Такие расходы признать в налоговом учете очень сложно. Потребует много времени для того, чтобы отстоять свои интересы в судебном порядке. Арбитражные суды на стороне налогоплательщиков.
Финансовое ведомство считает, что компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 17 сентября 2012 г. № 03-03-06/2/107, от 16 октября 2007 г. № 03-03-06/1/723, от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844).
Однако, на этот счет есть противоположные мнения арбитражных судов.
Во-первых, расходы являются экономически обоснованными, если обязанности по их осуществлению вызвана условиями договора см., например, постановления ФАС Центрального округа от 9 апреля 2013 г. № А35-7128/2012.
Во-вторых, в постановлении ФАС Уральского округа от 19.01.2009 № Ф09-10311/08-СЗ общество посчитало, что предусмотренные договором расходы в части компенсации издержек исполнителя на оплату проживания в гостинице и проезда специалистов компании контрагента представляют собой форму оплаты услуг, оказанных обществу представителями компании, и на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ относятся к прочим расходам. Суд установил, что спорные расходы понесены обществом в виде оплаты гостиницы на основании предъявленных счетов и проездных документов. При таких обстоятельствах расходы удовлетворяют критериям подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ и правомерно учтены при определении базы налога на прибыль.
К сожалению, законодательство не содержит конкретного перечня документов, которые должны подтверждать экономические расходы общества. Но если существует возможность запросить сведения о гражданине Китая, который будет выполнять обязательства по договору между поставщиком и покупателем, то лучше такой документ получить.
Для привлечения иностранного специалиста для монтажа оборудования ему необходимо оформить приглашение на въезд и разрешение на работу. В отношении расходов на приглашение и въезд необходимо указать, что такие расходы будут являться экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ), независимо от наличия обязательства, установленных соглашением сторон. Это связано с тем, что расходы понесены в интересах организации и во исполнение Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Ситуация: Можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника (на проживание, проезд, питание и т. п.), которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям
Нет, нельзя.
По общему правилу расходы на командировки (в т. ч. на проезд, проживание, суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако направить в командировку можно только штатного сотрудника организации, то есть человека, с которым заключен трудовой договор. Это следует из положений статей 166–168 Трудового кодекса РФ. Поэтому нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ на служебные поездки внештатного сотрудника не распространяются. Следовательно, расходы на такие поездки нельзя учесть при налогообложении прибыли. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 17 сентября 2012 г. № 03-03-06/2/107.*
Главбух советует: есть возможность учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника, которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям, при налогообложении прибыли.
Такие расходы можно квалифицировать в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и учесть их на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Есть пример судебного решения, из которого следует аналогичный вывод (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. № А55-13458/2010).
Однако для этого необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. То есть нужно подтвердить, что:
- поездка необходима для выполнения работ (услуг) по гражданско-правовому договору (исполнение договора без поездки невозможно);
- расходы на эту поездку осуществлены именно в интересах организации, а не внештатного сотрудника.
Соответствующие положения пропишите в договоре с внештатным сотрудником. Так, например, если организации необходимо наладить оборудование, находящееся в другом городе, и она нанимает для этого человека по договору подряда, в договоре следует указать, что организация оплачивает проезд и проживание подрядчика. Аналогичный случай – когда организация оплачивает поездку внештатного сотрудника на семинар, который она проводит в другом регионе.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если же в договоре не будет прописано, что непременным условием его выполнения является поездка исполнителя (подрядчика) и что организация берет на себя соответствующие расходы, то учесть их при налогообложении прибыли не получится.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: Можно ли принять к вычету входной НДС по расходам, связанным с поездкой внештатного сотрудника (на проезд, питание, проживание и т. д.), которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям
Да, можно, при условии что расходы произведены в интересах организации.
Одно из условий принятия к вычету входного НДС по работам (услугам) сторонних организаций – приобретение работ (услуг) для осуществления операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ).
Поэтому, если работы (услуги) сторонних организаций выполнены в интересах внештатного сотрудника, расходы на них не являются затратами организации, направившей человека в поездку. Соответственно, они не считаются расходами, связанными с деятельностью организации, облагаемой НДС. Таким образом, даже если все остальные условия для зачета «входного» налога выполнены (НДС предъявлен поставщиком и имеется правильно оформленный счет-фактура, работы (услуги) приняты на учет), принять его к вычету нельзя.
Непринятый к вычету входной НДС спишите за счет собственных средств организации:*
Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.
Если расходы на поездку произведены в интересах организации, то «входной» НДС по ним примите к вычету. В этом случае считается, что работы (услуги) приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС. Чтобы подтвердить непосредственную связь расходов с деятельностью организации, в договоре с внештатным сотрудником закрепите следующее:
- поездка необходима для выполнения работ (услуг) по гражданско-правовому договору (исполнение договора без поездки невозможно);
- организация обязуется обеспечить человеку все условия для исполнения этого договора.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Ситуация: Можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов (на проезд, питание, проживание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника
Нет, нельзя.
Финансовое ведомство считает, что компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 17 сентября 2012 г. № 03-03-06/2/107, от 16 октября 2007 г. № 03-03-06/1/723, от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844). Объясняется это так. Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание, и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.*
Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421, 781 ГК РФ). Поэтому, если такие затраты документально подтверждены (например, билетами или накладными на оплату билетов в безналичной форме – в отношении расходов на проезд), их можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов (п. 1 ст. 252, п. 21 ст. 255, подп. 41 или 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такой подход подтверждается арбитражной практикой (постановления Президиума ВАС РФ от 18 августа 2005 г. № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. № А55-13458/2010).
Аналогичной точки зрения раньше придерживался и Минфин России (письмо от 4 августа 2005 г. № 03-03-06/34). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство изменило свою позицию, возможность следования данной точке зрения, скорее всего, придется отстаивать в суде.
Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав его вознаграждения (ст. 709, 781 ГК РФ). Тогда при расчете налога на прибыль организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Но при этом со всей суммы вознаграждения придется заплатить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Налоговая нагрузка сотрудника в этом случае не возрастет. Если свои расходы на поездку он подтвердит документально, то по заявлению сотрудника организация должна предоставить ему профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ).
В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
07.07.2014 г.
С уважением,
Александр Ермаченко, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».