным направлениям.
Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассе денег сверх установленных лимитов. Таким образом, нецелевое использование денежных средств согласно данной статье нарушением не является.
Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).
Снять деньги на зарплату с расчетного счета может сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег (например, кассир) (п. 5.2, 5.4 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).
Круг лиц, которые могут работать с наличными деньгами, должен быть строго определен. К кассовым операциям допускайте только своих работников – кассиров или других сотрудников. Допущенные к работе с наличностью сотрудники должны быть ознакомлены под подпись с установленными им должностными правами и обязанностями. Кассовые операции могут проводиться лично руководителем организации.
Ситуация: возможно ли переложить обязанности кассира на период его отсутствия временно на другого сотрудника
Да, возможно. От сотрудника, который будет временно выполнять обязанности кассира, нужно получить на это письменное согласие. Таковы требования части 3 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. А дополнительная нагрузка означает изменение существенных условий труда. Поэтому подпишите с работником соглашение к трудовому договору (ст. 72 кодекса). В нем закрепите перечень дополнительных функций, период их выполнения и размер доплаты. Это может быть какой-то процент от оклада уходящего в отпуск кассира. Либо вы можете назначить за временное замещение фиксированную сумму.
После того как сотрудник согласился на новые обязанности, составьте приказ о совмещении должностей (см. образец ниже). В нем отразите, кто и на какой срок будет замещать штатного кассира, опять же размер доплаты, порядок приема-передачи дел и ревизии кассы.
С кассиром (другим сотрудником, выполняющим обязанности кассира) следует оформить договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Для получения денег на зарплату в графе чека, где указывается назначение получаемых денег, напишите: «На выплату зарплаты». Здесь же укажите месяц, за который она выплачивается.
Корешок денежного чека остается в чековой книжке. Там же обязательно должна стоять подпись получателя денег.
При поступлении денег в кассу оформите приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Его дату и номер поставьте на оборотной стороне корешка чека, по которому деньги были сняты с расчетного счета.
Приходный ордер заполняют в одном экземпляре и подшивают в отчет кассира. Корешок ордера нужно отдать получателю наличных в банке. Наличие у него этого документа является подтверждением того, что человек действительно сдал деньги в кассу организации.
Как выдать зарплату из кассы. По общему правилу эта обязанность возложена на кассира.
В организациях, не имеющих в штате кассира, выдавать зарплату может главный бухгалтер или другой сотрудник.
Иногда бывает, что подразделения организации (цехи, склады) расположены в территориальной отдаленности от головного офиса, где выплачивают зарплату. В этом случае руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.
Если зарплату из кассы выдает не кассир (другой сотрудник), то нужно:
- оформить приказ руководителя о назначении другого сотрудника ответственным за выдачу зарплаты (см. образец приказа ниже);
- заключить с этим сотрудником договор о полной материальной ответственности.*
Пример. Оформление приказа о назначении ответственного за выдачу зарплаты
Центральный офис ЗАО «Альфа» расположен в г. Москве. Филиал компании находится в г. Балашихе Московской области.
В связи с отдаленностью цеха от центрального офиса генеральный директор организации принял решение выплачивать зарплату сотрудникам этого цеха на месте.
Ответственным за выдачу зарплаты назначен начальник этого филиала Волков В.К.
Сотрудники отдела кадров подготовили приказ о возложении на начальника цеха обязанности по выдаче зарплаты. Приказ подписал генеральный директор, а Волкова ознакомили с приказом под роспись. С ним также заключили договор о полной материальной ответственности.
Книга «Зарплата — 2014»
4. Ситуация: Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с бухгалтером
Нет, нельзя.
Бухгалтеры не могут считаться материально ответственными лицами. Как правило, они не работают с деньгами или товарами напрямую. Эта должность не включена в перечень должностей и работ, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Однако бухгалтер может заниматься ведением кассовых операций (п. 1.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В этом случае организация вправе заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Но полную материальную ответственность он будет нести только за тот ущерб, который причинил, исполняя обязанности по должности кассира, а не бухгалтера (приложение 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Обратите внимание, что на главного бухгалтера может быть возложена материальная ответственность в полном размере причиненного организации ущерба. Для этого условие о полной материальной ответственности нужно предусмотреть прямо в трудовом договоре с сотрудником (ст. 243 ТК РФ).
Пример заключения трудового договора с главным бухгалтером организации. Условие о полной материальной ответственности предусмотрено в трудовом договоре
А.С. Глебова принята на работу в организацию на должность главного бухгалтера. В трудовом договоре с Глебовой сказано, что она несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный организации в результате:
- утери вверенных ей ценностей;
- принятия неправомерных решений, из-за которых у организации возник ущерб.*
Из рекомендации «Как заключить договор о полной материальной ответственности»
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России