Документальным основанием для признания расходов на приобретение транспортных услуг при расчете налога на прибыль является транспортная накладная или товарно-транспортная накладная. Требования о наличии у заказчика копий путевых листов исполнителя законодательством не установлено. Однако при проверке налоговые инспекции требуют наличии таких копий в целях документального подтверждения произведенных расходов. Арбитражная практика свидетельствует о том, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат. Путевые листы предусмотрены для эксплуатирующих организаций, которыми в рассматриваемых случаях является перевозчик. Кроме того, расходы на ГСМ могут быть подтверждены не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Таким образом, в рассматриваемом случае у организации имеются аргументы, позволяющие учитывать расходы на транспортные услуги на основании ТТН и распечаток маршрута движения. При этом не исключены претензии налоговой инспекции по вопросу подтверждения затрат.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Вопросы про путевой лист, которые при проверке приводят к налоговым спорам
Когда заказчику выгодно иметь копии путевых листов исполнителей?
Копии путевых листов исполнителей работ или услуг могут понадобиться заказчикам в качестве дополнительного доказательства, что исполнитель действительно оказал ему те или иные услуги.
Аренда транспортного средства с экипажем или перевозки. По мнению налоговиков, наличие путевых листов в данной ситуации позволит определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время в пути (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1).*
Аналогичная ситуация складывается с подтверждением расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков. Налоговики могут потребовать копии путевых листов перевозчика. Исключение — аренда автомобиля с экипажем у физлица, не являющегося ИП. Ведь такие лица не должны оформлять путевые листы (п. 2приказа № 152 и п. 2 постановления № 78).
Однако суды считают, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения таких затрат. Путевые листы предусмотрены для эксплуатирующих организаций, которыми в рассматриваемых случаях являются арендодатель и перевозчик (постановления ФАС Московского округа от 19.03.12 № А40-64845/11-107-280 , от 25.08.11 № КА-А40/9306-11 , Поволжского от 21.10.10 № А49-442/2010 , Московского от 03.09.08 № КА-А40/8214-08 и Северо-Западного от 18.01.08 № А56-15033/2007 округов).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
КСТАТИ
При подтверждении расходов иными документами возможно использование систем навигации
Предположим, неспециализированная компания для подтверждения расходов на ГСМ использует непутевые листы, а иные документы (письмо Минфина России от 07.04.06 № 03-03-04/1/327). В недавних разъяснениях Минфин России разрешил составлять такие документы на основании данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь(письмо от 16.06.11 № 0303-06/1/354)
В то же время копии путевых листов понадобятся заказчику, если договором с перевозчиком или арендодателем предусмотрена компенсация его расходов на ГСМ. Ведь при этом затраты несет заказчик или арендатор.
ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 9, АПРЕЛЬ 2012
2. Статья: Рискованно списывать транспортные расходы только по актам
«…У нас строительная компания. Контрагент прислал нам акты на транспортные услуги. Мы заказывали перевозку покупных материалов до объекта. Когда мы попросили копии путевых листов, то нам сказали, что их нет, так как автомобили привлекались на стороне. Вправе ли мы списать транспортные расходы без копий путевых листов?..»
— Из письма главного бухгалтера Ольги Ереминой, г. Смоленск
Да, вправе. Конечно, при условии, что у компании есть транспортная или товарно-транспортная накладная, подтверждающая факт перевозки товаров.
На проверке некоторые налоговики требуют у заказчика копии путевых листов перевозчика как доказательство реальности услуг. Это незаконно. Путевые листы оформляют компании, эксплуатирующие транспорт. В вашем случае — фактический перевозчик груза. В обязанности перевозчика не входит передача вашей компании копий путевых листов, а в ваши — их хранение и представление в инспекцию. Это подтверждают судьи (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 21.10.10 № А49-442/2010, Московского округа от 19.03.12 № А40-64845/11-107-280).*
Но учитывать транспортные расходы на основании одного только акта рискованно. Чиновники считают, что для подтверждения факта перевозки необходима хотя бы одна из двух накладных — транспортная либо товарно-транспортная (письмо Минфина России от 21.03.12 № ЕД-4-3/4681@). Поэтому стоит договориться с перевозчиком об оформлении накладной.
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 42, НОЯБРЬ 2012