При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка необходимо оформить объявление на взнос наличными. В поле «От кого» укажите фамилию, имя и отчество вносителя денежных средств – директора, а в поле «Источник поступления» подробно укажите, какие именно денежные средства (заем или торговая выручка) вносит директор.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как сдать остаток денежных сре дств в б анк. Организация применяет общую систему налогообложения
Наличные деньги сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах (п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Способы сдачи наличности в банк
Сдать в банк сверхлимитный остаток наличных денег можно одним из следующих способов:*
- самостоятельно в операционную кассу банка;
- через организацию, входящую в систему Банка России (например, инкассаторскую службу).
Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.
Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации (п. 1.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).
Документальное оформление сдачи наличности
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Независимо от способа сдачи наличности в банк оформите расходный кассовый ордер и внесите запись в кассовую книгу (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется объявление на взнос наличными, которое включает в себя три документа:*
- объявление;
- квитанцию;
- ордер.
При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:
Ведомость вкладывается кассиром в сумку с денежной наличностью, которая пломбируется таким образом, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. Накладная и сумка с наличными деньгами передаются инкассатору. Кроме того, кассир (старший кассир) учреждения заполняет явочную карточку.
При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.
Такой порядок предусмотрен пунктами 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново – на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:
- акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег;
- мемориальный ордер (код ОКУД – 0401108);
- справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах.
Такой порядок следует из пунктов 16.1 и 16.8 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД – 0402156) (п. 16.10 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).
При сдаче денег в банк в бухучете нужно сделать проводку:*
Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.
При зачислении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.
При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:
Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.
При зачислении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.
Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета 50, 51, 57).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
16.07.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.