В Системе Главбух можете скачать образцы, которые пригодятся в работе каждому бухгалтеру. Они согласованы с ФНС, в интернете их не найдете. А сразу после скачивания читайте текст дальше.
Пять документов, которые нужны каждому бухгалтеру
Вопрос: Ситуация 1. Заказчик оплатил в пятницу 24 июня на расчетный счет и через Юкассу 100% предоплату, поступление денежных средств на расчетный счет и от агрегатора Юкассы будут в понедельник 27 июня. Услуга оказана 27 июня. Какие чеки мы должны пробить, и какой способ расчета в них указать?
Ситуация 2. Заказчик оплатил 100% предоплату, услуга оказана в субботу, но кассир в выходные и праздничные дни не работает (5-ти дневная рабочая неделя, понедельник – пятница). Будет ли ошибкой, если чек на зачет предоплаты пробить в первый рабочий день в понедельник? Чек на взаимозачет предоплаты надо отправлять клиенту, указывать его телефон или электронную почту?
Ответ:
По вопросу Заказчик оплатил в пятницу 24 июня на р/с и через Юкассу 100% предоплата, поступление дс на р/с и от агрегатора Юкассы будут в понедельник 27 июня. Услуга оказана 27 июня. Какие чеки мы должны пробить и какой способ расчета в них указать.
При оплате через Интернет через Юкассу Вы должны автоматически пробивать кассовый чек с признаком способа расчета «предоплата 100%». Юкасса не является платежным агентом, поэтому не применяет ККТ. Обязанность пробить чек в данном случае у вашей организации.
Сразу в момент расчета – пользователю придет мгновенное уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен. Чек необходимо отправить на электронный адрес покупателя или его номер телефона в момент расчета.
Когда в понедельник услуги будут оказаны нужно пробить чек на зачет аванса с признаком способа расчета «полный расчет». Сумму предоплаты нужно указать в реквизите «сумма по чеку предоплатой (зачет аванса)».
По вопросу Заказчик оплатил 100% предоплату, услуга оказана в субботу, но кассир в выходные и праздничные дни не работает (5-ти дневная рабочая неделя, понедельник – пятница). Будет ли ошибкой, если чек на зачет предоплаты пробить в первый рабочий день в понедельник.
Да, будет.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Чек нужно сформировать в момент расчета, то есть сразу, как только оказана услуга, в счет которой был перечислен аванс. Если услуги разовые, датой оказания услуги будет дата подписания акта или иного документа, который подтверждает, что услуга оказана.
В данном случае услуги оказаны в субботу, поэтому чек на зачет аванса нужно пробить в субботу. Если этого не сделать, то в понедельник нужно пробить чек коррекции.
Письменно зафиксируйте тот факт, что не пробили кассовый чек. Сделать это можно в акте, объяснительной или служебной записке. Документ составьте в произвольной форме. Когда не применили ККТ, пробейте чек коррекции. Применяйте чеки коррекции при любом формате фискальных данных (ФФД 1.05, 1.1 и 1.2). Если не пробили выручку по кассе, оформите чек коррекции с признаком расчета «приход».
Если ошибку исправили чеком коррекции, направлять в ИФНС заявление и подтверждающие документы не нужно.
По вопросу чек на взаимозачет предоплаты надо отправлять клиенту, указывать его телефон или эл. Почту.
Да, надо.
Покупатель может получить электронный кассовый чек при двух условиях:
- он сообщил продавцу абонентский номер или адрес электронной почты, на который хочет получить кассовый чек в электронной форме (абз. 1 п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ);
- информация сообщена пользователю до момента расчета (п. 3 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, покупателю нужно направить кассовый чек и при взаимозачете.
Если взаимозачет в присутствии клиента, то можно выдать бумажный чек, если покупатель не попросил электронный.
Если отправлен электронный чек, то в нем нужно указать абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента).
Как применять ККТ при получении, зачете и возврате аванса или предоплаты
Чек на аванс или предоплату
Кто должен применять ККТ при получении аванса или предоплаты
Чеки на получение предоплаты или аванса должны пробивать организации и предприниматели, которые получили деньги до момента реализации товара, выполнения работы, оказания услуги. Обязанность пробивать чеки зависит от того, кто платит, каким способом и в счет каких товаров, работ, услуг. Когда нужно пробивать чеки, а когда нет, смотрите в таблице.
Кто платит | Когда нужно пробить чек | Когда чек не требуется |
Физлицо | Если получили предоплату или аванс при любом способе оплаты: наличными или безналичными, в том числе электронными |
|
Организация или ИП | Когда получили предоплату или аванс наличными либо контрагент расплатился картой |
|
Когда нужен чек на аванс, а когда – на предоплату
Какой чек пробить – «аванс» или «предоплата», зависит от того, известно ли, в счет каких товаров работ, услуг поступает оплата, или нет. Если получили аванс или предоплату под операции, которые освобождены от ККТ, пробивать чек не нужно (см. перечень операций, которые освобождены от ККТ).
Если в момент приема денег вы знаете, в счет чего поступили средства, в чеке укажите способ расчета – «предоплата». Когда еще неизвестно, что именно вы отгрузите, пробейте чек с признаком «аванс». Пример аванса – подарочный сертификат. На момент его покупки неизвестно, какие товары или услуги покупатель оплатит этим сертификатом. Такие разъяснения – в письме Минфина от 28.04.2017 № 03-01-15/26349.
В какой момент пробивать чеки на предоплату или аванс
Кассовый чек на предоплату или аванс нужно пробить в момент расчета и передать его покупателю. Но есть исключения, которые связаны со способом оплаты. В какой момент пробивать чек и нужно ли его направлять покупателю, смотрите в таблице.
Способ оплаты | Когда пробить чек | Когда передать чек покупателю |
Наличные | В момент, когда покупатель передал деньги | Чек надо передать непосредственно в момент расчета |
Электронные средства платежа через интернет | Сразу в момент расчета – пользователю придет мгновенное уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен | Чек необходимо отправить на электронный адрес покупателя или его номер телефона в момент расчета |
Безналичные |
|
Чек надо отправить на адрес электронной почты или телефон покупателя в день, когда сформировали этот документ |
Это предусмотрено пунктами 5.3, 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Как оформить чек на получение аванса или предоплаты, какие реквизиты в нем указать
Чек на получение аванса или предоплаты должен содержать следующие реквизиты:
Реквизит | Значение |
Признак расчета (тег 1054) | Приход |
Признак способа расчета (тег 1214) |
|
Признак предмета расчета (тег 1212) | «Платеж» или «10» |
Наименование предмета расчета (тег 1030) |
|
Цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок (тег 1079) | Цена предмета платежа (сумма предоплаты или аванса) |
Сумма расчета, указанного в чеке (тег 1020) | Сумма предоплаты или аванса |
Способ оплаты (теги 1031, 1081) | «Наличными» или «безналичными» |
Помимо этих реквизитов в чеке должны быть общие обязательные реквизиты. Например, наименование, ИНН пользователя, номер смены, дата, время и место расчета и т. д. Плательщики НДС отражают в чеке сумму налога. При получении аванса укажите расчетную ставку 10/110 или 20/120 (тег 1199) и суммы НДС чека по расчетной ставке 10/110 или 20/120 (тег 1106 или 1107).
Кто должен пробивать чеки на зачет
Организации или ИП должны пробивать чек только при зачете авансов или предоплат, которые получили от физлиц (письмо ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571). Чек необходимо сформировать при передаче покупателю товаров, выполнении работы или оказании услуги в счет полученного аванса. Если получили аванс или предоплату под операции, которые освобождены от ККТ, пробивать чек не нужно (см. перечень операций, которые освобождены от ККТ).
В какой срок нужно сформировать чек на зачет аванса по услугам
Чек нужно сформировать в момент расчета, то есть сразу как только оказана услуга, в счет которой был перечислен аванс. Если услуги разовые, датой оказания услуги будет дата подписания акта или иного документа, который подтверждает, что услуга оказана.
Как оформить чек на зачет аванса или предоплаты, какие реквизиты в нем должны быть
Чек на зачет предоплаты или аванса пробейте по факту передачи предмета расчета с признаком способа расчета «полный расчет». В нем укажите общую сумму расчета с учетом ранее внесенной предоплаты (письмо ФНС от 19.03.2021 № АБ-3-20/2062). Чек на зачет аванса или предоплаты должен содержать следующие ниже реквизиты.
Реквизит | Значение |
Признак расчета (тег 1054) | «Приход» |
Наименование предмета расчета (тег 1030) | Наименование товара, работы, услуги |
Цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок (тег 1079) | Цена товара, работы, услуги |
Признак способа расчета (тег 1214) | «Полный расчет» или «4» |
Признак предмета расчета (тег 1212) | «Товар» или «1» «Работа» или «3» «Услуга» или «4» |
Сумма расчета, указанного в чеке (тег 1020) | Стоимость проданного товара |
Способ оплаты (теги 1031, 1081) | «Наличными» или «безналичными». Указывают сумму доплаты при продаже товара наличными или безналичными (если предоплата была частичная) |
Сумма по чеку предоплатой (зачет аванса) (тег 1215) | Сумма ранее внесенной предоплаты или аванса |
Что делать, если не пробили кассовый чек
Какой документ составить, если кассир не пробил чек
Письменно зафиксируйте тот факт, что не пробили кассовый чек. Сделать это можно в акте, объяснительной или служебной записке. Документ составьте в произвольной форме и укажите в нем:
— дату и время, когда совершили нарушение;
— причину, по которой не пробили чек;
— сведения о кассовом аппарате, на котором не пробили чек;
— сумму выручки, на которую не пробили чек;
— тип оплаты — наличными или безналичными;
— ставку НДС и сумму налога, если реализация облагается налогом.
Штрафы за нарушение правил применения ККТ
Как оформить чек коррекции, если не пробили чек
Когда не применили ККТ, пробейте чек коррекции. Применяйте чеки коррекции при любом формате фискальных данных (ФФД 1.05, 1.1 и 1.2).
Если не пробили выручку по кассе, оформите чек коррекции с признаком расчета «приход». Если не пробили чек на «возврат прихода», например, при возврате товара, при применении форматов версии 1.1 или 1.2 пробейте чек коррекции с признаком «возврат прихода», а при применении ФФД 1.05 пробейте чек коррекции с признаком «расход». Это объясняется тем, что ФФД версии 1.05 не предусматривает возможность формировать чек коррекции с признаком «возврат прихода». Об этом — в письме ФНС от 23.07.2021 № АБ-4-20/10421.
Каждую корректируемую сумму расчета отражайте в кассовом чеке коррекции отдельной строкой. Указывать в чеке коррекции общую сумму по всем расчетам нельзя (письма ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240, от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899).
Реквизиты, которые должны быть в чеке коррекции
Реквизит | Значение |
Наименование документа | Кассовый чек коррекции |
Признак расчета | 1 (приход) |
Тип коррекции (тег 1173) | Самостоятельная операция или «0». Это означает, что вы корректируете чек по собственной инициативе. То есть выявили ошибку до того, как ее обнаружила налоговая инспекция |
Дата совершения корректируемого расчета (тег 1178) |
|
Сумма расчета, указанного в чеке (тег 1020) | Сумма, которую не пробили в момент расчета |
Сумма по чеку наличными (тег 1031) | Сумма, которую не пробили в момент расчета (при расчете наличными) |
Сумма по чеку безналичными (тег 1081) | Сумма, которую не пробили в момент расчета (при расчете безналичными) |
Как сообщить в инспекцию о том, что не пробили чек
Если ошибку исправили чеком коррекции, направлять в ИФНС заявление и подтверждающие документы не нужно. До 30 июля 2020 года включительно для отмены штрафа чека коррекции было недостаточно. Налогоплательщик должен был направить в ИФНС заявление и подтверждающие документы о совершенном правонарушении. Теперь достаточно одного чека коррекции (примечание к ст. 14.5 КоАП).
Как оформить и выдать кассовый чек
В таблице ниже перечень обязательных и дополнительных реквизитов кассового чека и как их заполнить.
Таблица. Обязательные общие и дополнительные реквизиты чека
Реквизит | Как заполнить |
Абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) |
|
Когда обязателен бумажный чек
Когда покупатель оплачивает покупку в присутствии продавца, кассир должен выдать покупателю бумажный чек. Продавец не обязан выдавать бумажный чек в следующих ситуациях:
- при выдаче покупателю электронного чека, если покупатель бумажный чек не запрашивал, за исключением случаев, когда продавец работает в отдаленных от сетей местностях;
- оплате проезда в общественном транспорте, если применяете упрощенный порядок выдачи чека;
- отсутствии в продаже чековой ленты.
Бумажный чек
Все случаи, когда продавец обязан выдать бумажный чек, смотрите в таблице ниже.
Когда нужно выдать бумажный чек | Срок выдачи | Основание |
Любая оплата товара, работы, услуги в присутствии продавца, если покупатель не попросил электронный чек | Чек пробейте в момент расчета и передайте его покупателю. Если покупатель расплачивается наличными, чек сформируйте, когда примете от него деньги. Когда оплата по карте – пробить чек нужно, когда получили подтверждение об оплате (чек эквайринга). Чек покупателю передайте сразу же | п. 2 ст. 2.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Любая оплата товара, работы, услуги у продавца, который работает в местностях, удаленных от сетей связи | Чек пробейте в момент расчета, когда примите от покупателя деньги | п. 2 ст. 2.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Дистанционная продажа. Покупатель не предоставил адрес электронной почты или абонентский номер при расчетах за товары | Чек на бумаге нужно отправить вместе с товаром | п. 5.3 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Дистанционная продажа. Покупатель не предоставил адрес электронной почты или абонентский номер при расчетах за работы, услуги | Чек на бумаге нужно отправить покупателю при его первом непосредственном взаимодействии с продавцом | п. 5.3 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Покупатель оплатил коммунальные услуги в безналичном порядке (через банк, онлайн-банк, электронные системы) | Чек нужно выдать, только если есть запрос от покупателя. Срок – в течение пяти рабочих дней с даты получения запроса. Покупатель может сделать запрос в течение трех месяцев с даты оплаты услуг | п. 5.10 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Электронный чек
Когда выдавать электронный чек
Электронный чек признают равнозначным бумажному чеку. Дублировать чек на бумаге не нужно, за исключением случаев, когда покупатель попросил продавца продублировать чек на бумаге (письмо ФНС от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@). Покупатель может получить электронный кассовый чек при двух условиях:
- он сообщил продавцу абонентский номер или адрес электронной почты, на который хочет получить кассовый чек в электронной форме (абз. 1 п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ);
- информация сообщена пользователю до момента расчета (п. 3 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Продавец вправе предлагать покупателю получить электронный чек и для этого спрашивать указанные данные. При этом требовать от покупателя или каким-либо иным образом принуждать его к предоставлению данных для отправки электронного чека продавцы не вправе.
Закон 54-ФЗ не устанавливает ограничений по времени, когда покупатель может предоставить продавцу абонентский номер или адрес электронной почты для отправки электронного чека. Главное, чтобы это было сделано до момента расчета. Так, продавец может получить согласие на электронный чек при предварительном заказе или бронировании товара, при получении карты покупателя, а также при проведении стимулирующих мероприятий. Об этом – в письме ФНС от 30.03.2022 № АБ-4-20/3784@.
Когда продавец вправе выдать электронный чек, в таблице ниже.
Когда нужно выдать электронный чек |
Срок выдачи | Основание |
Покупатель оплачивает товар в присутствии продавца и просит выдать ему электронный чек. При этом покупатель может дополнительно попросить продавца выдать бумажный чек. В этом случае продавец обязан выдать еще и чек на бумаге. Невыдача чека на бумаге по просьбе покупателя признается нарушением, даже если ему выдали электронный чек (письмо ФНС от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@). Если такой просьбы от покупателя не поступит, выдавать бумажный чек не нужно |
В момент расчета | п. 2 ст. 2.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Оплата товаров, работ, услуг в интернете | При оплате в сети интернет чек формируют сразу в момент расчета. Пользователю придет мгновенно уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен. Сразу же этот чек направляется на электронную почту или абонентский номер покупателя | п. 5 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Безналичная оплата (за исключением расчетов в интернете). Например, через банковской перевод, терминал и т.д. | Чек нужно пробить до передачи товара, но не позже следующего рабочего дня после расчета | п. 5.4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Безналичная оплата коммунальных услуг | Чек нужно пробить в течение пяти рабочих дней с даты, когда деньги поступили на расчетный счет | п. 5.10 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
Как применять ККТ в интернет-торговле
Оплату принимает сам интернет-магазин
Если оплату за товар принимает интернет-магазин, он должен пробивать чеки. Возможны следующие способы оплаты покупателем:
- наличными или банковской картой курьеру при получении заказа;
- платежной картой через сайт продавца;
- банковским переводом;
- через систему быстрых платежей;
- через платежный сервис специальной организации, которая не является платежным агентом (например, «Яндекс.Касса», когда сервер Яндекса выступает как оператор услуг платежной инфраструктуры);
- через электронные кошельки, например «Яндекс.Деньги», Qiwi и т. д.
В зависимости от способа оплаты возможны следующие варианты применения ККТ:
1. Оплата через интернет-эквайринг (на сайте), банковским переводом, через электронные кошельки, через систему быстрых платежей. В данном случае применяется специальная ККТ для расчетов в интернете, которая автоматически формирует чеки без участия продавца. Касса пробивает чек сразу же в момент оплаты покупателем и направляет на электронную почту или мобильный телефон покупателя. Обратите внимание: если, кроме онлайн-торговли, вы занимаетесь еще обычной торговлей или оказываете услуги, специальную кассу для расчетов в интернете применять нельзя. Также не могут применять такую ККТ продавцы, у которых касса работает в автономном режиме. Об этом – в пункте 1 статьи 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.