Как составить и утвердить штатное расписание по форме Т-3, смотрите в статье Штатное расписание - один из первых и главных документов кадрового учета организации. Компания может разработать свой бланк штатного расписания или использовать унифицированную форму Т-3.
Что изменить в штатном расписании, если в компании прошли сокращения, читайте в Системе Главбух.
Как и когда нужно менять штатное расписание
Что такое штатное расписание и для чего оно нужно
Штатное расписание применяйте, чтобы оформить структуру, штатный состав и штатную численность организации (ст. 57 ТК, разд. 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
В документе определяйте перечень должностей сотрудников, указывайте в документе численность штатных единиц, размеры окладов, надбавок и доплат.
Обратите внимание, что в Трудовом кодексе не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, которые отменяют его составление. При этом есть аргументы в пользу оформления данного документа. Штатное расписание:
- позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
- может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции: работ, услуг, затрат.
Кроме этого, штатное расписание наглядно демонстрирует, необходимо ли сокращать персонал, все ли зарплаты соответствуют среднеотраслевым по региону. Также в штатке содержится информация о ФОТ, средней численности и наличие «вредников».
Штатное расписание применяйте, чтобы оформить структуру, штатный состав и штатную численность организации. В рекомендации – кто составляет штатное расписание, в какой форме и на какой срок, а также как изменить штатное расписание и составить штатную расстановку.
Форма штатного расписания
Единой и обязательной формы для штатного расписания нет. Организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированную форму штатного расписания из постановлениея Госкомстата от 05.01.2004 № 1, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанную форму, которую утвердил руководитель. Но тут надо учесть один момент – в документе должны быть все необходимые реквизиты из части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Скачать унифицированный бланк штатного расписания
Как заполнить штатное расписание
Отметим несколько особенностей в заполнении штатного расписания. Так, если решили использовать унифицированную форму, то ее надо заполнять полностью. В частности, заполните графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок.
В графе 3 отразите разряд по должности (при наличии). В графе 5 – зарплату в соответствии с системой оплаты труда, принятой в организации. В графах 6–8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством. Например, это могут быть северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п. Кроме того, надо включить выплаты, которые ввели по усмотрению организации. К примеру, которые связанны с режимом или условиями труда. При этом показатели в графах 5–8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте – в рублях, но и в других единицах измерения. Как вариант – в процентах, коэффициентах и т. п.
Если же компания разработала свою форму штатного расписания, то в ней можно указывать разряды, надбавки и премии или не указывать их вовсе, если они не предусмотрены в организации.
Обратите внимание, что штатное расписание – документ обезличенный. То есть в нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющихКак отразить в штатном расписании доплаты и надбавки
Любые надбавки, в том числе за вредные и опасные условия труда, в штатном расписании отразите в графах раздела «Надбавки». Установите надбавки в процентном отношении к должностному окладу или тарифной ставке или в абсолютном размере.
Размер надбавок за вредные и опасные условия труда установите в зависимости от класса условий труда, который определите по итогам специальной оценки.
Организации, которые применяют унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание», данные о надбавках вносят в графы 6–8 «Надбавки». Укажите, за что именно установлены надбавки.
Бывает, что граф в унифицированной форме не хватает. Например, в организации есть сразу несколько видов надбавок:
- районный коэффициент;
- за ненормированный рабочий день или режим работы;
- ученую степень;
- ответственность;
- вредные, опасные условия труда и др.
В типовой форме сделайте дополнительные графы, если организация применяет три и более вида надбавок.
Пример заполнения штатного расписания для должностей с надбавками за вредные и опасные условия труда
Как отразить почасовую оплату труда в штатном расписании
Некоторым категориям сотрудников устанавливают почасовую оплату труда. В таком случае зарплату определяют с учетом квалификации и количества отработанных часов. Почасовая оплата – частный случай повременной оплаты труда.
В графе 5 унифицированной формы штатного расписания «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях. В графе 10 «Примечания» типовой формы сделайте пометку «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на положение об оплате труда или иной локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации.
Наглядный пример, как оформить штатное расписание
Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты – 894 000 руб. В штат, в частности, входят:
- директор с окладом 80 000 руб.;
- секретарь с окладом 25 000 руб.;
- главный бухгалтер с окладом 45 000 руб.;
- бухгалтер с окладом 35 000 руб.;
- помощник бухгалтера с окладом 25 000 руб. и т. д.
Ответственный за ведение кадрового учета – руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.
Директор издал приказ об утверждении штатного расписания.
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Громова составила штатное расписание.
Пример заполнения штатного расписания
Скачать образец
Кто утверждает штатное расписание
Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы или сотрудник, который ведет кадровый учет.
Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз в конце документа, так и на каждом его листе.
После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом.
Сколько действует штатное расписание
Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения.
Каждый год утверждать или пересматривать штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению. В Системе Главбух можно найти образцы приказов, штатного расписания и других кадровых документов. Просто щелкните на кнопку ниже и выберите нужный пример.
Как изменить штатное расписание
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК) и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.
Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.
Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК: отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Такой порядок предусмотрен в статье 74 ТК.
В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание
Как ознакомить сотрудников со штатным расписанием
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Знакомить сотрудников со штатным расписанием работодатель не обязан, в том числе и при приеме на работу.
Работодатель должен будет знакомить персонал с документом, если такая обязанность предусмотрена коллективным договором или иным локальным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
- Статьи по теме:
- Заявление на материальную помощь: образец заполнения 2024 года
- Характеристика на руководителя и сотрудника для награждения
- Образец гражданско-правового договора с иностранным гражданином на 2024 год
- Отпуск без сохранения заработной платы в 2024 году: сроки, особенности предоставления
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту