Организация может учесть расходы на доставку директора до работы (и с работы) в случае, если такая обязанность предусмотрена для работодателя в трудовых договорах в связи с тем, что место работы директора удалено от населенных пунктов. В других случаях расходы на оплату услуг доставки руководителя до места работы учесть при расчете налога на прибыль не удастся. Сумма, затраченная на такси является доходом полученным в натуральной форме и облагается НДФЛ. В противном случае организация должна быть готова отстаивать свою позицию в суде.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора)
По общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Из этого правила есть исключение. Так, затраты на доставку сотрудников можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:
- обусловлены технологическими особенностями производства;
- предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.
Данный порядок установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ.*
Таким образом, если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда, при условии что это предусмотрено трудовым (коллективным) договором.
Аналогичный вывод следует из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства
Таким обоснованием могут быть, например:
- удаленность организации от населенных пунктов;
- использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.
Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.*
При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.
Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.
Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.*
Такие выводы можно сделать на основании положений статьи 252, пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680, от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Компания оплачивает такси для сотрудников
Сотрудники вашей компании засиживаются на работе до ночи — производственная необходимость вынуждает. Или, наоборот, прибывают на работу совсем рано, когда общественный транспорт еще не ходит.
Налог на прибыль. В налоговом учете расходы на такси безопаснее не учитывать. Большинство налоговиков считают такие затраты необоснованными. Как, например, столичные инспекторы (письмо УФНС России по г. Москве от 27 июня 2008 г. № 20-12/060976).
Но если вы готовы к спору с проверяющими, знайте, что судьи обычно поддерживают налогоплательщиков. Один из множества примеров — постановление ФАС Московского округа от 17 сентября 2009 г. № КА-А40/9077-09. Здесь важно, чтобы условие о доставке сотрудников было предусмотрено коллективным или трудовыми договорами. Тогда можно говорить о расходах, связанных с оплатой труда. А они, как известно, включают в себя и затраты на содержание работников. Об этом сказано в статье 255 Налогового кодекса РФ.*
Лина Ставицкая, эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух», № 22, ноябрь 2012
3. Статья: Компании защитили расходы на доставку грузов и такси для сотрудников
Мы проанализировали арбитражную практику Северо-Западного округа по спорам об учете расходов на транспортные услуги. За последние полгода судьи рассмотрели 12 споров, приняли 9 решений в пользу компаний и 3 в пользу инспекторов.
Многие претензии возникают из-за отсутствия документов на перевозку. Чтобы выиграть спор в суде, нужны любые документы, подтверждающие сделку. В других случаях налоговики оспаривают саму реальность транспортировки, причем поставку тоже считают фиктивной. Компания проиграет дело только при явных нарушениях, например, если по документам приобретала и доставляла товары несуществующей марки (постановление от 17.10.13 № А56-60632/2012*).
Какие аргументы помогли компаниям защитить расходы
Что не понравилось проверяющим |
Решение судей |
Комментарий «УНП» |
Компания доставляла покупателю товары, пользуясь услугами стороннего перевозчика. Налоговики заявили, что у компании не было товарно-транспортных накладных и путевых листов. Результат — отказ в учете расходов на перевозку |
Расходы на перевозку можно списать даже без накладных и путевых листов. Судьи подчеркнули, что даты в актах приемки транспортных услуг и поручений на отгрузку товаров сходились. А в актах была подробная информация о машинах с их номерами и часами работы, от которых зависел размер оплаты. Значит, компания подтвердила затраты (постановление от 10.12.13 № А21-11140/2012) |
При транспортировке товаров силами стороннего перевозчика безопаснее затребовать у него транспортную накладную (приложение 4 к Правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Ведь Минфин убежден, что этот документ нельзя заменить никаким другим (письмо от 28.01.13 № 03-03-06/1/36) |
Производственный цех находился далеко от города. Чтобы доставлять сотрудников, компания заключила договор со службой такси. Но в квитанциях на оплату такси не было Ф. И. О. сотрудников. По мнению ревизоров, в этом случае не ясно, кто ездил на машинах, значит, затраты не подтверждены |
Компания вправе учесть расходы на такси для сотрудников и без их Ф. И. О. в квитанциях. Судьям было достаточно подписей работников в этих документах. Претензии налоговиков суд отклонил (постановление от 10.12.13 № А13-6206/2012) |
Фамилия и имя пассажира не входят в число обязательных реквизитов квитанции такси. Но безопаснее, чтобы водители приводили в квитанциях данные пассажиров. А если компания сама заключает договор со службой такси, то к нему стоит приложить маршруты, а также Ф. И. О. и адреса сотрудников* |
Экспедитор доставлял компании товары от поставщиков. Инспекторы заподозрили, что сделка фиктивна, и сняли расходы на транспортировку. В доказательство ревизоры заявили, что продавцы, от которых экспедитор увозил товары, ничего о нем не знали |
Опросы поставщиков не могут подтвердить, что сделка покупателя с экспедитором фиктивна. Ведь договор заключали не продавцы, а покупатель, то есть компания. А к документам по сделке у суда претензий не было. Значит, компания вправе списать расходы (постановление от 03.10.13 № А42-4948/2012) |
Для подтверждения расходов на экспедицию инспекторы могут запросить транспортную накладную. На практике ее оформляют перевозчики, а экспедиторы обычно отказываются. В этом случае безопаснее потребовать от экспедитора письменный отказ представить накладную. Он поможет, если инспекция будет предъявлять претензии |
* Здесь и далее постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа.
Сергей Букатин, эксперт «УНП»
Газета «Учет. Налоги. Право», № 6, февраль 2014
26.08.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.