К сожалению Роструд официальных разъяснений по данному вопросу не выпускал.
В частных разъяснениях Шкловеца Иван Иванович, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости высказана позиция, что
«Справка об инвалидности не относится к документам, обязательным для предъявления при заключении трудового договора, поскольку работник сам заинтересован в предоставлении ему соответствующих льгот и гарантий.
Если работник принес такую справку спустя какое-то время после начала работы (без уважительных причин), соответствующие гарантии могут быть ему предоставлены только с момента ее предъявления. Кроме того, следует проверить: дату установления инвалидности, группу и срок, дату очередного переосвидетельствования. Нужно также документально зафиксировать дату предъявления работником такой справки и решить вопрос, может ли он продолжать работу с учетом установленных для него ограничений».
Таким образом, более безопасный вариант получить официальные разъяснения направив запрос в Роструд.
Если Вы примете решение предоставить дополнительный отпуск сотруднику инвалиду в т.ч. и за прошлые периоды то на сумму отпускных по обязательным дополнительным отпускам уменьшите налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Рекомендация: Как учесть при налогообложении отпускные за дополнительный отпуск. Организация применяет общую систему налогообложения
Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, в том месяце, когда сотрудник уходит в отпуск, на всю сумму отпускных за дополнительный отпуск начислите:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
В момент выплаты отпускных (их перечисления на счет сотрудника) удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК РФ).
Начислить страховые взносы и удержать НДФЛ с отпускных нужно вне зависимости от того, обязана организация предоставить дополнительный отпуск по законодательству или нет. Такой вывод следует:
- из статьи 217 Налогового кодекса РФ и письма Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-04-06/15555 – в отношении НДФЛ;
- из статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ – в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- из статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ – в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Из этого правила есть исключение.
Порядок учета отпускных за дополнительный отпуск при расчете остальных налогов зависит от того, применяет организация только общую систему налогообложения или совмещает ее с ЕНВД.
Налогообложение отпускных зависит от того, является ли отпуск обязательным (по трудовому законодательству) или организация предоставляет его по своей инициативе.
На сумму отпускных по обязательным дополнительным отпускам уменьшите налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ).*
Необходимым условием признания расходов на отпускные по обязательному дополнительному отпуску является правильное его оформление (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так, организация может учесть расходы по дополнительному отпуску, предоставленному сотрудникам с ненормированным рабочим днем, при соблюдении следующих условий. Во-первых, ненормированная работа должна быть оговорена при заключении трудового (коллективного) договора. Во-вторых, все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня должны быть оформлены локальным актом организации (например, приказом руководителя). Такой порядок следует из статьи 116 Трудового кодекса РФ и письма Минфина России от 6 февраля 2007 г. № 03-03-06/2/17.
При кассовом методе учета отпускные включите в расходы в момент их фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления отпускные учтите в расходах в месяце их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по выплате отпускных. Предоставление дополнительного отпуска предусмотрено законодательством. Организация применяет общую систему налогообложения, доходы и расходы определяет методом начисления*
ООО «Торговая фирма "Гермес"» платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления. Организация является малым предприятием, резерв на оплату отпусков не создает.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в периоде их начисления.
В апреле 2013 года менеджеру А.С. Кондратьеву (1955 г. р.) предоставлен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Продолжительность отпуска – 3 календарных дня. Этот отпуск предусмотрен законодательством, привлечение к ненормированной работе оформлялось по правилам.
Отпуск предоставлен на период с 3 по 5 апреля 2013 года.
За расчетный период (с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 83 260 руб. Расчетный период отработан полностью.
Средний дневной заработок Кондратьева составил:
83 260 руб. : 12 мес. : 29,4 дн./мес. = 236 руб./дн.
Бухгалтер рассчитал отпускные в сумме:
236 руб./дн. ? 3 дн. = 708 руб.
Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Отпускные были начислены и выплачены Кондратьеву в апреле.
В апреле бухгалтер организации сделал проводки:
Дебет 44 Кредит 70
– 708 руб. – начислены отпускные сотруднику;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 92 руб. (708 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 156 руб. (708 руб. ? 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 21 руб. (708 руб. ? 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 36 руб. (708 руб. ? 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС России;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 1 руб. (708 руб. ? 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 616 руб. (708 руб. – 92 руб.) – выплачены из кассы отпускные (за вычетом НДФЛ).
В налоговом учете всю сумму отпускных и начисленных с них страховых взносов бухгалтер учел в расходах в апреле:
708 руб. + 156 руб. + 21 руб. + 36 руб. + 1 руб. = 922 руб.
<..>
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса