Применение ККТ связано с оформлением различных первичных документов. Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККТ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Записи в указанном журнале ведутся ежедневно в хронологическом порядке. При этом основанием для записи являются Z-отчеты. В справке-отчете кассира-операциониста отражаются показания контрольных и суммирующих счетчиков, размер выручки за смену и сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет составляется в одном экземпляре и вместе с выручкой передается в главную кассу. Налоговые инспекции вправе проводить проверку полноты учета выручки в организациях и у предпринимателей, которые ведут наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт. Для проверки организация (предприниматель) предоставляет документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники (ККТ), в частности, и вышеуказанные документы. Размер штрафа за непредставление сведений (информации) по запросу инспекторов составляет для должностных лиц и предпринимателей – 300–500 руб. (ст. 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях). А за нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций предпринимателю грозит штраф от 4000 до 5000 руб.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата
Применение ККТ связано с оформлением различных первичных документов.
Начало рабочей смены
Перед началом работы кассиру-операционисту из главной кассы организации выдаются разменная монета и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями (п. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
Обязанность обеспечить кассира разменными деньгами возложена на директора или его заместителей, администраторов (п. 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя. Это следует из пунктов 1.11 и 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Выдачу разменных денег из главной кассы отражайте в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 1.6, 2.4 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В подтверждение получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Кроме того, в графе 6 журнала кассира-операциониста отражаются показания суммирующего счетчика на начало рабочего дня (смены). Эта величина должна быть заверена кассиром-операционистом и старшим кассиром (руководителем организации, его заместителем, заведующим секцией и т. д.) (письмо УФНС России по г. Москве от 9 июля 2008 г. № 22-12/066519).
Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:
Такой вывод следует из пунктов 1.8, 4.5 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 3.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке.
Конец рабочей смены
В конце рабочей смены кассир-операционист:
- на основании Z-отчета вносит записи в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. При этом в графе 9 отражаются показания суммирующих счетчиков, снятые в присутствии кассира-операциониста старшим кассиром (руководителем организации, его заместителем, заведующим секцией) по окончании смены. Сумма выручки, полученной за смену, отражается в графе 10. В графах 11–14 указываются суммы сданной выручки, а в графе 15 – суммы, выданные покупателям при возврате товара. В журнале должны расписаться кассир-операционист, старший кассир (руководитель организации, его заместитель, заведующий секцией и т. п.);
- составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6. В этом документе также отражаются показания контрольных и суммирующих счетчиков, размер выручки за смену и сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет составляется в одном экземпляре и вместе с выручкой передается в главную кассу.
- возвращает старшему кассиру главной кассы сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Данный возврат фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, пунктами 1.6, 2.4 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, указаниями по заполнению форм № КМ-4 и № КМ-6, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
На основании справок-отчетов кассиров-операционистов кассир (старший кассир) составляет сводный отчет по всем ККМ (форма № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»). Он составляется в одном экземпляре. В графах 5–7 сводного отчета отражаются показания счетчиков каждой ККМ, в графе 8 – размер выручки. Отдельно указывается, сколько денег было выдано покупателям при возврате товаров и какие суммы были пробиты ошибочно. Сводный отчет подписывает старший кассир и руководитель организации. Его передают в бухгалтерию вместе с приходными и расходными ордерами и справками-отчетами кассиров-операционистов. Такой порядок предусмотрен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:
Такой порядок следует из положений пунктов 1.8, 5.2 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Если для обособленного подразделения организации установлен лимит кассового остатка, то полученные разменные монеты и купюры можно оставить в кассе подразделения для последующей выдачи кассирам-операционистам, но в пределах лимита (п. 1.2–1.4, 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Рекомендация: Как проводится проверка полноты учета наличной выручки
Налоговые инспекции вправе проводить проверку полноты учета выручки в организациях и у предпринимателей, которые ведут наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт (п. 1 ст. 7 Закона от 21 марта 1991 г. № 943-1, п. 5 и 6 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н).
Основанием для проведения проверки является решение руководителя (заместителя руководителя) инспекции (п. 22 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н).
В рамках проверки полноты учета выручки инспекторы:
- предъявляют поручение на проведение проверки;
- рассматривают документы, представленные организацией или предпринимателем;
- проверяют полноту учета выручки в организации (у предпринимателя);
- оформляют результаты проверки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 20 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.
Срок проверки не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления поручения на проведение проверки (п. 19, 51 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н, письмо ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).
Предоставление документов для проверки
Для проверки организация (предприниматель) предоставляет документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники (ККТ) (п. 28 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). К таким документам, в частности, относятся:
- паспорт ККТ;
- регистрационная карточка;
- акт по форме № КМ-1;
- журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4;
- договор на техобслуживание ККТ;
- журнал по форме КМ-8.
На этих документах должны стоять отметки налоговой инспекции (п. 70, 72 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н, постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, п. 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470).
В коммерческих организациях
У организаций и предпринимателей в ходе проверки также могут запросить:
- акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста;
- распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ и использованных накопителей фискальной памяти;
- контрольные ленты ККТ на бумажном носителе или распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- авансовые отчеты по форме № АО-1;
- кассовую книгу по форме № КО-4;
- справку-отчет кассира-операциониста;
- сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке по форме № КМ-7;
- приказ о лимите остатка наличных денег;
- иные первичные документы, необходимые для проверки.
Если организация (предприниматель) применяет специальный налоговый режим, проверяющие могут потребовать:
- книгу учета доходов и расходов при упрощенке;
- книгу учета доходов предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения;
- книгу учета доходов и расходов предпринимателей, применяющих ЕСХН.
Об этом сказано в пункте 29 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.
Организация (предприниматель) может осуществлять наличные денежные расчеты (расчеты с использованием платежных карт) и без применения ККТ. Например, при оказании услуг населению с выдачей бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). В этом случае она должна представить документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности:
- бланки строгой отчетности, их копии, корешки документов;
- информацию из автоматизированной системы о выпущенных документах;
- акт приемки бланков строгой отчетности;
- книгу учета бланков строгой отчетности;
- акт о списании бланков строгой отчетности;
- приказ о лимите остатка наличных денег;
- иные первичные учетные документы и регистры бухучета, необходимые для проверки.
Об этом сказано в пунктах 28 и 29 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.
Срок представления документов
Организация (предприниматель) должна представить документы в тот же день, когда ей предъявят поручение на проведение проверки, или в течение следующего рабочего дня (п. 31 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н).
Ситуация: какая ответственность предусмотрена за отказ предоставить документы, необходимые инспекторам для проверки полноты учета выручки (mod = 112, id = 59847)
Ответственность за непредоставление сведений (информации) по запросу инспекторов в соответствии со статьей 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
За неисполнение (несвоевременное исполнение) требования налоговой инспекции нарушителю грозит ответственность на основании статей 126 Налогового кодекса РФ или 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Однако в данных статьях речь идет о документах, необходимых для налогового контроля.
Формами налогового контроля являются налоговые проверки, получение объяснений налогоплательщиков, налоговых агентов и плательщиков сбора, проверка данных учета и отчетности, осмотр помещений и территорий, используемых для извлечения дохода (прибыли), а также другие формы контроля, предусмотренные Налоговым кодексом РФ (ст. 82 НК РФ). Проверка полноты учета выручки в этом перечне не указана.
Вместе с тем, данное нарушение можно приравнять к непредоставлению сведений (информации) по запросу инспекторов. Размер штрафа составляет:
- для должностных лиц и предпринимателей – 300–500 руб.;
- для организаций – 3000–5000 руб.
Об этом сказано в статье 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Порядок проверки ККТ
Если организация (предприниматель) использует ККТ, в рамках проверки полноты учета выручки инспекторы пересчитывают наличные денежные средства, находящиеся в денежном ящике ККТ. По результатам проверки они составляют акт в двух экземплярах.
Кассир до начала проверки составляет расписку:
- об отсутствии или наличии в денежном ящике ККТ личных денег;
- о представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке;
- о представлении справок (отчетов) кассира-операциониста;
- о представлении сведений о показаниях счетчиков ККТ и выручке;
- о представлении актов о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки.
Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ.
Сумму наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, инспекторы сравнят с данными, отраженными в фискальном отчете; контрольной ленте ККТ; журнале кассира-операциониста. Записи в журнале кассира-операциониста в свою очередь сверят с приходными кассовыми ордерами; кассовыми отчетами; данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов.
Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов ККТ проверяющие сверят заводские (регистрационные) номера этих машин, ИНН налогоплательщика с данными, внесенными в карточку регистрации ККТ. На контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков.
По фискальному отчету ККТ, журналу кассира-операциониста, актам о возврате денежных сумм покупателям, расходным кассовым ордерам инспекторы проверят количество фактов возврата, а также суммы, возвращенные покупателям по неиспользованным кассовым чекам.
Такой порядок предусмотрен пунктами 35–39 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.
Оформление результатов проверки
Результаты проверки полноты учета выручки денежных средств инспекторы оформят актом в двух экземплярах (п. 44, 46 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). В акте не допускаются помарки, подчистки и иные исправления за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями сторон (п. 47 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н).
Если проверяемая организация (предприниматель) уклоняется от подписания акта, акт направят по почте заказным письмом по местонахождению организации (местожительству предпринимателя) (п. 50 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н).
В случае выявления нарушений инспекторы составляют протокол об административном правонарушении (ч. 1 ст. 28.2 КоАП РФ).
На основании протокола будет оформлено постановление по делу об административном правонарушении (ст. 29.10 КоАП РФ, п. 54 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Это постановление организация (предприниматель) может обжаловать в региональном налоговом управлении (УФНС России) или в арбитражном суде (п. 3 ч. 1, ч. 3 ст. 30.1 КоАП РФ, п. 11 постановления Пленума ВАС РФ от 27 января 2003 г. № 2).
Срок и порядок обжалования должен быть указан в самом постановлении по делу об административном правонарушении (п. 7 ч. 1 ст. 29.10 КоАП РФ). Жалобу на постановление по делу об административном правонарушении можно подать в течение 10 дней со дня вручения или получения копии постановления (ч. 1 ст. 30.3 КоАП РФ).
Внимание: организация (индивидуальный предприниматель) может быть привлечена к ответственности за нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций.
К таким нарушения относятся:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов).
Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
За нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций организации и (или) ее должностным лицам, а также предпринимателю грозит штраф. Размер штрафа составляет:
- для организации – от 40 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц (главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера для руководителя организации), предпринимателей – от 4000 до 5000 руб.
Кассиры (кассиры-операционисты) к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность граждан за подобное правонарушение законодательством не предусмотрена (ст. 15.1 КоАП РФ). Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
20.03.2014 г.
С уважением,
Равдугина Алла, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».